Die Art und Weise, wie wir kommunizieren, hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Mit dem Aufkommen von künstlicher Intelligenz eröffnen sich heute völlig neue Möglichkeiten für die Telefonie und den Kundenservice. KI-Telefonanlagen optimieren die Anrufbearbeitung, steigern die Effizienz und verbessern das Kundenerlebnis erheblich. Doch was genau steckt hinter dieser Technologie, welche Vorteile bietet sie und in welchen Bereichen kann sie eingesetzt werden?
KI-Telefonanlage
Alles, was Sie 2025 über KI-Telefonie wissen müssen
Das Wichtigste in Kürze:
- Typisches Einsatzgebiet einer KI-Telefonanlage ist das Call-Center, Arztpraxen & MVZ sowie jedes Unternehmen, das einen telefonischen Kundenservice mit hohem Anrufaufkommen bereitstellt.
- KI-Telefonanlagen optimieren die Anrufbearbeitung durch automatische Sprachverarbeitung, intelligente Anrufweiterleitung und Voicebots, wodurch Unternehmen Zeit und Kosten sparen.
- Der Einsatz von KI-Technologien in Unternehmen steigt kontinuierlich.
Was ist eine KI-Telefonanlage?
Was ist eine KI-Telefonanlage?
Eine KI-Telefonanlage ist eine intelligente, cloud-basierte Telefonielösung, die künstliche Intelligenz (KI) nutzt, um Anrufe effizienter zu verwalten und Kommunikationsprozesse zu optimieren. Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonanlagen kann eine KI-gestützte Lösung so zum Beispiel Anrufe automatisch entgegennehmen, an den richtigen Ansprechpartner weiterleiten oder einfache Anfragen selbstständig beantworten.
Kurzum: Mit einer KI-Telefonanlage können viele repetitive Aufgaben übernommen werden, die bislang dem Menschen vorbehalten waren und menschenähnliche Intelligenz und Fähigkeiten erfordern.
Wie funktioniert eine KI-Telefonanlage?
Wie funktioniert eine KI Telefonanlage?
Die Funktionsweise einer KI Telefonanlage basiert auf mehreren intelligenten Technologien, die zusammenarbeiten, um die Anliegen der Anrufer zu verstehen, menschenähnliche Gespräche zu simulieren und die Verwaltung zu vereinfachen:
- Spracherkennung und -verarbeitung (NLP): Im Mittelpunkt der KI-Telefonie steht die Spracherkennung und - verarbeitung. Mithilfe von Natural Language Processing (NLP) erkennt die KI Telefonanlage menschliche Sprache in Echtzeit, interpretiert deren Bedeutung und kann auf Anfragen reagieren.
- Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen: Dank KI und maschinellem Lernen können große Datenmengen analysiert werden. So lernt das KI Telefonsystem aus vergangenen Gesprächen und Erfahrungen kontinuierlich sich zu verbessern - ohne spezielle Programmierung. Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto besser können Anfragen bearbeitet werden.
- Cloud-Computing: KI Telefonanlagen sind in der Regel cloudbasiert, wodurch sämtliche Funktionen im Rechenzentrum eines Providers gehostet und über das Internet bereitgestellt werden. Dadurch muss die Telefonanlage weder lokal am Standort installiert, noch gewartet werden. Der Nutzer kann von überall auf das KI System zugreifen und profitiert von einer einfachen Einrichtung.
Welche Vorteile bietet eine KI-Telefonanlage?
Welche Vorteile bietet eine KI-Telefonanlage?
Eine KI Telefonanlage bietet Nutzern vor allem vier wichtige Vorteile:
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Steigerung der Effizienz
Einer der größten Vorteile von KI-basierten Systemen ist die Automatisierung zahlreicher Kommunikationsprozesse und die 24/7-Verfügbarkeit. So können Anfragen dank automatischer Anrufverteilung und intelligenter Routing-Algorithmen rund um die Uhr bearbeitet und Antwortzeiten verkürzt werden. Werden KI-Telefonassistenten bzw. Voicebots eingesetzt, können diese selbständig häufige Fragen von Kunden beantworten, wodurch die Effizienz deutlich gesteigert und der Arbeitsaufwand für das Personal reduziert wird. So bleibt für die Mitarbeiter mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.
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Kosteneinsparungen
Cloudbasierte KI-Telefonanlagen reduzieren die Notwendigkeit teurer Hardware und Personalressourcen. Dadurch, dass sie rund um die Uhr einsatzfähig sind und keine Pausen benötigen, können sie viele repetitive Aufgaben übernehmen und das Personal entlasten. Weitere Kosten können zudem für die Wartung und Reparatur eingespart werden.
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Bessere Kundenerfahrung
Durch natürliche Sprachverarbeitung (NLP) sind KI-Systeme häufig auch in der Lage, Anfragen selbstständig zu beantworten. Der Wegfall von Wartezeiten kann wiederum zur Steigerung der Kundenzufriedenheit führen. Darüber hinaus ist es durch die Integration von CRM-Systemen auch möglich, auf verschiedene Kundendaten zuzugreifen und eine bestmögliche Beratung oder eine Weiterleitung an den richtigen Ansprechpartner zu ermöglichen.
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Flexibilität und Skalierbarkeit
Positiv bei einer Telefonanlage aus der Cloud ist zudem, dass Unternehmen ihre Telefoninfrastruktur je nach Bedarf erweitern oder anpassen können. So können neue Mitarbeiter oder Rufnummern ganz einfach online hinzugebucht oder auf Wunsch auch wieder deaktiviert werden.
Für wen eignet sich eine KI-basierte Telefonanlage?
Für wen eignet sich eine KI-basierte Telefonanlage?
Eine KI-Telefonanlage eignet sich grundsätzlich für alle Unternehmen, die einen telefonischen Kundenservice mit hohen Anrufaufkommen betreiben, ihre Erreichbarkeit steigern und ihr Team entlasten möchten. Besonders beliebt ist der Einsatz in Call-Centern, Arztpraxen und Medizinischen Versorgungszentren.
Einsatzmöglichkeiten von KI Telefonanlagen
Immer mehr Unternehmen sehen KI als Chance für das eigene Unternehmen. Entsprechend ist auch eine Steigerung derjenigen, die KI-Anwendungen einsetzen, zu verzeichnen. Bereits 2023 setzen 600.000 Unternehmen in Deutschland Künstliche Intelligenz für verschiedene Zwecke ein.1 63% gaben an, Künstliche Intelligenz im Kundenservice zu nutzen.2
Die Anwendungsbereiche der KI-Telefonie sind dabei vielseitig und beschränken sich keineswegs nur auf Call-Center. Im Folgenden haben wir Ihnen einige wichtige Einsatzmöglichkeiten zusammengefasst:
1. Unterstützung im Kundenservice
KI im Kundenservice hilft durch die automatische Bearbeitung wiederkehrender Kundenanfragen und die Weiterleitung von komplexeren Anliegen an den richtigen Ansprechpartner dabei, das hohe Anrufaufkommen zu bewältigen und Mitarbeiter zu entlasten. Durch den Einsatz von KI-Telefonassistenten sind Unternehmen auf Wunsch rund um die Uhr für Interessenten oder Kunden erreichbar, ohne dass dafür menschliches Personal benötigt wird.
2. Optimierung des Vertriebs
Der Einsatz von KI-Telefonie kann den Vertrieb erheblich optimieren, indem sie automatisierte Anrufe durchführt, selbstständig Termine für Verkaufsgespräche koordiniert oder Gespräche zusammenfasst. Darüber hinaus können KI-basierte Systeme dafür genutzt werden, Daten über jedes Gespräch zu sammeln und die Informationen in Echtzeit zu analysieren. Die Verwaltung von ausgehenden Anrufen für die Lead-Qualifzierung kann bislang jedoch erst von wenigen KI Telefonanlagen umgesetzt werden.
3. Entlastung von Praxisteams
Ein weiteres beliebtes Einsatzgebiet von KI Telefonanlagen stellt das Gesundheitswesen dar. Egal ob Ärzte, Kliniken oder Medizinische Versorgungszentren: Dank automatisierter Terminvereinbarungen, der Vorqualifizierung und Verschriftlichung von Anliegen oder der Annahme von eingehenden Anrufen kann eine hohe Zeitersparnis und die Entlastung des Praxisteams erreicht werden.
4. Vereinfachung der internen Unternehmenskommunikation
Aber nicht nur für den externen Kundenservice stellen KI Systeme eine große Hilfe dar. Auch in der internen Kommunikation können sie Mitarbeiter bei einer effizienten Kommunikation unterstützen. Automatisierte Terminplanungen, Sprachübersetzungen in Echtzeit oder die Erstellung von Action Points nach Meetings sorgen für eine bessere Zusammenarbeit im Team.
Wichtige Funktionen von KI-Telefonanlagen
Wichtige Funktionen von
KI Telefonanlagen
Der Einsatz einer KI Telefonanlage ermöglicht eine Reihe von Funktionen, die die Kommunikation deutlich komfortabler gestalten. Die KI-Funktionen variieren jedoch von Telefonanlage zu Telefonanlage, weshalb Sie sich vor Ihrer Auswahl überlegen sollten, welche Funktionen unverzichtbar für Ihr Unternehmen sind.
- Automatisierte 24/7 Anfragebearbeitung
- Sofortige Antworten auf häufige Fragen
- Eigenständige Annahme von Anrufen
- Verwaltung von ausgehenden Anrufen
- Organisation von Rückrufen
- Vorqualifizierung von Anrufen
- Weiterleitung an richtigen Ansprechpartner
- Automatisierte Terminplanung
- Fortschrittliche Analysen der AI Agents
- Echtzeit-Übersetzungen
- Transkription von Anrufen / Meetings
- Gesprächszusammenfassung
- Integration in verschiedene CRM-Systeme
Welche KI-Funktionen bietet Plactel?
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Echtzeit-Transkription & Übersetzungen: Der AI Assistant von Webex für Placetel kann die Inhalte in Meetings einfach verschriftlichen und Nachrichten, die Sie nicht verstehen, ganz einfach übersetzen.
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Zusammenfassungen von Gesprächen: Alle wichtigen Infos samt Aufgaben, die aus dem Meeting entstanden sind, werden für Sie von der KI zusammengefasst. So können Sie sich ganz auf das Gespräch konzentrieren und müssen keine Notizen mehr anfertigen.
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Automatische Gestenerkennung: Die KI erkennt ganz einfach die Handbewegungen der Teilnehmer und wandelt diese in entsprechende Reaktionen bzw. Emojis um.
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Background Noise Reduction: Egal ob Haushaltsgeräte im Homeoffice, Straßenlärm oder sprechende Kollegen im Büro: Die Placetel-Telefonanlage filtert alle störenden Hintergrundgeräusche automatisch heraus.
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People Focus & Immersive Share: Passt den Bildausschnitt automatisch an, sodass sprechende Personen immer in den Mittelpunkt bzw. der Moderator vor eine Präsentation eingebunden werden kann.
👉 In Zukunft wird Placetel weitere KI-Funktionen implementieren. Coming soon: Voicebot & AI Receptionist.
Fazit & Ausblick
Fazit
KI-Telefonanlagen revolutionieren die Unternehmenskommunikation durch Automatisierung, Effizienzsteigerung und verbesserten Kundenservice. Unternehmen, die auf diese Technologie setzen, profitieren von geringeren Kosten, besseren Workflows und einer höheren Kundenzufriedenheit durch geringere Wartezeiten und eine verbesserte Erreichbarkeit.
Insgesamt ist bereits seit Jahren eine Nutzungssteigerung von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen zu verzeichnen. Aktuell hat jedes fünfte Unternehmen in Deutschland KI-basierte Systeme im Einsatz, was einer Steigerung um 8 Prozentpunkte zum Vorjahr entspricht.3 Auch Telefonanlagen mit KI-Funktionen werden in den nächsten Jahren enorm an Beliebtheit gewinnen, da sie viele Vorteile speziell im Kundenservice mit sich bringen. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Systeme kann davon ausgegangen werden, dass KI Telefonanlagen in Zukunft noch intelligenter werden, native Integrationen mit CRM-Systemen weiter ausbauen und so noch individueller auf Kundenanfragen reagieren können.
Wer seine Telefoninfrastruktur zukunftssicher gestalten möchte, sollte die Implementierung einer KI-gestützten Lösung deshalb in Betracht ziehen.
