Zeitpläne einrichten
Webex für Placetel bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, um die Zeitpläne einzurichten. Diese fungieren als definierte Zeiträume für Telefoniefunktionen.
Features wie die Warteschlange können mit einem Zeitplan verknüpft werden.
Teilweise geben Sie den Zeitplan auch direkt beim Erstellen einer Funktion an. So wird beispielsweise beim Auto Attendant-Erstellen-Menü auch direkt ein Zeitplan abgefragt, den Sie beim Erstellen des Auto Attendants direkt mit anlegen können.
Geschäftszeiten und Feier- & Urlaubszeiten definieren
Im Control Hub klicken Sie in der linken Navigationsleiste im Bereich Calling auf Standorte und wählen Sie dann den Standort aus, für den Sie den Zeitplan anlegen möchten. In der Regel wählen Sie hier immer den Hauptstandort aus.
Klicken Sie dann auf den Reiter Calling und *scrollen Sie herunter zum Punkt Zeitplan im Bereich Einstellungen für Calling-Funktionen.
Neuen Zeitplan anlegen
- Klicken Sie auf den schwarzen Zeitplan hinzufügen-Button.
- Geben Sie (1) dem Zeitplan einen aussagekräftigen Namen.
- Legen Sie unter (2) Typ des Zeitplans fest, ob es sich um ein Zeitplan handelt, der Geschäftszeiten festlegt, bzw. der im Rahmen von Geschäftszeiten genutzt werden soll, oder ob es sich es um eine Feiertags (oder Urlaubs)-Regelung handelt.
Neuer Zeitplan für Geschäftszeiten
- Sollten Sie bei Typ des Zeitplans Geschäftszeiten ausgewählt haben, so erscheint ein (3) Formular zur Eintragung der Geschäftszeiten.
Im unteren Bereich können Sie ebenfalls die Mittagspause bestimmen. Das macht beispielsweise bei einer Arztpraxis Sinn, die Mittags nicht erreichbar sein soll. Sollten Ihre Mitarbeiter individuelle Mittagspausen machen, so empfehlen wir, dass Sie das Häkchen bei Mittagspause herausnehmen.
Hinweis: Mittagspausen können ausschließlich nur im Control Hub definiert werden.
Im Settingsportal von Webex können Mitarbeiter Ihre eigenen persönlichen Zeitpläne angeben. Mittagspausen können aber nur im Control Hub definiert werden.
(4) Klicken Sie dann auf speichern.
Abschließend erhalten Sie auch eine Rückmeldung, dass Ihr Zeitplan angelegt wurde.
Neuer Zeitplan für Feier- & Urlaubstage
- Sollten Sie bei Typ des Zeitplans Feiertag ausgewählt haben, so erscheint ein (3) Bereich mit dem Titel Stunden.
Hier klicken Sie auf Hinzufügen.
Nun Geben Sie den Feiertag oder den Urlaubszeitraum an, für den dieser Zeitplan gelten soll.
Wir zeigen Ihnen beispielhaft, wie Sie sämtliche NRW-Feiertage für 2023 anlegen können.
Beispiel Feiertage NRW 2023
- Tragen Sie in dem Feld unter Neue Urlaubsöffnungszeiten den Namen des ersten Feiertags ein.
- Im nebenstehenden Dropdown-Menü können Sie einstellen, ob der Zeitraum sich wiederholen soll.
- Klicken Sie auf den Kalender um das Start- und das Enddatum festzulegen.
In unserem Beispiel ist der Start- gleich dem Endtag. - Zudem gibt es einen Regler um anzugeben, ob die Feiertagsregelung für den ganzen Tag gelten soll. Alternativ erscheint ein Fenster, in dem Sie die Start- und die Enduhrzeit eingeben können.
- Klicken Sie dann auf das +-Symbol um den Tag (oder den Zeitbereich) dem Plan hinzuzufügen.
Neujahr dem Zeitplan hinzufügen - Der Feiertag Neujahr ist nun dem Zeitplan hinzugefügt und erscheint in der unteren Ansicht.
Analog werden die weiteren Feiertage hinzugefügt. - Wenn alle Tage hinzugefügt sind, würde der Plan wie folgt aussehen:
Neuer Plan für Feier- & Urlaubstage
Hinweise: Webex ordnet die Tage alphabetisch an.
- Klicken Sie abschließend auf speichern.
Der Zeitplan wurde erfolgreich angelegt
Hinweis: Ein Zeitplan funktioniert nicht „von alleine“. EIn Zeitplan muss immer einer Telefonie-Funktion zugewiesen werden.
Persönlicher Zeitplan für einen Mitarbeiter
Ihr Mitarbeiter (User) kann sich auch selbstständig einen, nur für sich gültigen, Zeitplan anlegen.
Hierzu geht dieser wie folgt vor:
1.) Die Einstellungen werden über das Webex User Portal vorgenommen. Dieses erreichen Sie über diesen Link: user.webex.com/webappng/hub/welcome.
2.) Der Login erfolgt über die Login Daten des Mitarbeiters. Hier werden die Zeitpläne des Mitarbeiters aufgelistet.
3.) Hier klickt der Mitarbeiter auf den Reiter Einstellungen und dann auf den Menüpunkt Zeitpläne.
4.) Ihr Mitarbeiter klickt dann auf den entsprechenden Button, um einen neuen Zeitplan hinzufügen.
5.) Es öffnet das Formular, in dem Sie entsprechenden Zeiten und Tage eintragen können.
Wir zeigen Ihnen beispielhaft, wie Sie hier die Zeiten eintragen können.
Szenario 1:
Mitarbeiter möchte seine Arbeitswoche einstellen:
- Die täglich um 8:00Uhr beginnt und um 17:00Uhr aufhört
- Sie verläuft von Montag bis Freitag
- Wichtig hier zu wissen ist, dass bei solchen Setups, Start- und Enddatum der gleiche Tag sein müssen. Die Logik ist hier, dass das Ereignis am gleichen Tag endet, wie es anfängt.
- Unter „Jede Woche“ legen Sie die Anzahl Wochen fest, zu denen sich das Ereignis (die Arbeitswoche) wiederholt. Maximalwert ist 999.
Szenario 2: Der Mitarbeiter hat vom 25.12.2023 bis zum 05.01.2024 Urlaub und möchte die Abwesenheit hinterlegen.
Klicken Sie dann auf speichern.
Mit diesem hinterlegten „Urlaub“-Zeitplan, können Sie nun auch unter dem Reiter Eingehende Anrufe den Optionen den Zeitplan zuweisen.
Beispiel
Anrufe selektiv weiterleiten
Schalten Sie zuerst den Regler bei der Funktion ein (1).
Hier geben Sie bei (2) die Rufnummer ein, an die weitergeleitet werden soll und bei (3) wählen Sie den Zeitplan aus, für den die Weiterleitung gelten soll.
Klicken Sie abschließend auf speichern.
Zeitpläne bearbeiten
Um Zeitpläne zu bearbeiten navigieren Sie wieder zur Zeitpläne-Übersicht.
Standorte im Bereich Management → Hauptstandort → Calling → Zeitpläne.
Dann klicken Sie auf das Stift-Symbol beim zugehörigen Zeitplan.
Die Menüführung bei der Bearbeitung ist analog zum Erstellen eines Zeitplans.
Hier können Sie:
- Den Zeitplan umbenennen
- Weitere Zeiträume dem Zeitplan hinzufügen
- Bestehende Zeiträume bearbeiten
- Bestehende Zeiträume löschen
Zeitpläne löschen
Um Zeitpläne zu löschen navigieren Sie wieder zur Zeitpläne-Übersicht.
Standorte im Bereich Management → Hauptstandort → Calling → Zeitpläne.
In der Übersicht klicken Sie bei dem Zeitplan, den Sie löschen möchten auf das Mülleimer-Symbol und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Gegebenenfalls könnten Sie hier eine Fehlermeldung erhalten, die wie folgt aussieht:
In solchen Fällen wird der Zeitplan, den Sie löschen wollen noch von einer Funktion verwendet und kann daher nicht gelöscht werden. Hier müssten Sie zuerst in die Einstellungen der Funktion (z.B. der Auto Attendant) und dann der Funktion einen anderen Zeitplan zuweisen.
Zeitpläne können erst dann gelöscht werden, wenn Sie von keiner anderen Funktion/ keinem anderen Dienst verwendet werden.
Zeitplan einer Funktion zuweisen
Beim Anlegen und Bearbeiten von Telefoniefunktionen, werden Sie auch immer nach Zeitplänen gefragt. Dieser legt dann den Zeitraum fest, wann die Telefoniefunktion greift.
Beim Auto Attendant
Der Zeitplan ist nun dem Auto-Attendant zugewiesen. Das bedeutet, während der definierten Geschäftszeiten mit seinen Funktionen erreichbar ist und außerhalb der Geschäftszeiten der Anrufer eine entsprechende (vorher beim Auto Attendant definierte) Mitteilung erhält.