Sprachmenüs (IVR)

Ansage festlegen

Als erstes navigieren Sie per Administration ⇾ Ansagen, um dort zur Ansagenübersicht zu gelangen.
Hier finden Sie die Option neue Ansage. Klicken Sie darauf um eine neue Ansage anlegen zu können.

Füllen Sie jetzt das Formular aus, indem Sie zuerst Ihre Ansage benennen und optional eine Beschreibung hinzufügen.
Um nun die Ansage einzupflegen, die Ihr Kunde hören soll, haben Sie 2 Möglichkeiten.

1. Hochladen einer Audiodatei - Sollten Sie die Ansage bereits vorher eingesprochen haben und als Audiodatei vorliegen haben, so können Sie diese direkt hochladen. Hierzu klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die entsprechende Datei aus.

2. Eingabe des Ansagetextes - Hier haben Sie die Möglichkeite die Ansage, die Ihr Kunde hören soll, textuell einzugeben. Anschließend wählen Sie unter Ansageoption die entsprechende Sprache aus.

   

   
   
   Mit Klick auf dem grünen Speichern-Button legen Sie die Ansage an.
   Nach dem Klick auf Speichern erscheint der Punkt Ansage. Hier können Sie Ihre Ansage testweise anhören.

   

   
   

Sprachmenü mittels Routingobjekte und Routingplan umsetzen

Um die angegebenen Optionen in Ihrer Ansage realisieren zu können benötigen Sie für jede Option ein Routingobjekt.
In dem 2. Screenshot im Textfeld sind z.B. die Optionen Vertrieb, Online-Support und Marketing aufgelistet. Für diese 3 Optionen muss dann jeweils auch ein Routingobjekt innerhalb Ihres Placetel Kundekontos existieren.

Für eine bessere Übersicht bei mehreren Auswahlmöglichkeiten empfehlen wir Ihnen zudem, diese Routingobjekte einem Routingplan zuzuweisen.

Beispiel

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie nun einen Routingplan zu den oben genannten Optionen (Vertrieb, Online-Support und Marketing) anlegen können.

Erstellung des Routingplans

Unter Administration ⇾ Routing finden Sie die Option neuen Routingplan anlegen. Klicken Sie darauf und geben Sie dem Routingplan einen Namen.

Routingobjekte in Routingplan einfügen

Wie beschrieben müssen nun zu allen Optionen, die der Kunden laut Ansage haben soll entsprechende Routingobjekte angelegt werden.
Ein neues Routingobjekt können Sie per neues Routingobjekt anlegen hinzufügen.

Benennen Sie ihr Routingobjekt und weisen Sie das VoIP-Ziel zu, welches erreicht werden soll, wenn für diese Option entschieden wurde.
In diesem Screenshot zeigen wir Ihnen Beispielhaft wie das für die Option Online-Support aussehen könnte.

Ihre Eingaben speichern Sie durch Klick auf den grünen Speichern-Button.

Analog wird dann für jede weitere Option ein Routingobjekt angelegt.

Wichtiger Hinweis: Denken Sie daran fehlerhafte Eingaben abzufangen. Am einfachsten geht das z.B. mit einem weiteren Routingobjekt, welches Anrufe direkt zur Mailbox weiterleitet.

Lesen Sie im nächsten Artikel mehr zu Routingplänen.

Rufnummer für Ansage zuweisen und Tastenbefehle zuweisen

Wenn die Routingobjekte fertig angelegt sind, sollte der Ansage die entsprechende Rufnummer zugewiesen werden.
So kann dann ein Kunde, der diese Rufnummer wählt, mit der anfangs ausgewählten Ansage empfangen werden und dann zwischen den verschiedenen Optionen (also den Routingobjekten) auswählen.

Navigieren Sie hierzu über Administration ⇾ Rufnummern. Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle Rufnummern innerhalb Ihres Placetel Kundenkontos.
Wenn Sie die entsprechende Rufnummer gefunden haben, können Sie im grünen Editierungsmenü die Option Einrichten als Sprachmenü (IVR) anwählen.

Anschließend wählen Sie zuerst die Menü-Ansage aus. Damit ist die Ansage gemeint, die im aller ersten Schritt angelegt wurde.
Weisen Sie dann den einzelnen Tasten den entsprechenden Routingobjekten zu.
(Im Screenshot würde z.B. der Anrufer mit Druck auf die 1 den Vertrieb erreichen).

Tasten, die keine Funktion haben (sollen), werden mit nicht aktiviert belegt.

Wählen Sie abschließend noch ein Routingobjekt aus, dass bei fehlerhaften Eingaben erreicht wird.
Wir empfehlen hier bereits vorher dieses direkt zusammen mit den anderen Routingobjekten anzulegen.

Mit einem Klick auf den grünen Speichern-Button speichern Sie Ihre Eingaben und haben den Einrichtungsprozess beendet.
Beachten Sie bitte, dass keine Benachrichtigungen generiert werden, falls ein Kunde während des Sprachmenüs auflegt.