Telefonkonferenzen

1. Definition: Was ist eine Telefonkonferenz?

1. Definition: Was ist eine Telefonkonferenz?

Man unterscheidet zwei Arten von Telefonkonferenzen:

• Dial-in-Konferenz
  Hierbei erhalten die Teilnehmer die Zugangsdaten und wählen sich zu einem festgelegten Zeitpunkt selbst in die Konferenz ein. Für die Einwahl wählt jeder Konferenzteilnehmer die Telefonnummer des Konferenz-Anbieters, die sogenannte Einwahlnummer. Meistens sind Telefonkonferenzen über ein Passwort bzw. eine Nummernkombination geschützt, die zum Beitreten der Konferenz eingegeben werden muss.

• Dial-out-Konferenz
  Das Prinzip der Dial-Out-Konferenz funktioniert genau anders herum. Hierbei wählen sich die Teilnehmer nicht selbst ein, sondern Sie werden vom Konferenz-Operator oder vom Telefonkonferenz-System angerufen und zu einer gemeinsamen Telko zusammengeschaltet. Hierfür ist es erforderlich, dass vorher eine Teilnehmerliste mit sämtlichen Nummern zur Verfügung steht.

Was sind die Vorteile einer Telefonkonferenz?

Telefonkonferenzen sind heute aus dem beruflichen Alltag gar nicht mehr wegzudenken. Kein Wunder, sind sie im Handumdrehen eingerichtet und bieten Nutzern viele Vorteile. Unternehmen nutzen sie beispielsweise, um die interne Kommunikation zu verbessern, für Projektabsprachen mit externen Teilnehmern oder für anderweitige Informations- und Austauschzwecke. Die wichtigsten Vorteile einer Telefonkonferenz sind:

✓ Eine effiziente, ortsunabhängige Zusammenarbeit
✓ Die schnelle Verfügbarkeit & einfache Einrichtung (rund um die Uhr nutzbar)
✓ Kosten- und Zeitersparnis durch den Wegfall von Geschäftsreisen
✓ Mitarbeiterentlastungen durch weniger Stress (kein Stau oder verspätete Züge)
✓ Geringe Anforderungen an die technische Ausstattung (Telefone sind ausreichend)
✓ Die Schonung der Umwelt durch die Reduzierung von Emissionen

2. Telefonkonferenz einrichten - So geht’s richtig

2. Telefonkonferenz einrichten - So geht’s richtig

Telefonkonferenz- Anbieter finden

Um einen geeigneten Telefonkonferenz-Anbieter zu finden, sollten Sie zuerst Ihre Anforderungen definieren. Wie oft werden Telefonkonferenzen bei Ihnen im Unternehmen eingesetzt? Für wie viele Teilnehmer benötigen Sie eine Telefonkonferenz? Die Anmeldung erfolgt einmalig und funktioniert meist online auf der Webseite, wo verschiedene Daten abgefragt werden. Bei manchen Anbietern ist eine Anmeldung nicht erforderlich. Vergleichen Sie verschiedene Angebote, wählen Sie den passenden Dienst aus und registrieren Sie sich dort falls nötig.

Telefonkonferenz organisieren

1. Sie erhalten die Zugangsdaten (Einwahlnummer + Konferenz-Pin-Code) für Ihren Telefonkonferenz-Raum.
2. Laden Sie die Teilnehmer z.B. via E-Mail ein und schicken Sie Ihnen die Zugangsdaten.

Teilnahme an der Telefonkonferenz

1. Wählen Sie die Einwahlnummer, die der Organisator Ihnen mitgeteilt hat.
2. Sobald Sie aufgefordert werden, geben Sie den Konferenz-Pin-Code ein.
3. Nun kann die Telefonkonferenz beginnen.

   

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3. Kriterien für die Anbieterwahl

3. Kriterien für die Anbieterwahl

• Teilnehmerzahl

  Bei Telefonkonferenzen für mehrere hundert Teilnehmer sollten Sie auf einen Anbieter vertrauen, der sich auf große Event-Konferenzen spezialisiert hat.

• Kosten

  Wie bei jeder Dienstleistung gibt es auch hier Unterschiede. Fallen monatliche Gebühren an oder ist die Telefonkonferenz kostenlos? Übernimmt der Organisator die Kosten für die Teilnehmer oder zahlen die Teilnehmer die Verbindungskosten selbst? Je nach Angebot wird die Konferenz minutengenau abgerechnet. Zum Teil gibt es allerdings auch Telkos, wo Sie einfach einen Festpreis zahlen. Eine Flatrate macht vor allem dann Sinn, wenn Sie regelmäßig und häufig Telkos abhalten.

• Vertragsbindung

  Um so flexibel wie möglich zu bleiben und den Vertrag auf Wunsch wieder zu kündigen, sollten Sie auf kurze Vertragslaufzeiten achten.

• Internationale Einwahlnummern

  

  Ist Ihr Unternehmen international tätig, sodass auch regelmäßig Mitarbeiter oder Partner aus dem Ausland an der Telefonkonferenz teilnehmen sollen? Dann achten Sie darauf, dass der Telefonkonferenz-Dienst auch Einwahlnummern für weitere Ländern anbietet. Zwar ist es im Allgemeinen möglich, die deutsche Einwahlnummer aus dem Ausland anzurufen, allerdings ist das natürlich recht teuer, weshalb Sie eher auf lokale Einwahlnummern setzen sollten.

• Funktionsumfang

  Aufzeichnung
  Nicht jeder, der eingeladen ist, kann auch an der Telko teilnehmen - sei es, weil die Person Urlaub hat, krank ist oder gerade eine Geschäftsreise angetreten hat. Damit auch diese Kollegen nach ihrer Rückkehr über das Besprochene bestens informiert sind, lohnt sich eine Aufzeichnung der Telefonkonferenz.

  Teilnehmer-Steuerung
  Eine weitere, sehr sinnvolle Funktion ist die Teilnehmer-Steuerung, deren Einsatz sich vor allem bei vielen Teilnehmern bewährt. So können Sie per Mausklick zum Beispiel alle Teilnehmer stummschalten oder bestimmte Teilnehmer wieder freischalten.

  File- und Screensharing
  Reicht Ihnen die einfache Audio-Übertragung oder möchten Sie Ihren Bildschirm oder bestimmte Dokumente für andere Teilnehmer freigeben? Viele Anbieter ermöglichen auch Webkonferenzen. Die File- & Screen-Sharing Funktion eignet sich besonders, um Präsentationen gemeinsam zu besprechen und zu bearbeiten.

  

4. Anbieter-Vergleich

4. Anbieter- der große Vergleich

4.1 Kostenlose Telefonkonferenzen

Im Folgenden haben wir Ihnen eine Auswahl kostenloser Telefonkonferenz Anbieter zusammengestellt. Bei diesen Anbietern fallen lediglich Kosten für die normalen Verbindungsentgelte (Festnetz + Mobilfunk) an. In Verbindung mit einer Flatrate zahlen Sie so für Ihre Telefonkonferenzen keinen Cent mehr:

4.2 Günstige Telefonkonferenzen

Nachfolgend finden Sie einen Telefonkonferenz Vergleich kostenpflichtiger Anbieter. Die Preise gelten für Telefonkonferenzen aus dem deutschen Festnetz. Für das Mobilfunknetz können die Kosten deutlich abweichen.

5. Apps

5. Apps - Telefonkonferenzen übers Handy

Einige der soeben vorgestellten Telko-Anbieter bieten eine eigene App fürs Handy an. Aber vor allem für private Zwecke ist es nicht unbedingt erforderlich, auf einen Telekonferenz-Anbieter bzw. eine spezielle Telefonkonferenz-App zurückzugreifen. Denn sowohl beim iPhone als auch bei Android ist das Feature bereits im Smartphone integriert und ermöglicht es, bis zu 5 Gesprächsteilnehmer in eine Leitung zu holen.

• So starten Sie eine iPhone-Telefonkonferenz
• So starten Sie eine Android-Telefonkonferenz

Im Folgenden erhalten Sie eine kurze Übersicht über einige iphone und Android Apps.

5.1 Telefonkonferenz iphone

• Free Conference Call
• PowWowNow
• Conference Call Dialer
• myTelco
• Vodafone Conferencing
• Kings Conference

5.2 Telefonkonferenz Android

• Free Conference Call
• PowWowNow
• Telekonferenz Dialer
• Kings Conference
• Conference caller
• Cofonico

5.3 Telefonkonferenz WhatsApp

Auch mit Whats App sind Telkos mit bis zu vier Personen möglich. Dafür starten Nutzer einen Audio- oder Video-Chat mit einem Kontakt und tippen – sobald dieser verbunden ist – auf den Button „Teilnehmer hinzufügen“. Mehr über Telefonkonferezen via Whats App erfahren Sie hier.

6. Häufige Fragen (FAQ)

6. Häufige Fragen (FAQ)

1. Wie richte ich eine Konferenz am Telefon ein?
Die Einrichtung der Telefonkonferenz wird vom jeweiligen Anbieter übernommen. Ihnen wird ein Konferenz-Code zur Verfügung gestellt, mit dem Sie den Konferenzraum betreten und die Zugangsdaten auch mit anderen Teilnehmern teilen können. Die Zugangsdaten setzen sich aus der Konferenz-Einwahlnummer sowie einem 4-8 stelligen Konferenz-Pin zusammen.

2. Wie nehme ich an einer Telefonkonferenz teil?
Die Teilnahme an einer Telefonkonferenz ist ganz einfach und in wenigen Schritten möglich:

1. Wählen Sie die Einwahlnummer, die der Organisator Ihnen mitgeteilt hat.
2. Sobald Sie aufgefordert werden, geben Sie den Konferenz-Pin-Code ein.
3. Nun kann die Telefonkonferenz beginnen

2. Was benötige ich für eine Telefonkonferenz?
Die Teilnahme an einer Telefonkonferenz ist über ein ganz normales Telefon möglich. Wer sich etwas professioneller aufstellen möchte, greift zu einem Konferenztelefon bzw. zu einer Telefonspinne. Alternativ funktioniert auch die Einwahl über einen Internetanschluss via PC, Laptop oder ein Tablet mit Lautsprecher und Mikro.

3. Was kostet eine Telefonkonferenz?
Die Kosten einer Telefonkonferenz hängen vom jeweiligen Anbieter ab. Während manche Anbieter kostenlose Telefonkonferenzen anbieten, verlangen andere Anbieter im Schnitt zwischen 9-14 Cent pro Minute für die Telefonkonferenz, die jedoch meist vom Organisator bezahlt werden, sodass für die Teilnehmer keine zusätzlichen Kosten entstehen.

4. Wie nennt man eine Telefonkonferenz?
Für Telefonkonferenzen gibt es mehre synonyme Bezeichnungen. Oft verwendet werden auch Begriffe wie Telco, Telefonschaltkonferenz, Audiokonferenz oder Conference Call.

5. Was ist eine Audio-Konferenz?
Eine Audiokonferenz ist ein anderes Wort für Telefonkonferenz, bei der sich mehr als zwei Personen über ein Telefon, eine Konferenzspinne oder mobile Endgeräte wie ein Smartphone oder den Laptop von unterschiedlichen Standorten via Audioübertragung austauschen.

6. Müssen sich alle Telefonkonferenz-Teilnehmer registrieren?
Nein. Im Allgemeinen muss sich nur der Organisator registrieren.

7. Können Teilnehmer auch aus dem Ausland teilnehmen?
Ja, im Allgemeinen ist das möglich. Auch wenn es nur eine deutsche Einwahlnummer gibt, ist diese international von jedem Telefon erreichbar.

8. Wann ist ein professioneller Telefonkonferenz-Anbieter sinnvoll?
Nicht immer ist es notwendig auf einen professionellen Telefonkonferenz Anbieter zu setzen. Gerade für den privaten Bereich mit wenigen Teilnehmern kann auch einfach eine Telefonkonferenz über das Handy gestartet werden.

Für den Business-Bereich sollten Sie jedoch eine professionelle Lösung nutzen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum einen bieten moderne Cloud-Telefonanlagen Telefonkonferenzen in ihrem Funktionsumfang an. Diese eignen sich je nach Anbieter sowohl für eine kleine, mittlere oder große Teilnehmerzahl. Bei der Webex für Placetel Telefonanlage können z.B. bis zu 1.000 Personen an einer Video-oder Audiokonferenz teilnehmen. Geht die Teilnehmerzahl darüber hinaus ist es sinnvoll, auf einen Anbieter zu vertrauen, der sich auf Telefonkonferenzen spezialisiert hat.