Webkonferenz & Webmeeting

1. Was ist eine Webkonferenz?

1. Was ist eine Webkonferenz?

1.1 Definition

Bei einer Webkonferenz oder einem Online-Meeting handelt es sich um ein virtuelles Treffen, das über das Internet organisiert und durchgeführt wird. Die Teilnehmer befinden sich dabei an räumlich voneinander entfernten Orten und nehmen mithilfe entsprechender Endgeräte sowie passender Software online am Webmeeting teil.

Im Rahmen einer Webkonferenz werden nicht nur in Echtzeit Audio- und Videosignale zwischen zwei oder mehr Standorten übertragen, sondern auf Wunsch können auch Dokumente, Bilder, Tabellen oder sogar der ganze Bildschirm mit den Konferenzteilnehmern geteilt werden. Möglich wird dies durch integrierte Funktionen wie File & Screen-Sharing.

An einem Online Meeting können theoretisch beliebig viele Personen teilnehmen. In der Praxis hängt die maximale Teilnehmerzahl allerdings vom jeweiligen Anbieter bzw. dem gewählten Abo-Modell ab. In den meisten Fällen nehmen zwischen 3 und 10 Personen an einer virtuellen Konferenz teil. Das unterscheidet eine Webkonferenz unter anderem von einem Webinar, das sich meist an ein größeres Publikum richtet. An Webinaren bzw. Online-Schulungen nehmen daher nicht selten einige hundert Personen teil. Während bei Webinaren der Fokus auf der Vermittlung von Wissen liegt und die meiste Zeit nur der Moderator spricht, sind Webkonferenzen interaktiver aufgebaut.

Bei virtuellen Meetings steht vielmehr der Austausch von Informationen im Vordergrund. Die einzelnen Teilnehmer sollen nicht nur zuhören, sondern auch mitreden können. Zwar gibt es auch bei Online-Meetings die Rolle eines Moderators, dennoch liegt der Fokus hier ganz klar auf gemeinsamem Austausch, Interaktion und gezielter Zusammenarbeit.

1.2 Weitere begriffliche Abgrenzungen

• Telefonkonferenzen: Während es früher ausschließlich die Möglichkeit von Telefonkonferenzen gab, stehen im digitalen Zeitalter zahlreiche alternative Lösungen zur Verfügung, um ein standortunabhängiges Meeting durchzuführen.

• Telefonkonferenzsysteme: Reine Telefonkonferenzen hatten bzw. haben noch immer den Nachteil, dass sie keine Übertragung von Video, Dokumenten oder anderen Dateien ermöglichen. Moderne Telefonkonferenz-Systeme hingegen verfügen zusätzlich auch über die Möglichkeit, Videobild zu übertragen. Solche Systeme basieren in der Regel auf IP-Telefonie bzw. VoIP-Technologie. Das bedeutet, dass kein herkömmlicher Telefonanschluss mehr notwendig ist, sondern Telefonkonferenzen über eine Internetverbindung durchgeführt werden.

• Video-Telefonie & Video-Chat: Neben professionellen B2B-Videotelefonie-Systemen gibt es zahlreiche weitere Lösungen, die Videotelefonie und Video-Chat bieten. Anwendungen wie Skype, WhatsApp oder Facebook ermöglichen Video-Chat für jedermann. Sogar Gruppen-Chats mit wenigen Teilnehmern sind kostenlos möglich. Professionelle Lösungen wie Skype for Business, GoToMeeting und Hangouts Chat erweitern dieses Spektrum zusätzlich, indem sie über die bloße Video-Chat-Funktion hinausgehen.

1.3 Unterschied zwischen Webkonferenz und Videokonferenz

Die Begriffe Video- und Webkonferenz werden oftmals synonym verwendet und in der Tat überschneiden sich die beiden Bereiche immer mehr durch die Weiterentwicklung der Webtechnologien. Bei beiden Formaten werden Bild und – Tonsignale in Echtzeit übertragen.

Im Gegensatz zur Videokonferenz stehen bei der Webkonferenz allerdings nicht die Übertragung von Live-Video-Streams der Teilnehmenden im Mittelpunkt, sondern vielmehr die Nutzung verschiedener Funktionen wie z.B. Instant Messaging (Chatfunktion) oder das Teilen von Daten (Desktop- & File-Sharing). Weitere Unterschiede machen sich beim Hardware-Einsatz bemerkbar. Während bei der Videokonferenz spezialisierte Hardware (z.B. Raumsysteme, Settop-Lösungen oder Desktop-Systeme) zum Einsatz kommen und so für eine hohe Bild-und Tonqualität sorgen, spielt die Hardware bei Webkonferenzen eher eine untergeordnete Rolle. Hier steht die Nutzung des virtuellen Meetings auf verschiedenen Endgeräten (PC, Laptop, Smartphone, Tablet) sowie die einfache Installation im Vordergrund.

2. Wichtige Funktionen von Webkonferenzen

2. Funktionen von Webkonferenzen

Im Folgenden wollen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen von Webkonferenzen aufzeigen:

Screen-Sharing

Beim Screen-Sharing bzw. der Bildschirmübertragung können die Teilnehmer einer Web Konferenz den Bildschirm eines anderen Teilnehmers sehen bzw. das, was dieser darauf gerade macht. Das kann das Teilen einer PowerPoint-Präsentation sein oder das Navigieren im Browserfenster.

File-Sharing

Mit der Funktion File-Sharing können Dateien ganz einfach mit anderen Usern geteilt werden. Nach erfolgter Anwendungsfreigabe kann so auf Programme und Dokumente eines anderen Teilnehmers interaktiv zugegriffen werden, ohne dass diese auf deren Rechnern installiert sein müssen. File-Sharing ist vor allem dann hilfreich, wenn ein Dokument von mehreren Nutzern gemeinsam erstellt oder bearbeitet werden soll.

Whiteboard

Eine beliebte Funktion von Webconferencing ist das Whiteboard. Auf diesem können Teilnehmer Notizen machen oder Skizzen und Zeichnungen anfertigen. Dieses visuelle Hilfsmittel eignet sich bestens, um einfache Entwürfe und Designs zu zeichnen oder wichtige Punkte eines Virtual Meetings für alle ersichtlich festzuhalten. In der Nachbereitung eines Online-Meetings können die Informationen, die sich auf dem Whiteboard befinden, gespeichert und bequem mit der Gruppe geteilt werden.

Chat

Die gängigsten Anwendungen für Webkonferenzen verfügen über eine entsprechende Chatfunktion. Durch Instant Messaging haben die Teilnehmer die Möglichkeit sich untereinander auszutauschen, ohne dass die Konferenz dadurch unterbrochen wird. Nachrichten können dabei wahlweise an ausgewählte Teilnehmer oder an die ganze Gruppe geschickt werden.

Audio & Video

Die Übertragung von Bild und Ton gehört ebenfalls zu den standardmäßigen Funktionen einer modernen Webkonferenz. Allerdings benötigt das Senden und Empfangen von Videosignalen hohe Übertragungsraten und damit eine möglichst breitbandige Internetverbindung. Aus diesem Grund wird bei Webkonferenzen oftmals auf ein Videobild verzichtet und lediglich die Audiofunktion und die Bildschirmübertragung verwendet.

Viele Tools beherrschen zwar eine Videoübertragung in HD, dennoch sollte beachtet werden, dass Webkonferenzen meistens eine schlechtere Übertragungsqualität liefern als professionelle Videokonferenzsysteme. Unternehmen, die ihren Kunden und Geschäftspartnern hochwertige virtuelle Konferenzen anbieten wollen, sollten deshalb über eine professionelle Videokonferenz-Lösung nachdenken.

Weitere Funktionen

• Markierungs- und Zeichenwerkzeuge
• Übertragung von Maus- und Tastaturkontrolle (Remote-Desktop)
• Aufzeichnung
• Protokollfunktion

3. Vorteile von Webkonferenzen

3. Vorteile von Webkonferenzen

Ein direkter und persönlicher Kontakt zu Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten und Mitarbeitern ist für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. In einer zunehmend globalisierten und digitalisierten Welt bieten virtuelle Meetings eine praktische Lösung, um diesen persönlichen Kontakt zu ermöglichen, ohne dass ein Meeting vor Ort notwendig ist. Darüber hinaus eröffnen Webkonferenzen neue Formen der digitalen Zusammenarbeit und virtuellen Interaktion. Welche Vorteile Online-Meetings noch haben, erfahren Sie nachfolgend:

Kosten sparen

Webmeetings sind für Unternehmen unter anderem deshalb interessant, weil sie teure Dienstreisen ersetzen und auf diese Weise Kosten senken. Wo Mitarbeiter früher unzählige Stunden in Autos, Zügen oder Flugzeugen verbracht haben, setzen sich Webkonferenzen heutzutage immer mehr durch. Unproduktiv verbrachte Arbeitszeit gehört damit der Vergangenheit an, denn wichtige Termine lassen sich nun bequem online abhalten.

Standortunabhängig zusammenarbeiten

In diesem Zusammenhang spielt auch der Faktor Ortsunabhängigkeit eine wichtige Rolle. Mitarbeiter müssen sich nicht länger an einem bestimmten Standort befinden, um mit Kollegen oder Kunden in Kontakt zu treten. Online Meetings sind immer und überall möglich. Wichtige Fragen können jederzeit und direkt besprochen werden. Bei Bedarf kann sogar gemeinsam an Dokumenten oder Entwürfen gearbeitet werden, ganz egal wo man sich gerade befindet.

Abläufe effizienter gestalten

Webkonferenzen sind denkbar einfach zu organisieren. Nur wenige Mausklicks sind notwendig, um an einem virtuellen Meeting teilzunehmen. Damit sinkt auch die Hemmnis, sich flexibel mit Kollegen auszutauschen. Komplizierte Telefonate oder lange E-Mails sind von nun an nicht mehr notwendig. Jeder bringt Know-how dort ein, wo es nötig ist – in Echtzeit und ohne Zeitverluste. Das macht die Arbeit in Teams besonders effizient und erhöht somit die Produktivität Ihres Unternehmens.

Plattformunabhängig an Meetings teilnehmen

Um an einer virtuellen Konferenz teilzunehmen, wird kein kompliziertes Setup benötigt – nicht einmal ein PC oder Laptop. Teilnehmer können sich flexibel mit dem Tablet oder vom Smartphone aus einwählen. Auch IP-Telefone mit Kameramodul erlauben es, mit einem stationären Telefon an Webkonferenzen teilzunehmen. Auf diese Weise können auch Personen dem Meeting beitreten, die gerade unterwegs oder Zuhause sind. Spezielles Fachwissen einzelner Personen kann somit jederzeit und plattformungebunden in ein Meeting eingebracht werden.
Aus diesem Grund sollte bei der Auswahl eines Webkonferenz-Anbieters darauf geachtet werden, dass die Anwendung auf unterschiedlichen Betriebssystemen (z.B. Android, iOS, Windows Phone usw.) läuft.

4. Anwendungsbeispiele - So kann man Webkonferenzen einsetzen

4. Anwendungsbeispiele - So kann man Webkonferenzen einsetzen

Das gemeinsame Betrachten von Präsentationen oder Bearbeiten von Dokumenten steht bei virtuellen Meetings klar im Vordergrund. Es geht um effiziente Zusammenarbeit in Teams und den gezielten Austausch von Informationen. Menschen tauschen sich täglich online über E-Mails aus – weshalb sollten Besprechungen und Meetings also nicht auch im virtuellen Raum stattfinden?

Wir stellen die vier gängigsten Anwendungsbereiche von Webkonferenzen vor:

4.1 Online-Meetings

Mithilfe von Webkonferenzen können Kundenmeetings, interne Projektmeetings, Freigaberunden für Budgets, Bewerbungsgespräche und eine Vielzahl anderer Besprechungstypen ortsungebunden und effizient durchgeführt werden. Virtuelle Meetings können auch kurzfristig einberufen werden. So können zentrale Entscheidungsträger spontan an Meetings teilnehmen, auch wenn diese gerade im Homeoffice oder auf Dienstreise sind.

Bei Briefings oder wichtigen Abstimmungen mit Geschäftspartnern oder externen Dienstleistern entstehen keine Zeitverzögerungen oder unnötigen Reisekosten mehr. Die Teilnahme ist bequem vom eigenen Arbeitsplatz aus oder über mobile Devices möglich – optimal für schnelllebige Branchen wie Projektmanagement, Werbung, Architektur oder (Web-)Design. Dank unmittelbarer Interaktion mit den anderen Teilnehmern entsteht eine reale Konferenzsituation.

4.2 Präsentationen und Bildschirmübertragung

Wenn aufgrund der Entfernung oder aus zeitlichen Gründen kein persönliches Treffen stattfinden kann, sind virtuelle Meetings eine beliebte Alternative. Vor allem bei der Vorstellung von Präsentationen haben Webkonferenzen einen großen Vorteil gegenüber Telefonkonferenzen. So können die Teilnehmer die Inhalte des Moderators auf ihren eigenen Bildschirmen verfolgen. Alternativ leitet der Moderator der Webkonferenz durch die Sitzung und wechselt währenddessen flexibel zwischen den Bildschirmen jener Teilnehmer, die gerade präsentieren. Auf diese Weise entstehen lebendiger Austausch und echte Interaktion.

4.3 Produktschulungen

Dank der Ortsunabhängigkeit, die Online-Konferenzen bieten, können Unternehmen, die über viele Standorte verfügen, Mitarbeiterschulungen bequem über das Internet abhalten. Selbst Kundenschulungen oder On-Boardings sind dank Webkonferenzen problemlos realisierbar und damit effizienter und kostengünstiger durchführbar.

4.4 Online-Seminare

Webkonferenzen in Form von Webinaren können zudem als zusätzliches Marketinginstrument zur Kundengewinnung oder Bindung von bestehenden Kunden genutzt werden.

5. Wie eine Webkonferenz funktioniert

5. So funktioniert eine Webkonferenz: Das sind die notwendigen Schritte

Bei Webkonferenzen steht eine einfache und intuitive Funktionsweise im Vordergrund. Selbst unerfahrene Personen sind in der Lage, sich rasch in ein Virtual Meeting einzuloggen und die unterschiedlichen Funktionen effektiv zu nutzen.

1. Webkonferenz starten

Ehe Personen zu einem Webmeeting eingeladen werden können, muss der Organisator oder Moderator das Meeting erstellen bzw. einen Meetingraum öffnen – dies geschieht mittels Webkonferenz-Software.

2. Einladung und Zugangsdaten verschicken

Nun werden die Gesprächspartner per E-Mail eingeladen. Teilnehmer erhalten auf diese Weise ihre individuellen Zugangsdaten (Weblink und Zugangscode bzw. Einwahl-PIN), mit welchem sie am Tag der Konferenz dem Meeting beitreten können. Die Einladung sollte neben Termin und Zugangsdaten auch Dauer, Thema und Agenda beinhalten.

3. Webkonferenz beitreten

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen, benötigt man ein internetfähiges Endgerät sowie die Zugangsdaten. Über den Weblink in der Einladung gelangen die Teilnehmer zum browserbasierten Meetingraum und können diesem beitreten. Für eine einfache Teilnahme am Webmeeting ist keine spezielle Softwareinstallation nötig. Nur bei einzelnen Anbietern muss ein passender Client installiert werden. In der Regel benötigt somit lediglich der Organisator oder Moderator eine entsprechende Webkonferenz-Software, um das Setup einzurichten und den virtuellen Meetingraum zur Verfügung stellen zu können.

6. Anbieterübersicht

6. Anbieterübersicht

Das Feld der möglichen Anwendungen von virtuellen Konferenzen ist groß. Aus diesem Grund gibt es auch eine Vielzahl von Anbietern mit unterschiedlichen Stärken und Schwächen in diesem Bereich. Webkonferenzen werden oftmals auch als Teil einer Groupware - Lösung angeboten.

Um als Unternehmen den bestmöglichen Anbieter für Online Meetings zu finden, sollten zunächst die eigenen Anforderungen an ein Tool definiert werden. Erst anschließend geht es an die Anbieter-Auswahl. Nachfolgend unsere kompakte Übersicht über die wichtigsten Anbieter von Web Konferenzen.

Mikogo

Der deutsche Anbieter Mikogo bietet Web Meetings über einen browserbasierten HTML Viewer für bis zu 25 Teilnehmer an und findet somit vollständig webbasiert und plattformübergreifend statt.

Funktionen:

• Meetingplaner
• Application-Sharing
• Dateiübertragung
• Chat
• Interaktives Whiteboard
• Aufzeichnungsfunktion
• Audio und Video
• Remote-Zugriff auf Tastatur und Maus

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Talkyoo

Der Anbieter talkyoo ermöglicht Webkonferenzen für bis zu 100 Teilnehmer und punktet durch seinen Serverstandort in Deutschland. Um einem virtuellen Meeting beizutreten, ist keine eigene Software-Installation erforderlich.

Funktionen:

• Desktop-Sharing
• Application-Sharing
• Chatfunktion
• Dateitransfer
• Video
• Whiteboard

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Cisco Webex

Cisco gilt im Bereich Online-Meeting-Lösungen als weltweiter Marktführer.

Jeden Monat vertrauen bereits 130 Millionen Nutzer auf Webex. Dank verschiedener Preismodelle sind mit Webex Meetings Videokonferenzen für bis zu tausende Teilnehmer möglich.


Funktionen:

• File- Application und Desktop-Sharing
• Interaktives Whiteboard
• Chat
• HD-Videokonferenz
• Integrierte Audiokonferenz
• Persönlicher Meetingraum
• Aufzeichnungsfunktion

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Placetel

Placetel ist seit 2018 Teil von Cisco und bietet neben den klassischen Telefonanlagen-Funktionen zusätzlich umfassende Unified Communications- und Collaboration und integrierte Call-Center Funktionen, gebündelt in einer einzigen Anwendung.

Webkonferenzen sind beim Produkt Webex für Placetel Suite mit bis zu 1000 Teilnehmern möglich. Sämtliche Funktionen lassen sich auf den verschiedensten IP-Endgeräten wie z.B. dem Smartphone (Android- und iOS Geräte), Tablet oder Laptop in vollem Umfang nutzen. Placetel kann 30 Tage kostenlos getestet werden.

Funktionen

• Screen-& Filesharing
• Webex Whiteboard
• Chat
• Videokonferenzen in HD
• Persönlicher Konferenzraum
• Umfangreiche Telefonie-Funktionen (z.B. Weiterleitungen, Voicemail, BLF u.v.m.)
• Call-Center (Warteschlangen, ACD, Barge-In, Call Back, Live-Monitoring)

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GoToMeeting

GoToMeeting gehört zu den größten und bekanntesten Providern von Webconferencing Tools. Variable Abo-Modelle ermöglichen virtuelle Meetings für 10 bis 250 Teilnehmer. GoToMeeting kann 14 Tage kostenlos für bis zu 50 Teilnehmer getestet werden.

Funktionen:

• Meeting-Planer
• Audio und Video
• Bildschirmübertragung
• Zeichenwerkzeuge
• Übertragung von Maus- und Tastatursteuerung
• Virtuelles Whiteboard

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Fastviewer

Fastviewer gilt als echtes Multitalent im Bereich Webkonferenzen und bietet alle wichtigen Funktionen. Bis zu 100 Gesprächspartner haben die Möglichkeit an einer Sitzung teilzunehmen und gemeinsam Dokumente zu bearbeiten.

Funktionen:

• Chat
• Video
• Telefonkonferenz
• Meeting-Planer
• Applikationsauswahl
• Interaktives Whiteboard
• File-Sharing
• Multiscreen-Funktion
• Aufzeichnungsfunktion

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MeetGreen

Klein aber fein präsentiert sich der Anbieter MeetGreen. Web Konferenzen für bis zu 35 Teilnehmer sind mit dem rein browserbasierten Tool möglich. Zudem ist der Name Programm: Bei den kostenpflichtigen Abo-Modellen fließen monatlich 1 Euro als Spende an ausgewählte Umweltprojekte.

Funktionen:

• Telefon- oder Webkonferenz
• Desktop-Sharing
• Chatfunktion

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Zoom

Zoom gilt als echter Profi unter den Anbietern für virtuelle Konferenzen und bietet Kunden unterschiedliche Preispläne. In der kostenlosen Version können bis zu 100 Personen an Online-Meetings teilnehmen, in den kostenpflichtigen Abos sogar bis zu 1.000 Teilnehmer.

Funktionen:

• HD-Audio und -Video
• Bildschirmfreigabe
• Aufzeichnungs- und Protokollfunktion
• Chat
• Tastatur-/Maussteuerung
• Whiteboard
• Multishare

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Meetyoo

Das Berliner Unternehmen Meetyoo bietet günstige Preismodelle für bis zu 50 Konferenzteilnehmer. Voraussetzung für die Teilnahme ist ein internetfähiges Endgerät.

Funktionen:

• File-Sharing
• Bildschirmfreigabe
• Chat
• Aufzeichnung
• Teilnehmer- und Konferenzsteuerung
• Telefoneinwahl

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7. Fazit

7. Fazit: Das ist der optimale Webkonferenz-Anbieter für Sie

Suchen Sie eine günstige Lösung für ein kleines Team, dann sind Mikogo, MeetGreen oder Meetyoo eine gute Wahl für Sie. Allerdings ist die maximale Anzahl an Teilnehmern bei den Tools Mikogo und Meetyoo auf 25 bzw. 35 Personen begrenzt.

Die Anbieter FastViewer und Talkyoo bieten ihren Kunden ebenfalls attraktive Abo-Modelle, ermöglichen jedoch umfangreichere Online-Meetings für bis zu 100 Teilnehmer.

Haben Sie ein größeres Unternehmen und möchten langfristig auch andere Collaboration-Funktionen in Ihr Unternehmen integrieren, dann sind Cisco Webex, Webex für Placetel, Zoom oder GoToMeeting die richtige Wahl. Mit diesen Tools können je nach Abo-Variante tausende Teilnehmer an virtuellen Konferenzen teilnehmen. Ein großer Vorteil: Placetel liefert bei Bedarf auch gleich die nötigen Hardware-Komponenten für ausgezeichnete Ton- und Bildqualität mit. Schauen Sie gerne einmal in unserem Endgeräte-Shop vorbei.

8. Weiterführende Links

8. Weiterführende Links

• Die besten Web-Konferenz-Lösungen im Test
• Zoom vs. Webex – Der ultimative Vergleich 2024
• Webex vs. Skype Vergleich
• Sichere Alternativen zu Zoom
• Videokonferenzsysteme
• 12 goldene Regeln für Online-Meetings
• Was ist Telepresence?