Wechsel in die Cloud

1. Was spricht für einen Wechsel in die Cloud?

1. Was spricht für einen Wechsel in die Cloud?

Was eine Cloud-Telefonanlage genau ist und von welchen Vorteilen Sie bei einem Wechsel profitieren können, erfahren Sie in unserem Telefonanlagen-Handbuch. Die wichtigsten Gründe für einen Wechsel haben wir Ihnen im Folgenden kurz zusammengefasst:

• Kostenersparnisse von bis zu 50% gegenüber herkömmlichen ISDN-Telefonanlagen
• Ortsunabhängigkeit: Bleiben Sie überall unter einer Rufnummer erreichbar und binden Sie ganz einfach weitere nationale und internationale Standorte an.
• Wartungsaufwand entfällt
• Cloud-Technologie ist die Zukunft: Der Cloud-Einsatz erreichte 2019 ein Rekordhoch
• Größtmögliche Flexibilität: Jederzeit neue Rufnummern hinzubuchen oder wieder abbestellen.
• Riesiger Funktionsumfang von meist über 150 Funktionen.
• Extrem hohe Verfügbarkeit: Lösungen eines Cloud-Providers werden meist redundant in mehreren Rechenzentren gehostet.

2. Voraussetzungen: Was wird für den Wechsel benötigt?

2. Voraussetzungen: Was wird für den Wechsel benötigt?

1. Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite

Im Gegensatz zur herkömmlichen ISDN-Telefonie, ist bei der IP-Telefonie kein Telefonanschluss mehr erforderlich. Für eine Cloud-Telefonanlage ist lediglich ein Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite notwendig. Wie viel Bandbreite letztendlich benötigt wird, hängt vom individuellen Nutzungsverhalten und der Mitarbeiteranzahl eines Unternehmens ab. Zudem spielt die Frage, ob es eine separate Internetleitung für den Sprach- und eine für den restlichen Internetverkehr gibt, eine große Rolle.

Als Richtwert gelten 100 kbit/s pro Sprachkanal (in Up- und Downloadrichtung), um eine gute Sprachqualität sicherzustellen. Tendenziell raten wir dazu, eher einen höheren Tarif zu wählen und nicht nur auf die erforderliche Mindestbandbreite zu setzen. An dieser Stelle ist es nämlich wichtig zu wissen, dass es sich bei den Geschwindigkeitswerten der DSL-Anbieter immer um „Bis-zu-Werte“ handelt, die in der Realität jedoch häufig deutlich niedriger ausfallen.

Wie Sie die benötigte Bandbreite berechnen und was wir für empfehlenswert halten, erfahren Sie in unserem VoIP-Bandbreiten-Ratgeber.

2. IP-fähige Endgeräte zum Telefonieren

Möchten Sie über ein Tischtelefon, ein DECT-Telefon oder doch lieber nur über den Computer oder per Smartphone telefonieren?

Für eine Cloud-Telefonanlage müssen Sie sich nicht zwingend neue SIP-Telefone anschaffen, Sie brauchen lediglich IP-fähige Endgeräte. Wer Geld sparen möchte, kann also auch zum Computer oder zum Smartphone greifen und diese in die VoIP-Telefonanlage einbinden. Die Nutzung des PCs oder Smartphones erfolgt über ein sogenanntes Softphone, das häufig kostenlos im Internet downgeloadet werden kann. Vor allem für Firmen, die Außendienstmitarbeiter im Einsatz haben oder deren Mitarbeiter häufig im Home-Office arbeiten, bieten Softphones eine hervorragende Alternative zu herkömmlichen Telefonen, da sie so auch unterwegs überall über ihren Laptop oder das Smartphone erreichbar bleiben.

Falls Sie sowieso vorhatten, einige oder alle Arbeitsplätze nach dem Wechsel auf eine Cloud-Telefonanlage mit neuen IP-Telefonen auszustatten, empfehlen wir für Unternehmen Endgeräte der Hersteller Cisco, Snom und Yealink.

Sollten Sie bereits über analoge- oder ISDN-Telefone in Ihrem Unternehmen verfügen, müssen Sie diese nach dem Umstieg auf die IP-Telefonie nicht direkt durch IP-Telefone ersetzen. Dank eines entsprechenden Analog-Telefon-Adapters (ATA) oder ISDN-Telefon-Adapters (ITA) können Sie auch herkömmliche Geräte für die VoIP-Telefonie weiterverwenden.

3. Rufnummern

Wenn Sie zu einem neuen Anbieter wechseln, müssen Sie sich darüber Gedanken machen, ob Sie Ihre bisherigen Rufnummern behalten oder neue bestellen möchten. Vielleicht ja auch eine Kombination aus beidem? Eine Rufnummernportierung ist bei vielen Anbietern kostenlos möglich. Erstellen Sie in jedem Fall vor dem Wechsel eine Liste mit sämtlichen Rufnummern, die Sie mitnehmen möchten.

Haben Sie weitere Zweigstellen im Ausland oder denken über eine Expansion nach? Dann stellen Sie sicher, dass beim neuen VoIP-Anbieter sowohl nationale als auch internationale Rufnummern bestellt werden können. Bei der Cloud-Telefonanlage von Placetel können Sie Rufnummern aus 5.200 deutschen Ortsnetzen und internationale Rufnummern aus 40 Ländern bestellen. Überprüfen Sie auf unserer Rufnummern-Seite direkt, ob Ihre Ortsnetzvorwahl verfügbar ist.

4. Ortsnachweis und weitere Dokumente

Für die Vergabe einer Ortsnetzrufnummer schreibt die Bundesnetzagentur eine Adressverifizierung vor. Diese wird mit einem Mietvertrag erbracht. Des Weiteren ist ein Personalausweis sowie je nach Anbieter (wenn dieser sich ausschließlich an Geschäftskunden richtet) ein Gewerbenachweis vorzulegen.

5. Analyse des Preis/-Leistungsverhältnisses

Überprüfen Sie die Kosten und die angebotenen Leistungen verschiedener Anbieter und wählen Sie die Cloud-Telefonanlage, die am besten zu Ihnen passt. Bei der Auswahl sollten Sie auf folgende Punkte achten:

5.1 Kosten pro Nebenstelle oder Mitarbeiter

Die Kosten pro Nebenstelle oder pro Mitarbeiter werden immer monatlich angegeben. Achten Sie darauf, dass Sie hier höchstmögliche Flexibilität haben und wirklich genau die Anzahl der Nebenstellen bzw. Mitarbeiter buchen können, die Sie auch brauchen. Von Tarifen, bei denen man nur Pakete für 3, 5 oder 10 Mitarbeiter buchen kann, würden wir abraten, da Sie sonst mehr zahlen müssen, als Sie eigentlich brauchen.

5.2 Flatrates vs. bezahlt was verbraucht wird

Rechnen Sie einmal in Ruhe durch, was sich für Sie eher rentiert: Eine Flatrate oder die Kosten für die einzelnen Verbindungsentgelte? Auch hier gibt es geringfügige Unterschiede bei den einzelnen Anbietern.

5.3 Funktionsumfang - was ist Ihnen wichtig?

Überlegen Sie sich vorher genau, welche Funktionen Sie auf alle Fälle benötigen. Die meisten Cloud-Telefonanlagen verfügen über einen riesigen Funktionsumfang von über 150 Funktionen wie z.B. zeitbasiertes Routing, IVR, BLF, elektronisches Fax u.v.m. Einige Provider bieten zudem Unified Communications-Features wie z.B. Screen-Sharing, Videokonferenzen in HD, eine Chat-Funktion oder Call-Center Funktionen an.

Wie wichtig sind Ihnen Integrationen? Möchten Sie die Telefonanlage mit verschiedenen Tools (Ihrem CRM, Ihrem Hotelmanagementsystem ect.) verknüpfen? Informieren Sie sich vor dem Wechsel in die Cloud, ob das möglich ist.

5.4 Vertragslaufzeiten

Je nach ausgewähltem Tarif, profitieren Sie bei vielen Anbietern von flexiblen Verträgen, die monatlich gekündigt werden können. So bietet Ihnen Placetel z.B. für seine Cloud-Telefonanlage flexible Vertragslaufzeiten oder günstigere 24-Monatsverträge an.

5.5 Kostenlose Testphase möglich?

Mitunter lassen sich bei der Benutzerfreundlichkeit und den Einstellungsmöglichkeiten enorme Unterschiede bei den einzelnen Anbietern feststellen. Deshalb lohnt es sich in jedem Fall, verschiedene TK-Anlagen einmal zu testen. Bei einigen Cloud-Telefonanlagen ist es möglich, eine kostenlose Testphase in Anspruch zu nehmen. Nutzen Sie diese, um für sich zu entscheiden, welche Telefonanlagen am besten zu Ihnen passt.

3. Drei Rechenbeispiele: Das kostet eine Cloud-Telefonanlage

3. Rechenbeispiele für versch. Unternehmen
Was eine Cloud-Telefonanlage wirklich kostet

4. Checkliste zum Abhaken

4. Checkliste zum Abhaken

1. Internetanschluss mit genügend Bandbreite
2. Hardware abklären
3. Liste mit Rufnummern erstellen
4. Erforderliche Dokumente raussuchen
5. Grundentgelte & Verbindungsentgelte vergleichen
6. Gewünschte Funktionen und Integrationen überprüfen
7. Testphase ausnutzen und Funktionen testen