Virtuelle Zusammenarbeit

1. Was versteht man unter virtueller Zusammenarbeit?

1. Was versteht man unter virtueller Zusammenarbeit?

Das wesentliche Merkmal der virtuellen Zusammenarbeit besteht darin, dass sie sich über zeitliche, räumliche und unternehmerische Grenzen hinwegsetzt. Mitglieder eines virtuellen Teams nutzen elektronische Kommunikation wie zum Beispiel Tools für Videokonferenzen oder Chat-Anwendungen, um miteinander in Kontakt zu treten. Dies ermöglicht den Mitarbeitern ein hohes Maß an Flexibilität, denn sie können von unterwegs oder ganz bequem von zu Hause aus, ihren Beitrag zur Teamarbeit leisten.

2. Wie funktioniert ein virtuelles Team?

2. Wie funktioniert ein virtuelles Team?

Die Zusammenarbeit innerhalb eines virtuellen Teams funktioniert im Wesentlichen über bestimmte Tools, die den gleichzeitigen sowie ortsunabhängigen Zugriff auf Dateien und Dokumente ermöglichen. Dank moderner Technologien gibt es heutzutage eine Vielzahl an Möglichkeiten, mithilfe verschiedener Collaboration Tools virtuell zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Videotelefonie macht den Austausch über Smartphone oder Laptop sehr viel persönlicher und lässt das Team enger zusammenwachsen. Kommunikation in Echtzeit mittels Chat-Anwendungen beugt Frust vor und beschleunigt Entscheidungsfindungen.

Damit ein virtuelles Team reibungslos funktioniert, sind vor allem diese fünf Punkte entscheidend:

• Die Möglichkeit, mit dem Mobiltelefon online gehen zu können, E-Mails abzurufen und Chat-Funktionen zu nutzen.
• Die einfache Einrichtung, Planung und Leitung von Videokonferenzen.
• Das sichere und schnelle Speichern, Abrufen, Bearbeiten und Austauschen von Dokumenten in der Cloud.
• Die Möglichkeit, einfach auf VPNs (Virtual Private Network) zuzugreifen.
• Das Einbinden von Remote-Mitarbeitern im Unternehmen durch Collaboration Tools und soziale Medien.

3. Wie gelingt die virtuelle Zusammenarbeit?

3. Wie gelingt die virtuelle Zusammenarbeit?

Die virtuelle Zusammenarbeit bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie Flexibilität und die Möglichkeit, den Arbeitsalltag individuell zu gestalten. Allerdings stellt sie Führungskräfte vor einige Herausforderungen. Eine von ConMedo¹ durchgeführte Studie zeigt, dass für das virtuelle Arbeiten neue Regeln und Abläufe notwendig sind. Unternehmen müssen die Zusammenarbeit stärker definieren und den Rahmen dafür deutlicher abstecken.

Mit den folgenden Tipps gelingt die virtuelle Zusammenarbeit besser:

3.1 Für ein gemeinschaftliches Klima sorgen

Begegnungen an der Kaffeemaschine, eine gemeinsame Mittagspause oder kurze Absprachen auf dem Flur: Teilweise oder gänzlich zufällige Begegnungen fallen bei virtueller Zusammenarbeit weg. Eine menschliche Unternehmenskultur ist für viele Mitarbeiter jedoch ein wesentlicher Grund, wenn es um die Entscheidung geht, ob sie bei einer Firma langfristig bleiben wollen oder nicht.

Virtuelles Zusammenarbeiten birgt daher folgende Gefahren:

• Durch das Wegfallen informeller Interaktionen vermindert sich das Gemeinschaftsgefühl.
• Die Mitarbeiter fühlen sich von der Unternehmenskultur ausgeschlossen.
• Die Mitarbeiter nehmen nicht an Networking-Möglichkeiten wie Besprechungen auf Team- oder Unternehmensebene oder an externen Terminen teil.

Wie können Sie als Teamleiter trotzdem für ein gemeinschaftliches Klima innerhalb des virtuellen Teams sorgen?

Persönliche Begegnungen helfen dabei Vertrauen aufzubauen, was wiederum der Produktivität auf die Sprünge hilft. Wenn sich die Möglichkeit ergibt, dass sich alle Teammitglieder von Angesicht zu Angesicht begegnen können, nutzen Sie diese. Stellen Sie bei solch einer Gelegenheit die Vision und die Ziele Ihres Unternehmens vor, damit Ihre Mitarbeiter wissen, für was und wen genau sie ihre Aufgaben erledigen.

Virtuelle Teambuildingmaßnahmen sind ebenfalls effektiv. Rufen Sie gezielt zu regelmäßiger Kommunikation auf und investieren Sie in Tools, die einen einfachen Austausch innerhalb des Unternehmens ermöglichen.

3.2 Kulturelle Unterschiede beachten

Virtuelle Zusammenarbeit kennt keine Ländergrenzen. Entsprechend setzt sich ein virtuelles Team unter Umständen aus Personen mit unterschiedlichen kulturellen Hintergründen zusammen. Während interkulturelle Zusammenarbeit grundsätzlich eine große Bereicherung darstellt, kann sie jedoch auch für Missverständnise sorgen. Laut dem Virtual Teams Survey Report – Challenges of Working in Virtual Teams² erhalten lediglich 22 Prozent der befragten Mitarbeiter Training im Bereich der interkulturellen Zusammenarbeit.

Dabei funktionieren Teams nicht überall gleich. In Schweden lernen Teams Entscheidungen in einem langwierigen Prozess zu treffen, die auf möglichst breite Zustimmung treffen sollen. In den USA sind Manager hingegen darauf trainiert, von ihrem Team Input zu fordern und schnell eigene Entscheidungen zu treffen sowie Anpassungen vorzunehmen, sobald sich das Projekt ändert. Während in Frankreich Konfrontationen und Debatten zu jedem Entscheidungsprozess dazu gehören, werden in Japan Entscheidungen bereits in formellen Vieraugengesprächen gefällt, bevor es überhaupt zu einem offiziellen Treffen der Gruppe kommt.

Erwartungen, Ansprüche sowie die Art der Kommunikation fallen somit je nach Land und Kultur unterschiedlich aus. Um Missverständnissen vorzubeugen, ist es daher wichtig, eine “einheitliche Sprache” zu finden. Damit schränken Sie den Interpretationsspielraum ein und geben Ihren Mitarbeitern Sicherheit.

3.3 Den Arbeitsrhythmus erhalten

So schön und praktisch die Flexibilität der virtuellen Zusammenarbeit ist, sie bringt die Gefahr mit sich, dass die Mitarbeiter keinen einheitlichen Arbeitsrhythmus finden. Sie können dem Ganzen vorbeugen, indem Sie virtuelle Team Meetings abhalten. Das Meeting findet idealerweise jede Woche am selben Tag zur gleichen Zeit statt.

Teilen Sie im Voraus die Agenda des Meetings mit und stellen Sie sicher, dass es pünktlich anfängt sowie rechtzeitig aufhört. Befinden sich die Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen, bietet es sich an, die Zeiten zu variieren. So wird jeder Mitarbeiter in seiner Zeitzone wertgeschätzt und es entsteht ein Klima, in dem alle lernen, sich aneinander anzupassen. In diesem Fall ist es sinnvoll, die Zeiten, zu denen das Meeting beginnt, mithilfe eines einheitlichen Systems rotieren zu lassen oder zum Beispiel immer die gleiche Zeit zu verwenden, allerdings nach unterschiedlichen Zeitzonen.

3.4 Die Motivation erhalten

Übergeben Sie Ihren Mitarbeitern einen Teil der Verantwortung für das Team. Auf diese Weise stärken Sie deren Selbstbewusstsein und zeigen, dass Sie ihnen vertrauen.

Möglichkeiten zur Einbindung sind:

• Setzen Sie Teammitglieder als Mentoren für neue Mitarbeiter ein.
• Lassen sie einen Mitarbeiter ein virtuelles Teambuilding organisieren.
• Beauftragen Sie Teammitglieder, andere in ihrem Bereich zu coachen.
• Teilen Sie spezielle Verantwortungsbereiche zu.

4. Geeignete Tools für die virtuelle Zusammenarbeit

4. Geeignete Tools für die virtuelle Zusammenarbeit

Die virtuelle Zusammenarbeit steht und fällt mit den verwendeten Tools. Mitarbeiter müssen dazu in der Lage sein, von überall und zu jeder Zeit auf die entsprechenden Anwendungen zuzugreifen. Auch das gemeinsame Bearbeiten von Projekten und Dokumenten erfordert entsprechende Tools.

Im folgenden stellen wir Ihnen einige zentrale Tools für die virtuelle Zusammenarbeit vor:

Videotelefonie und Videokonferenzen

Gerade Videokonferenzen nehmen einen hohen Stellenwert in der virtuellen Zusammenarbeit ein. Einerseits spielen eine einfache Nutzung sowie die Funktionalität eine Rolle, andererseits müssen Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz erfüllt werden.

Mit Cisco Webex lassen sich bequem Videokonferenzen abhalten. Der Umfang des Tools besticht unter anderem mit Teamchats und der Möglichkeit des File- und Screensharings, welche eine reibungslose virtuelle Zusammenarbeit ermöglichen. Webex ist mit allen Standardbetriebssystemen kompatibel und lässt sich nahtlos in viele branchenführende Anwendungen integrieren.

Filesharing mit OneDrive und SharePoint

Hinsichtlich der Nutzung von Filesharing gibt es das breiteste Angebot und zugleich die größten Nutzungsbedenken. Sie erlauben es Mitarbeitern, Dokumente und Daten unkompliziert zu teilen und von überall auf sie zuzugreifen.

Typische Vertreter sind zwei Lösungen aus dem Hause Microsoft: SharePoint und OneDrive.
Während OneDrive die Rolle der Dateiverwaltung im eigentlichen Sinne übernimmt, liegt der Fokus bei SharePoint auf Kollaboration. Bei OneDrive werden die Dateien vom Desktop ins Netz synchronisiert und sind von überall abrufbar. SharePoint erlaubt eine umfassendere Zugänglichkeit der Daten durch mehrere Personen und lässt sich zudem mit vielen unterschiedlichen Programmen von Microsoft kombinieren.

Ein Vorteil für den Einsatz im Unternehmenskontext ist, dass beide Dienste DSGVO-konform sind. Die Verarbeitung der Daten geschieht somit auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

Organisation mit Trello, Asana, factro und co.

Tools für Projektmanagement und Organisation von Aufgaben ermöglichen es, von überall auf die Planung gemeinschaftlicher Projekte zuzugreifen. Auf diese Weise fällt eine Organisation und Zusammenarbeit trotz unterschiedlicher Standorte leicht. In der Regel sind diese Programme webbasiert. Das bedeutet, dass sie von jedem beliebigen Endgerät aus im Browser aufgerufen werden können. Oft lassen sich zusätzlich Apps installieren, die das Nutzererlebnis weiter verbessern.

5. Vor- und Nachteile der virtuellen Zusammenarbeit

5. Vor- und Nachteile der virtuellen Zusammenarbeit

Die virtuelle Zusammenarbeit bringt einige Vor- und Nachteile mit sich. Wir erläutern Ihnen die Wichtigsten in Kürze:

Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit

• Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit:

  80 Prozent der Remote-Mitarbeiter geben an, dass sich ihre Work-Life-Balance verbessert. Diese gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit hat einen positiven Einfluss auf das Arbeitsklima und geht Hand in Hand mit der Produktivität der Mitarbeiter.

• Höhere Produktivität:

  Mehr als zwei Drittel der Arbeitgeber geben eine Produktivitätssteigerung bei der Remote-Belegschaft an. So wirkt sich die Arbeit aus dem Remote Office positiv auf die Produktivität der Mitarbeiter und folglich auch auf den Erfolg des Unternehmens aus.

• Weniger Mitarbeiter wechseln den Arbeitsplatz:

  46 % der Unternehmen, die Remote Work unterstützen, geben an, dass die Abwanderung dadurch gesenkt werden konnte. Die Vorteile der Arbeit aus dem Remote Office führen folglich dazu, dass Arbeitnehmer eher bereit sind, sich längerfristig an einen Arbeitgeber zu binden.

• Einsparung von Kosten:

  Die virtuelle Zusammenarbeit hat auch finanzielle Vorteile - sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer: Unternehmen können 40 % bis 50 % an Immobilienkosten sparen, wenn sie Mitarbeitern die Möglichkeit anbieten, ganz oder teilweise von zu Hause aus zu arbeiten. Die Mitarbeiter hingegen sparen oftmals an Fahrtkosten sowie den Kosten, welche durch regelmäßiges Mittagessen außer Haus entstehen.

Nachteile der virtuellen Zusammenarbeit

• Erschwerter Aufbau der Unternehmenskultur:

  Einzelne Teammitglieder fühlen sich durch die Arbeit im Remote Office unter Umständen isoliert oder nicht richtig eingebunden. Eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit fordert demnach eine regelmäßige und offene Kommunikation, um den Bedürfnissen einzelner Teammitglieder gerecht zu werden.

• Gestörte Struktur:

  Um gestörte Abläufe innerhalb des Unternehmens vorzubeugen, muss eine Strukturierung aufrechterhalten werden. Diese Strukturierung umfasst insbesondere die Tages- und Projektplanung der Mitarbeiter sowie den regelmäßigen Austausch über die Arbeit im Remote Office.

• Stresspotenzial:

  Die ständige Erreichbarkeit der MitarbeiterInnen kann beim falschen Umgang zu vermehrtem Stress führen. So fordert die virtuelle Zusammenarbeit auch klare Linien zwischen Arbeitszeit und Freizeit, um Stress vorzubeugen.

• Erschwerte Kommunikation:

  Durch die rein virtuelle Kommunikation entstehen Missverständnisse leichter und sind schwieriger auszuräumen. Um dem entgegenzuwirken, sind verschiedene Tools virtueller Kommunikation und Zusammenarbeit auszuprobieren, welche auf die kommunikativen Bedürfnisse des Teams eingehen.
  Eine offene Kommunikation und Bereitschaft, Missverständnisse zu klären, ist für die virtuelle Kommunikation das A und O.

Die folgende Tabelle zeigt die Vor- und Nachteile der virtuellen Zusammenarbeit:

Die Daten aus der Tabelle sind einer Untersuchung von Global Workplace Analytics und Staples³ entnommen.

6. Fazit: So funktioniert virtuelle Zusammenarbeit

6. Fazit: So funktioniert virtuelle Zusammenarbeit

Dank moderner Technologien gestaltet sich die virtuelle Zusammenarbeit so einfach wie nie zuvor. Als Grundlage dienen verschiedene Tools, über die die Teammitglieder kommunizieren und Aufgaben verwalten. Cloud-Anwendungen spielen hier eine besonders wichtige Rolle, da sie den ort- und zeitunabhängigen Zugriff auf wichtige Dateien ermöglichen.

Die virtuelle Zusammenarbeit stellt Führungskräfte dennoch vor einige Herausforderungen. So gilt es trotz der räumlichen Distanz ein gemeinschaftliches Klima aufrechtzuerhalten. Die Einbindung aller Teammitglieder ist eine wesentliche Voraussetzung für produktive Zusammenarbeit. Organisieren Sie daher, wenn möglich neben den digitalen auch analoge Treffen, bei denen sich die Mitarbeiter auf einer persönlichen Ebene kennenlernen können.

Technologie und menschliches Miteinander bilden bei der virtuellen Zusammenarbeit eine Einheit. Nur so kann virtuelle Zusammenarbeit, wie sie hier beschrieben wurde, hinsichtlich Effektivität und Produktivität Früchte tragen und Ihr Unternehmen transformieren.

Quellen:

1. ConMendo: Virtuelles Arbeiten – Wie wirkt sich die Coronakrise auf unsere Arbeitswelt aus?
2. Virtual Teams Survey Report: What Are 4 Benefits And 4 Challenges Of Global Virtual Teams?
3. Global Workplace Analytics und Staples: A Leading Authority on the Future of Work

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