Was ist ein Webinar?

1. Was ist ein Webinar?

1. Definition - Was ist ein Webinar?

Ein Webinar ist ein live über das Internet stattfindendes Seminar mit festgelegtem Start- und Endzeitpunkt. Häufig wird auch der Begriff Web-Seminar verwendet. Die Teilnahme an einem Webinar kann standortunabhängig stattfinden - setzt jedoch einen stabilen Internetzugang voraus.

Webinare werden mithilfe von Videotechnologie im Internet übertragen. Hierfür wird in der Regel eine Videokonferenz-Lösung benötigt, die nicht nur der audiovisuellen Übertragung selbst dient, sondern auch für die Kommunikation mit den Teilnehmern sowie zur Verwaltung derselbigen verwendet wird.

1.1 Abgrenzung zu anderen Begriffen

Seit dem Jahr 2003 ist der Begriff Webinar beim Deutschen Patent- und Markenamt als Wortmarke eingetragen. Heutzutage geht der Begriff allerdings häufig über seine ursprüngliche Definition hinaus und bezeichnet eine Vielzahl von Veranstaltungen, die im virtuellen Raum stattfinden und einen „schulischen Charakter“ haben. Hierzu zählen unter anderem Web-Meetings, Online Meetings, Online-Trainings, Videokonferenzen, Präsentationen, Vorträge oder unterschiedliche Marketingveranstaltungen.

Vermittlung von Wissen

Ein Webinar bzw. Web-Seminar basiert im eigentlichen Sinne auf der Vermittlung von Wissen – ganz unabhängig davon, ob es sich um einen Vortrag, eine Präsentation, eine Schulung oder eine Produkteinführung handelt.

In diesem Anspruch an eine effektive Wissensvermittlung unterscheiden sich Webinare beispielsweise von klassischen Videokonferenzen, denen häufig ein unternehmensinterner Austausch oder standortunabhängige Teamarbeit zu Grunde liegen.

One-to-Many-Prinzip

Webinare funktionieren nach dem One-to-Many-Modell. Ein Moderator, Vortragender oder Referent richtet sich an eine Gruppe von Teilnehmern. An professionellen Webinaren nehmen in der Regel zwischen 20 und 250 Personen teil. Es gibt allerdings auch Webinare, bei denen gleich mehrere tausend Personen zusehen, oder aber nur eine Handvoll Teilnehmer zugegen ist.

Grundsätzlich wenden sich Webinare somit an größere Gruppen von Personen, wohingegen Online-Meetings an einen eher kleineren Teilnehmerkreis gerichtet sind und meistens Besprechungen zum Inhalt haben.

Beteiligung durch Interaktion

Webinare bieten unterschiedliche Möglichkeiten zur Interaktion. Über Funktionen wie Umfragen oder einen Live-Chat können Teilnehmer direkt mit dem Moderator in Kontakt treten. Theoretisch können sich die Teilnehmer, sofern sie über ein Mikrofon und die entsprechenden Rechte verfügen, sogar aktiv beteiligen und ihre Fragen direkt an den Moderator richten.

Bezüglich der Interaktion unterscheidet sich ein Webinar von einem Webcast. Ein Webcast basiert zwar ebenfalls auf dem One-to-Many-Prinzip, richtet sich jedoch an eine noch größere Teilnehmerschaft und setzt im Vergleich zu Webinaren auf weniger Interaktionsmomente. Ein Webcast ähnelt damit häufig eher einem Livestream als einem klassischen Web-Seminar.

Webinare unterscheiden sich inhaltlich zudem von Online-Schulungen. Diese zeichnen sich durch klassischen Frontalunterricht aus und verzichten in der Regel vollständig auf Interaktion.

1.2 Live-Webinare vs. On-Demand-Webinare

In der Regel findet ein Online-Seminar in Echtzeit statt. Das heißt, dass es einen konkreten Startzeitpunkt gibt, zu dem eine Veranstaltung beginnt und sich die Teilnehmer einwählen können. Sogenannte Live-Webinare dauern meistens zwischen 60 und 90 Minuten.

Alternativ gibt es aber auch Webinare, die aufgezeichnet werden und anschließend zum Abruf bereitstehen. Solche Webinare werden als On-Demand-Webinare bezeichnet und eigenen sich ideal für Evergreen-Content (Themen mit zeitlosem Charakter). Denn solche Replay-Webinare können zu beliebiger Zeit abgespielt und noch lange nach der Erstausstrahlung angeschaut werden.

Webinare, die besonders hochwertige Inhalte bieten (oft bei Marketing- oder Verkaufs-Webinaren der Fall), werden häufig nur einmal angeboten, um auf diese Weise Exklusivität zu suggerieren bzw. künstliche Verknappung zu erzeugen.

Andere Arten von Webinaren (z.B. Schulungen oder Live-Trainings) werden häufig als On-Demand-Version zur Verfügung gestellt, um eine zeitunabhängige Weiterbildung überhaupt erst möglich zu machen. Allerdings bieten lediglich Live-Webinare die Möglichkeit zur Interaktion. Denn nur wer live teilnimmt, kann aktiv Fragen stellen oder sich an einer Diskussion beteiligen.

1.3 Zusatzfunktionen von Webinaren

• Live-Chat

  Nachdem ein Webinar begonnen hat, kann ein Teilnehmer über die integrierte Chat-Funktion proaktiv Fragen stellen. Der Moderator selbst bzw. ein Co-Moderator oder Assistent sammelt eingehende Fragen, bereitet diese auf und integriert sie in den Ablauf. Häufig werden Fragen jedoch nicht während des Webinars, sondern am Ende im Rahmen einer Q&A-Session beantwortet. Bei Bedarf kann der Moderator die Chat-Funktion auch deaktivieren.

• Umfragen

  Sogenannte Polls (Umfragen) eignen sich, um von Teilnehmern auf Knopfdruck Antworten auf bestimmte Fragen zu bekommen. Der Einsatz solcher Fragen sorgt nicht nur für aktive Teilhabe, sondern liefert auch nützliche Informationen über die Teilnehmer selbst bzw. deren Wissensstand.

  Im Rahmen eines Webinars können aber auch größere Umfragen oder ein Quiz erstellt und integriert werden. Je nach Umfang einer Umfrage erhält der Moderator die Ergebnisse im Laufe oder am Ende des Webinars.

• Call-to-Actions und Testmodule

  Abhängig von der jeweiligen Webinar-Software gibt es spezielle Call-to-Action-Funktionen. Meistens handelt es sich dabei um einen Button, über welchen die Teilnehmer zu einem vorher festgelegten Link gelangen. Über diesen Link kann der Moderator beispielsweise einen Newsletter, ein Kontaktformular oder die Anmeldung zum nächsten Webinar bereitstellen – ideal für Follow-ups oder zur Lead-Generierung.

  Viele professionelle Webinar-Lösungen haben zudem ein oder mehrere Testmodule integriert. Speziell bei Schulungen und im E-Learning-Bereich können auf diese Weise nach Beendigung des Online-Seminars Übungen, Tests oder Prüfungen angeboten werden.

2. Wie funktioniert ein Webinar?

2. Wie funktioniert ein Webinar?

Bei einem Web-Seminar wird eine Präsentation, eine Schulung oder ein vergleichbarer Inhalt mit geeigneter Soft- und Hardware über das Web übertragen. In der Praxis besteht ein Webinar meistens aus Audio, Video und Präsentationsunterlagen (z.B. PowerPoint-Folien). Allerdings wird auch häufig auf die Übertragung eines Videobildes verzichtet – dann ist lediglich die Präsentation zu sehen und die Stimme des Moderators oder Referenten zu hören.

Alternativ kann der Moderator mittels Bildschirmübertragung auch den Desktop eines Computers oder ein einzelnes Programm zeigen. Viele professionelle Videokonferenz-Systeme oder Webinar-Software-Lösungen verfügen bereits von Haus aus über eine derartige Screen- & Filesharing-Funktion.

2.1 Rollenverteilung

Bei einem Webinar können unterschiedliche Rollen definiert werden. Zunächst gibt es den Veranstalter oder Host, der das Webinar organisiert und die Interessenten einlädt. Veranstalter kann etwa ein Unternehmen sein, ein Software-Hersteller, eine Universität aber auch eine Einzelperson (z.B. Online-Marketer oder Blogger).

Anschließend stellt der Veranstalter ein Webinar-Team zusammen. Dieses Team kann entweder nur aus einem einzelnen Moderator bestehen, aus einem Speaker sowie einem Co-Moderator oder gleich aus mehreren Personen. Abhängig davon, wie aufwendig und professionell ein Webinar gestaltet werden soll, können unter anderem folgende Projektrollen unterschieden werden:

• Moderator bzw. Vortragender, Referent oder Speaker
• Co-Moderator bzw. Assistent
• Regie und Kamera
• Projektmanager
• Marketing- und Registrationsmanagement

Unternehmen, die regelmäßig Webinare durchführen, setzen mitunter sogar auf professionelle Studios, eigens konzipierte Settings oder verwandeln ein reguläres Besprechungszimmer in einen virtuellen Seminar-Raum.

Veranstalter und Moderator eines Webinars können allerdings auch ein und dieselbe Person sein und Vorbereitung, Durchführung sowie Nachbereitung im Alleingang organisieren.

Wo es einen Sender gibt, muss es logischerweise auch einen entsprechenden Empfänger geben. In diesem Fall sind das die Teilnehmer eines Webinars, die nicht nur als Zuhörer fungieren, sondern sich auch aktiv am Geschehen beteiligen können.

2.2 Ablauf eines Webinars

Ein Webinar besteht in der Regel immer aus den folgenden 3 Phasen:

1. Planung
2. Durchführung
3. Nachbereitung

Planung

Ehe ein Webinar stattfinden kann, muss der Veranstalter oder Vortragende ein Thema festlegen und dazu passende Inhalte sowie Präsentationsmaterialien zusammenstellen. Anschließend wird ein Termin fixiert und potenzielles Publikum adressiert. Das kann per Newsletter erfolgen, via Ankündigung auf einer Website oder über Facebook Anzeigen.

Interessierte Teilnehmer müssen sich anschließend für das Webinar anmelden. Die Teilnehmerzahl kann dabei entweder begrenzt oder offen sein. Nach erfolgter Registrierung erhalten die Teilnehmer eine Bestätigungs-Mail sowie die benötigten Zugangsdaten. Meistens handelt es sich dabei um einen einfachen Einladungs-Link. Mit diesem Link können sich die Teilnehmer zu Beginn des Webinars einloggen. Die gängigsten Webinar-Anbieter arbeiten geräteunabhängig und ermöglichen damit eine flexible Teilnahme per Desktop, Tablet oder Smartphone.

Durchführung

Bei Webinarbeginn sehen die Teilnehmer in der Regel den Moderator im Großformat oder einen zweigeteilten Bildschirm. Das Hauptfenster zeigt die erste Folie einer PowerPoint-Präsentation oder eine Software, während in einem kleinen Fenster der Vortragende selbst zu sehen ist. Weitere Fenster können zum Beispiel eine Liste der teilnehmenden Personen, diverse Chat-Funktionen oder freigegebene Dateien zeigen.

Während des Webinars haben Teilnehmer die Möglichkeit, via Live-Chat Fragen zu stellen, die häufig am Ende im Rahmen eine Frage-Antwort-Runde beantwortet werden. Zudem kann der Moderator das Publikum mittels Umfragen aktiv in den Ablauf miteinbeziehen. Sofern erwünscht und abhängig von der verwendeten Software, können Teilnehmer auch mitdiskutieren. Zudem gibt es die Möglichkeit zur Datei-Freigabe bzw. -Download. Ein Webinar kann wahlweise als Live-Version oder On-Demand-Variante zur Verfügung gestellt werden.

Nachbereitung

Selten ist es mit einem Webinar allein getan. Abhängig von der Nutzung und den Zielen beginnt die Arbeit erst nach der Ausstrahlung. Vor allem in Bezug auf die Lead-Generierung und Kundengewinnung gilt es, aus den Teilnehmern eines Online-Seminars auch qualifizierte Leads bzw. Kunden zu machen.

Im Falle von Online-Schulungen stehen am Ende eines Webinars oder einer ganzen Webinar-Reihe häufig Übungen oder eine Abschlussprüfung bzw. Zertifizierung, um das erlernte Wissen auch entsprechend nachzuweisen.

2.3 Technische Voraussetzungen

Webinare haben den Vorteil, dass sie kein umfangreiches, technisches Setup benötigen – weder aus Veranstalter- noch aus Teilnehmer-Sicht.

Generell ist die Teilnahme an einer Webinar-Sitzung mit jedem internetfähigen Endgerät möglich. Für eine möglichst störungsfreie Übertragung ist allerdings eine stabile Internetverbindung Voraussetzung. Allerdings unterstützen nicht alle Webinar-Anbieter mobilfähige Geräte wie Tablets und Smartphones. Dies gilt es bei der Anbieterauswahl zu beachten.

Teilnehmer müssen sich, wenn sie an einem Webinar teilnehmen wollen, mit einem Webinar-Konferenzraum verbinden. Hierfür genügt in den meisten Fällen ein gewöhnlicher Internetbrowser. In anderen Fällen wiederum muss eine spezielle Clientanwendung installiert werden. Um ein Web-Seminar zu verlassen, genügt es das entsprechende Browser-Fenster bzw. die Anwendung einfach wieder zu schließen.

Um einem Webinar folgen zu können, wird zudem ein Lautsprecher benötigt. Wer ein Webinar im Büro oder in einer lauten Umgebung anschauen will, sollte jedoch unbedingt Kopfhörer oder ein Headset verwenden. Wer sich mit dem Vortragenden oder anderen Teilnehmern austauschen will, benötigt außerdem ein Mikrofon oder Headset und bei Bedarf eine Webcam. Aus Veranstalter-Sicht wird neben den genannten Hardware-Komponenten eine geeignete Webinar-Software benötigt.

3. Anwendungsfelder

3. Anwendungsfelder von Webinaren

Wann und wo Webinare eingesetzt werden können, hängt von der Nutzung und den damit verbunden Zielen ab. Grundsätzlich eignen sich Webinare aber immer dann, wenn eine größere Anzahl an Personen standortunabhängig über ein bestimmtes Thema informiert oder in einer bestimmten Sache geschult werden sollen.

3.1 E-Learning – das virtuelle Klassenzimmer

Webinare basieren auf der Idee, die Vorteile eines klassischen Präsenzseminars auf den virtuellen Raum zu übertragen: Wissen effektiv im Internet vermitteln, Sender-Empfänger-orientiert aber dennoch mit der Möglichkeit zur Interaktion. Kein Wunder also, dass sich Webinare als interaktive Plattform im E-Learning längst etabliert haben. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob es um externe Wissensvermittlung an Universitäten und Fachhochschulen geht oder um unternehmensinterne Aus- und Weiterbildungsmaßnamen. Webinare entlasten Lehrende und Lernende gleichermaßen – ressourcentechnisch und zeitlich. Sie sparen effizient Kosten und reduzieren Reisezeiten.

3.2. Webinare zur Lead-Generierung

Webinare eignen sich für die Qualifizierung und Generierung von Leads und können als Teil der Marketing-Strategie fungieren. Speziell Einzelpersonen, die ihre Produkte online verkaufen (z.B. Online-Marketer, Affilliates oder Blogger), nutzen Webinare als Tool in ihrem Marketing-Funnel. Dabei geht es nicht nur darum, schnelle Verkäufe zu generieren, sondern vor allem auch darum, wertvolle Einblicke in die eigenen Zielgruppen zu erhalten.

Mittels Polls können gezielt Interessen und andere relevante Informationen abgefragt werden. Dank spezieller Call-to-Actions kann ein Zuhörer zu bestimmten Handlungen, wie der Anmeldung zu einem Newsletter oder zu einem weiteren Webinar, animiert werden. Webinare sind somit nicht nur bestens geeignet, um Marketing-Botschaften zu platzieren, sondern auch, um mit potenziellen Kunden in direkten Kontakt zu treten und deren Aufmerksamkeit zu gewinnen.

3.3 Interne & externe Geschäftskommunikation

Web-Seminare finden in der internen Kommunikation immer häufiger ihren Einsatz. Durch ihr hohes Maß an Flexibilität eignen sich Webinare für standortunabhängige Produktschulungen oder Onboardings. Damit bieten sie ein ideales Medium für interne Trainings- und Fortbildungszwecke und erfüllen die Anforderungen an ein modernes Arbeitsumfeld.

Webinare können aber auch in der Kommunikation mit Kunden oder anderen externen Shakeholdern eingesetzt werden – sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich. Ziel ist es, aus Interessenten auch tatsächlich Kunden zu machen. Webinare eignen sich aber nicht nur, um konkrete Informationen zu verbreiten oder neue Produkte und Dienstleistungen vorzustellen, sondern auch, um in direkten Kontakt mit der eigenen Zielgruppe zu treten.

3.4 Weitere Einsatzmöglichkeiten

• Pressekonferenzen
• Software-Schulungen
• Online-Interviews mit mehreren Personen
• Bewerbungsgespräche in Gruppen

4. Auswahlkriterien - Worauf ist zu achten?

4. Auswahlkriterien

Webinare können nicht nur für Schulungs- bzw. Informationszwecke verwendet werden, sondern auch als effektive Werbe- oder Marketingmaßnahme für unterschiedliche Produkte. Aus diesem Grund gelten Webinare als beliebtes Kommunikations-Tool sowohl bei Unternehmen, Bildungseinrichtungen, Online-Marketern, Coaches und Bloggern.

Worauf Sie bei der Auswahl einer Webinar-Software achten sollten, wollen wir Ihnen im Folgenden einmal aufzeigen:

4.1 Kosten

Wie bei allen Softwareprogrammen spielt auch bei Webinar-Tools das Preis-Leistungsverhältnis eine wichtige Rolle. Neben kostenlosen Tools wie zum Beispiel Google Hangouts oder Edudip (kostenfreie Basisversion) gibt es eine Vielzahl an Anbietern, die unterschiedliche Preismodelle, Tarife und Bezahlmöglichkeiten offerieren. In der Regel stehen die Kosten dabei immer im direkten Zusammenhang mit den enthaltenen Funktionen sowie der Anzahl an möglichen Teilnehmern.

4.2 Benutzerfreundlichkeit

Nicht alle Anbieter setzen auf intuitive und übersichtliche Web-Oberflächen. Vor allem aus Teilnehmer-Sicht sollte die Bedienung möglichst einfach und selbsterklärend sein. Unübersichtliche Menüs stehen häufig im Widerspruch zur gewünscht kundenfreundlichen Usability.

4.3 Funktionsumfang

Eine gute Webinar-Software zeichnet sich im Normalfall dadurch aus, dass sie eine Interaktion mit dem Publikum ermöglicht. Beispiele hierfür sind die Integration von Live-Chats, Umfragen, das Durchführen von Tests oder das Verwenden von Call-to-Actions. Je nach Anbieter sind solche Funktionen gar nicht oder nur eingeschränkt verfügbar bzw. erst ab bestimmten Preisversionen vollumfänglich integriert.

4.4 Sicherheit & Übertragungsstabilität

Neben dem Preis, der Benutzerfreundlichkeit und dem Funktionsumfangs spielt auch die Sicherheit und Stabilität der Übertragung eine wesentliche Rolle für die Anbieterauswahl. Kostenlose oder günstige Tools erfüllen häufig nicht die gewünschten Anforderungen, um Webinare professionell durchzuführen. In diesem Zusammenhang spielen auch Verschlüsselungsprotokolle und rechtliche Aspekte wie eine datenschutzkonforme Einbindung eine wichtige Rolle.

4.4 Weitere Auswahlkriterien

• Zusatzoptionen (z.B. Screen-Sharing, Aufzeichnungsfunktion, Analytics-Funktionen)
• Anzahl der Teilnehmer
• Dauer einer einzelnen Sitzung (teilweise gibt es hier Begrenzungen)
• Individuelle Anpassungsmöglichkeiten (White Label möglich: ja/nein)
• Technischer Support
• Optik/Ästhetik der Software

5. Webinar-Tools & Webinar-Anbieter

5. Webinar-Tools & Webinar-Anbieter

Inzwischen gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Webinar-Anbietern auf dem Markt. Neben den großen Platzhirschen haben sich auch unbekanntere Anbieter etabliert und solide Webinar-Lösungen entwickelt.

Zu den gängigsten Anbietern gehören aktuell:

• Cisco WebEx
• GoToWebinar
• Mikogo
• Adobe Connect
• Edudip
• ClickMeeting
• ClickWebinar
• Zoom
• WebinarJam

5.1 Beispiele für Unternehmen, die Webinare bereits erfolgreich für sich nutzen

Es gibt bereits eine Vielzahl von Unternehmen, die Webinare erfolgreich als Kommunikationsinstrument einsetzen. Ob zur Kommunikation mit Kunden und Stakeholdern oder zur internen Schulung von Mitarbeitern, bieten Web-Seminare vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Nachfolgend stellen wir 3 Unternehmen vor, die Webinare standardmäßig für die Kommunikation mit Kunden verwenden:

AOK Webinar

Seit 2014 etwa bietet die Gesundheitskasse AOK Webinare aus verschiedenen Themenbereichen an. Hierzu gehören zum Beispiel praxisrelevante Informationen und Expertentalks für Firmenkunden oder vielfältige Gesundheitsinformationen für Privatkunden.
Beispiel: „Existenzgründung – gut versichert in die Selbstständigkeit“

Händlerbund Webinare

Der Händlerbund bietet in einer eigenen Akademie und seinen E-Commerce Hangouts umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten in Form von kostenlosen Webinaren an. In diesen interaktiven Web-Seminaren erhalten Teilnehmer neben themenspezifischen und praxisorientierten Fortbildungen auch unterschiedliches Know-how von Fachexperten aus der Praxis.
Beispiel: „Social-Media-Marketing für Ihren Erfolg im Online-Business“

Webinar Commerzbank

Auch die Commerzbank setzt zur Kundenbindung und Neukundengewinnung auf den Einsatz von Webinaren. Diese gibt es als Live-Online-Seminar bzw. im Nachgang als Aufzeichnung. Die Teilnahme ist in der Regel kostenlos. Lediglich eine einfache Registrierung ist erforderlich.
Beispiel: „Wettbewerbsvorteile durch Innovation und Digitalisierung für Unternehmer“

6. Häufig gestellte (FAQ)

6. Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Was ist ein Webinar und wie kann ich daran teilnehmen?
Ein Webinar ist ein Seminar das live im Internet abgehalten wird. Referent und Teilnehmer treffen sich dafür um eine festgelegte Uhrzeit in einem Webinar-Raum. Dem virtuellen Seminarraum können Teilnehmer über einen Einladungslink, der vor dem Webinar per E-Mail verschickt wird, beitreten.

2. Was benötige ich für die Teilnahme am Webinar?
Für die Teilnahme an Webinar wird lediglich ein PC bzw. Laptop mit einer Internetverbindung benötigt. Der Ton wird entweder über die Lautsprecher am Laptop oder über angeschlossene Boxen oder Kopfhörer (Headset) ausgegeben.

3. Benötige ich für die Teilnahme am Webinar ein Mikrofon oder eine Kamera?
Nein, als Teilnehmer ist man meistens automatisch auf stumm geschaltet und die anderen Teilnehmer können einen auch nicht sehen.

4. Kann ich auch später zum Webinar dazustoßen?
Wenn Sie den Anfang eines Webinars verpasst haben, ist das meistens kein Problem. Über den Einladungslink können Sie auch später dazustoßen. Sie steigen dann dort ein, wo sich das Webinar bzw. der Referenz gerade befindet.

5. Kann ich als Teilnehmer Fragen stellen?
Das kommt immer auf das Webinar an. Meistens ist es aber zumindest über eine Chatfunktion möglich, Fragen zu stellen. Eine direkte Kommunikation zwischen Webinarleiter und Teilnehmern ist jedoch nur möglich, wenn die Sprachoption freigeschaltet ist.

7. Weiterführende Links

7. Weiterführende Links

• Was ist eine Webinar-Software?