Telefon- & Videokonferenz-Guide

1. Videokonferenz oder Telefonkonferenz? Was eignet sich besser?

1. Videokonferenz oder Telefonkonferenz?
Was eignet sich besser?

Videokonferenzen haben den Vorteil, dass sie räumliche Distanzen überbrücken und eine Form der Kommunikation ermöglichen, die einem persönlichen Treffen relativ nahekommt. Dennoch gilt es zunächst zu klären, ob eine Videokonferenz überhaupt die richtige Wahl darstellt, oder ob es sinnvollere Alternativen gibt. Denn nicht immer ist Bewegtbild zwingend notwendig, um eine Tagesagenda abzuarbeiten. In manchen Fällen genügt unter Umständen auch eine einfache Telefonkonferenz mit entsprechender Bildschirmübertragung, um ein Gespräch zu führen und eine Präsentation zu teilen.

In diesem Zusammenhang ist auch die Frage entscheidend, ob die technologische Infrastruktur in einem Unternehmen eine störungsfreie Videokonferenz grundsätzlich möglich macht.

2. Die richtige Vorbereitung

2. Die richtige Vorbereitung

2.1 Störquellen vermeiden

Damit eine Videokonferenz ihren Zweck auch erfüllt, muss sie störungsfrei ablaufen. Schwierigkeiten bei der Einwahl, permanente Verbindungsprobleme, ein verpixeltes Bild oder unterbrochener Ton gehören zu den zahlreichen Fehlerquellen, die während einer Videokonferenz auftreten können.

Damit die Teilnehmer nicht entnervt aufgeben und auf eine vermeintlich einfachere Telefon- oder E-Mail-Kommunikation umsteigen, sollte für eine möglichst stabile Internetverbindung gesorgt werden. Das gilt vor allem dann, wenn man unterwegs ist und sich vom Smartphone oder Tablet aus in eine Konferenz einwählt. Vor allem bei Auto- oder Zugfahrten sollte zudem berücksichtigt werden, dass auch immer wieder Funklöcher auftauchen können, die eine flüssige virtuelle Kommunikation beeinträchtigen.

2.2 Mit der Technik vertraut machen

Neben einer stabilen Internetverbindung kommt es natürlich auch auf die sonstigen technischen Komponenten an. Wo manche Unternehmen auf hochprofessionelle und kollaborative Videokonferenzsysteme wie z.B. von Cisco setzen, reicht anderen auch eine ganz normale Webkonferenz via Laptop, Tablet oder Smartphone.

Doch ganz egal, ob komplexes Videokonferenzsystem oder „einfaches“ Webkonferenz-Tool, wer mit Hard- oder Software nicht vertraut ist, wird mit großer Wahrscheinlichkeit auf Hindernisse stoßen. Deswegen sollte man sich als Teilnehmer einer Konferenz im Vorfeld mit dem Programm vertraut machen. Dazu gehören auch spezielle Funktionen wie Desktop-Sharing oder Live-Messaging.

Manchmal ist weniger auch mehr. Aus diesem Grund sollte bei einer eher schlechten Internetverbindung besser auf die Videoübertragung verzichtet werden, um die Anforderungen an die Übertragungsrate zu reduzieren. Wird ein virtueller Hintergrund verwendet, sollte vor dem Meeting auch einmal die Bildqualität überprüft werden.

2.3 Telefonkonferenz richtig organisieren

In der Regel gibt es bei jeder Telefon-, Web- oder Videokonferenz einen fixen Moderator. Dieser plant die Konferenz und trägt dafür Sorge, dass sich die Teilnehmer zum vereinbarten Zeitpunkt im virtuellen Konferenzraum einfinden.Dabei gilt es im Vorfeld folgende Details zu klären und rechtzeitig an die Teilnehmer zu kommunizieren:

• Thema der Konferenz
• Teilnehmer der Konferenz (Anzahl, Namen und Funktionen)
• Termin für die Konferenz (Datum, Startzeit und Dauer)
• Verschicken der Einladung (inklusive Einwahl- bzw. Zugangsdaten)
• Agenda der Konferenz (inklusive erforderlicher Unterlagen als Anhang)
• Verschicken des Reminders

Neben den formalen Aspekten sollte vor allem der Agenda ausreichend Aufmerksamkeit entgegengebracht werden. Ein gut strukturierter Ablauf beinhaltet nicht nur die einzelnen Gesprächspunkte, sondern auch die Ziele des Termins und sollte deshalb früh genug an alle Teilnehmer kommuniziert werden, damit sich diese sorgfältig auf das anstehende Online-Meeting vorbereiten können.

2.4 Zeitverschiebung & kulturelle Unterschiede beachten

Bei der Moderation von virtuellen Meetings gilt es zusätzlich auf das Thema Interkulturalität zu achten. Da internationale Telefon- und Videokonferenzen häufig auf Englisch abgehalten werden, sollte vorab die Sprache fixiert werden, damit es für die einzelnen Teilnehmer keine bösen Überraschungen gibt.

Zudem sind bei internationalen Telefonkonferenzen etwaige Zeitverschiebungen zu berücksichtigen. Kunden und Kollegen in Fernost oder aus Übersee werden es Ihnen ganz sicher danken, wenn Sie eine Konferenz nicht mitten in der Nacht abhalten.

Andere Länder, andere Sitten: Es ist ratsam, sich mit den kulturellen Besonderheiten jener Länder, aus denen ein Gesprächspartner kommt, vertraut zu machen. In den USA etwa wird Pünktlichkeit besonders großgeschrieben, während in Meetings mit japanischen Kollegen offene Kritik vermieden werden sollten.

2.5 Passende Gesprächsumgebung wählen

Straßenlärm, laute Kollegen oder sonstige Störgeräusche sind der Alptraum jedes Konferenzteilnehmers. Das stört nicht nur die eigene Konzentration, sondern auch die Leistungsfähigkeit und Stimmung in der restlichen Gruppe. Deshalb sollte stets auf ein adäquates und ruhiges Umfeld geachtet werden.

Egal, ob im Büro, unterwegs oder zu Hause: es sollte stets versucht werden, eine möglichst ruhige und ungestörte Umgebung zu finden. Das kann ein Einzelbüro sein, ein Meetingraum, ein Hotelzimmer oder ein ruhiger Raum in den eigenen vier Wänden.

Tipps fürs Büro, Zuhause oder für unterwegs:

• Kollegen bzw. Familie informieren, dass man an einer Videokonferenz teilnimmt
• Notiz an der der Tür befestigen
• Nicht im Auto bzw. am Steuer an einer Telefonkonferenz teilnehmen
• Störquellen wie Fernseher oder Radio ausschalten
• Bewegungen vermeiden (z.B. nicht im Raum umherlaufen)
• Für eine geeignete Lichtquelle sorgen (z.B. Tageslicht, Deckenbeleuchtung, zusätzliche Lichtquelle) und Gegenlicht vermeiden

2.6 Angemessene Kleidung tragen

Der erste Eindruck zählt - auch bei Videokonferenzen. Selbst, wenn man Homeoffice macht und deshalb von Zuhause an einem Online-Meeting teilnimmt, sind Jogginganzug oder Freizeit-Outfit niemals eine adäquate Kleidung. In Videokonferenzen soll ein kompetenter Eindruck vermittelt werden – auch optisch. Dazu gehört auch eine dem jeweiligen Anlass entsprechende Garderobe.

3. Verhalten während einer Videokonferenz

3. Verhalten während einer Videokonferenz

3.1 Gemeinsamen Fokus setzen

Aufgrund der räumlichen Distanz bergen Videokonferenzen die Gefahr der Unaufmerksamkeit. Neben einer guten Vorbereitung bedarf es deshalb einer professionellen Sitzungsführung und eines gemeinsamen Fokus. Die Aufmerksamkeit kann z.B. durch eine gute aufbereitete Präsentation via Screen-Sharing erreicht werden. Wenn auf dem geteilten Desktop etwas zu sehen ist, was alle interessiert und einen echten Mehrwert bietet, wird es den Teilnehmern leichter fallen, Ihnen zuzuhören und sich nicht so schnell von anderen Dingen wie z.B. unbeantwortete E-Mails ablenken zu lassen. Eine gezielte Fokussierung durch Visualisierung ermöglicht darüber hinaus eine bessere Strukturierung der Diskussion.

3.2 Meetingdauer im Rahmen halten

In diesem Zusammenhang spielt auch oft die Meetingdauer eine wichtige Rolle. Damit ein virtuelles Treffen funktioniert, werden konzentrierte Teilnehmer benötigt. Dauert ein Termin zu lange oder fehlt der Fokus, gehen Konzentration und Effizienz verloren.

3.3 Prozessfragen & Interaktion ermöglichen

Während Mimik und Gestik beim Einsatz von Telepresence sehr realitätsnah sind, funktioniert die nonverbale Kommunikation bei einer Webkonferenz z.B. über das Handy nur bedingt – in Telefonkonferenzen bleibt sie völlig außen vor.

Ohne diese nonverbalen Kommunikationsmuster ist es allerdings schwierig, ein Gespräch zu steuern oder Konsens in der Gruppe zu erreichen. Niemand weiß dann so genau, ob ein bestimmtes Thema schon abgeschlossen ist oder noch Gesprächsbedarf besteht. Entweder redet niemand mehr oder alle reden wild durcheinander.

Dem Moderator einer Konferenz kommt deshalb die besondere Aufgabe zu, die fehlende nonverbale Kommunikation zu kompensieren, in Form von:

• Prozessfragen (z.B. „Wer möchte zu diesem Punkt noch etwas ergänzen?“),
• Reflexionsschleifen (z.B. „Dann fasse ich diesen Punkt nochmals kurz zusammen…“) oder
• Interaktion (z.B. Feedback über virtuelles Whiteboard, Poll-Umfragen, Call-to-Actions usw.).

3.4 Auf den richtigen Ton achten

Ein freundlicher Umgangston gehört zu den wichtigsten Regeln für Meetings. Den Gesprächspartner zu unterbrechen, unhöfliche Antworten zu geben oder einzelne Teilnehmer vor der Gruppe bloßzustellen, zählt zu den absoluten No-Gos. Im Falle von technischen Schwierigkeiten oder Verbindungsproblemen empfiehlt es sich, lieber etwas länger auf eine Antwort zu warten, als ungeduldig zu werden und voreilig das Wort zu ergreifen. Eine deutliche Aussprache, gelegentliche Pausen und ein direkter Blick in die Kamera sind ebenfalls ein Muss.

3.5 Geeignete Hardware einsetzen

Neben dem richtigen Umgangston ist die entsprechende Tonqualität für eine erfolgreiche Telefon- bzw. Videokonferenz entscheidend. Hochwertige Mikrofone, spezielle Speakerphones oder Headsets mit Active Noise-Cancelling helfen dabei, störende Hintergrundgeräusche zu reduzieren und eine adäquate Audioumgebung zu schaffen.

3.6 Fixe Meetingregeln festlegen

Verbindliche Kommunikations- und Verhaltensregeln sind das A und O für erfolgreiche Zusammenarbeit. Deshalb sollten diese gleich zu Beginn einer Konferenz festgelegt und kommuniziert werden:

• Wie viel Redezeit steht jedem Teilnehmer zur Verfügung?
• Wie werden Wortmeldungen signalisiert?
• Welche zusätzlichen Funktionen (z.B. Whiteboard, Live-Chat usw.) werden verwendet und in welcher Form?

Verantwortlich für das Verhalten während einer Telefonkonferenz bzw. die Einhaltung dieser Regeln ist der Moderator. Dieser leitet das Gespräch, fordert Teilnehmer zu Interaktionen auf und sorgt auf diese Weise für ein effizientes Meetings.

4. Optimale Nachbereitung

4. Konferenzen optimal nachbereiten

4.1 Protokoll erstellen

Um die Ergebnisse einer Konferenz nachhaltig festzuhalten, empfiehlt es sich, in der Nachbereitung ein gemeinsames Dokument zu erstellen. Bei Bedarf kann auch schon während der Konferenz Protokoll geführt werden. Möglich machen dies virtuelle Whiteboards, simple Tools wie PowerPoint oder interaktive Anwendungen wie Trello.

Zahlreiche Videokonferenz-Lösungen verfügen darüber hinaus über eine Aufzeichnungsfunktion, mit der eine Sitzung aufgenommen werden kann. Auf diese Weise können nicht nur einzelne Punkte nachgeschaut werden, sondern abwesende Personen haben auch die Möglichkeit, das Versäumte nachträglich abzurufen.

4.2 Learnings mitnehmen

Die professionelle Moderation einer Webkonferenz muss natürlich gelernt werden. Aus diesem Grund sollten relevante Erfahrungswerte und wichtige Learnings aus vergangenen Konferenzen immer dokumentiert werden. Zu wissen, welche Lösungen gut funktionieren, wo technische Probleme auftauchen oder wo sich Optimierungspotenziale im Video- und Telefonkonferenz Ablauf ergeben, hilft dabei, zukünftige virtuelle Meetings effizienter zu gestalten.

5. Checkliste: Videokonferenz-Organisation

5. Checkliste: Videokonferenz-Organisation

Vor der Videokonferenz

✓ Mit der Technik (Hard- & Software und Funktionen) vertraut machen und bei Bedarf testen
✓ Einladungen rechtzeitig verschicken (inklusive Einwahl- bzw. Zugangsdaten)
✓ Thema und Agenda kommunizieren
✓ Unterschiedliche Zeitzonen beachten
✓ Auf interkulturelle Unterschiede achten (z.B. Begrüßungsformeln, Verhaltensformen usw.)
✓ Für ein ruhiges Umfeld sorgen
✓ Angemessene Kleidung tragen
✓ Für eine stabile Internetverbindung sorgen
✓ Reminder verschicken

Während der Videokonferenz

✓ Aufmerksamkeit der Teilnehmer erhöhen (gemeinsame Zielsetzung, gut strukturierte Präsentation, professionelle Meeting-Moderation)
✓ Meeting-Dauer nicht überziehen (max. 60-90 Minuten)
✓ Interaktion ermöglichen (z.B. Prozessfragen stellen, Poll-Umfragen, Whiteboarding etc.)
✓ Auf einen höflichen Umgangston achten
✓ Für gute Ton- und Bildqualität sorgen (ruhiges Umfeld, stabile Internetverbindung, geeignete Hardware)
✓ Verbindliche Verhaltensregeln definieren

Nach der Videokonferenz

✓ Gemeinsames Protokoll erstellen
✓ Wichtige Erkenntnisse und Learnings dokumentieren