Inbound-Telefonie

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1. Was ist Inbound-Telefonie?

1. Was ist Inbound-Telefonie?

Mit Inbound wird in der Telefonie die Kommunikationsrichtung eines Anrufs beschrieben. Inbound steht dabei für eingehende Anrufe und meint, dass das Unternehmen vom Kunden kontaktiert bzw. angerufen wird. Das Gegenteil von Inbound ist Outbound, was für ausgehende Anrufe steht. Heute werden Inbound-Calls flächendeckend von Call-Center-Dienstleistern im Auftrag des Unternehmens entgegengenommen (siehe 3).

Inbound Calls sind demnach eingehende Anrufe, die von einer externen Quelle erfolgen.

2. Gründe für einen Inbound-Call

2. Gründe für einen Inbound-Call

Zu den häufigsten Gesprächsinhalten von Inbound-Calls zählen allgemeine Service-Fragen zum Produkt, zur Dienstleistung oder zum Unternehmen, aber auch Beschwerden, Reklamationen und Störungen. Weitere Gründe für einen Inbound-Call sind Bestellannahmen und Terminvereinbarungen.

Inbound Calls haben eine besonders hohe Relevanz, da der Anrufer aus einem bestimmten, für ihn wichtigen Grund Kontakt aufnimmt und demnach ein konkretes Ziel verfolgt. Eine negative Echtzeit-Service-Erfahrung zählt zu den häufigsten Gründen für die plötzliche Ablehnung einer Marke. Eine positive Customer Experience, die z.B. durch geschultes Personal erreicht werden kann, bietet auf der anderen Seite die Chance, Interessenten oder Kunden an die Marke zu binden. Inbound Calls sind deshalb heute, gerade im digitalen Zeitalter, einer der wichtigsten Customer-Service-Touchpoints.

Primärziele in der Übersicht:

• Service-Fragen
• Beschwerden, Reklamationen, Technischer Support
• Terminvereinbarung
• Sales und Bestellannahme

Inbound und Outbound in der Übersicht:

Mit 70% sind Digitale Marketing Kanäle dabei das primäre vorbereitende Medium (“Call Driver”) für einen Inbound Call.

Quelle: Talkative Ltd

3. Inbound Call-Center

3. Inbound Call-Center

Inbound Call-Center nehmen Anrufe von Kunden entgegen. Die Agenten warten quasi darauf, dass die Kunden anrufen und initiieren nicht selbst Telefongespräche:

“The simplest way of defining an inbound call center is to say that they wait for calls to come to them. They are not actively making calls on behalf of their clients. Instead, they react to situations initiated by customers and find ways to resolve those situations accordingly.
With growing customer expectations, many inbound call centers are expected to be available any time of day or night. There’s no predicting when customers will need services, so being able to stay open 24/7 is often a vital part of inbound call center operations.” (Quora- Dhruv Raina)

3.1 Deutschlands 10 größte Call-Center-Betreiber (Stand: 2013)

1. Arvato Bertelsmann
2. Walter Services
3. Sitel
4. SNT Deutschland
5. Avocis Deutschland
6. BUW Holding
7. D+S Communication Center
8. Telegate
9. Tectum Group
10. Bosch Communication Center

Vollständige Liste mit weiterführenden Informationen (Manager Magazin, 2013)
Weiteres Ranking nach Nettoeinkommen/Anzahl der Mitarbeiter (CallCenterProfi.de, 2017)

4. Funktionen für Inbound Calls:

4. Technik/Funktionen für Inbound Calls:

Egal ob Inhouse- oder Outhouse-Callcenter, eingehende Anrufe sind nur schwer von Unternehmen zu planen. Werbeschaltungen, Marketing-Aktionen, Technik-Wartungen und -Updates, lassen zwar, basierend auf Erfahrungswerten, gewisse Prognosen (Forecasts) zu, die Bearbeitung ist aber weiterhin eine der größten Hürden für Call-Center. Wie bereits unter Punkt 1 erwähnt, ist der Inbound-Call einer der wichtigsten Touchpoints in der Customer Experience mit einer Marke. Hier muss alles reibungslos laufen, nicht nur auf inhaltlicher Ebene, sondern auch technisch. Nachfolgend zeigen wir einige häufig genutzte Funktionen für einen erfolgreichen Inbound-Call.

1. IVR

IVR ist die Abkürzung für Interactive Voice Response. IVR ist ein Sprachdialogsystem, mit dem Kunden per Tastenwahl auswählen können, mit welchem Ansprechpartner bzw. mit welcher Abteilung sie verbunden werden wollen. Bei der IVR-Funktion hört der Kunde zunächst eine Ansage mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten. Diese könnten zum Beispiel die 1 für den Support, die 2 für den Vertrieb oder die 3 für das Marketing sein. Der Anrufer entscheidet sich für eine Auswahlmöglichkeit und wählt diese per Tastendruck aus. Anschließend wird er direkt mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden.

2. ACD

Die Call-Center Funktion “ACD” (Automatic Call Distribution oder automatische Anrufverteilung) wird für die Verteilung eingehender Anrufe an eine Agentengruppe verwendet. Bei Supporthotlines, Informationshotlines oder der Produktberatung kommt diese Anwendung häufig zum Einsatz. Auch bei Placetel's Call-Center Funktion ist diese Anwendung auswählbar. Mit der ACD-Funktion haben die Agenten immer einen Überblick über alle Leitungen - und das in Echtzeit. Bei der Anwendung kann ausgewählt werden, ob eingehenden Anrufe nach dem Prinzip des “ersten verfügbaren Agenten” oder nach dem Prinzip des Most-Idle Routings (der am längsten freie Agent) weitergeleitet werden.

3. Anrufgruppen

Bei Inbound-Calls ist es sehr hilfreich, “Anrufgruppen” zu nutzen. Dadurch ist es möglich, eine Rufnummer einer ganzen Abteilung zuzuordnen und alle Anrufe optimal zu verwalten. Wählen Sie den klassischen Gruppenruf aus, klingeln innerhalb einer Abteilung alle Endgeräte der Abteilungsmitarbeiter gleichzeitig. Über die Funktion “Zeitbasiertes Routing” ist es aber auch möglich, hier eine bestimmte Reihenfolge einzurichten. Mit der Pickup-Gruppe können Sie die Flexibilität Ihres Call-Centers deutlich steigern. Diese Anrufgruppe erlaubt es, einen Anruf eines anderen Mitarbeiters einfach anzunehmen, wenn sich dieser zum Beispiel gerade nicht an seinem Platz befindet. Die Hunt-Gruppe verteilt die Anrufe sehr gerecht. Nach dem Prinzip des Most-Idle-Routing bekommt immer der Mitarbeiter den Anruf zugeteilt, der am längsten keinen Anruf angenommen hat.

4. Zeitbasiertes Routing

Das zeitbasierte Routing können Sie auch sehr gut für Anrufgruppen nutzen. So können Sie in der jeweiligen Abteilung eine feste Reihenfolge festlegen, wann es wo in der Gruppe klingeln soll. Dadurch klingelt das Telefon zuerst eine bestimmte Zeit bei Mitarbeiter A. Wenn A innerhalb der vorgegebenen Zeit den Anruf nicht abnimmt, wird der Anruf an Mitarbeiter B weitergeleitet. Das wäre dann ein zeitgesteuerter Routingplan mit einer seriellen Weiterleitung auf bis zu 5 VoIP-Ziele.

5. Skill based Routing

Skill based Routing (SBR) ist eine Funktion innerhalb der Telefonanlage, die Anrufe an den geeignetsten Mitarbeiter und nicht an den nächst freien Mitarbeiter verteilt. Die Mitarbeiter werden anhand ihrer Qualifikationen und Fähigkeiten ausgewählt. Als besondere Fähigkeiten können zum Beispiel besondere Sprachkenntnisse oder die Spezialisierung auf einen bestimmten Fachbereich gelten.

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6. Warteschlange und Wartemusik

In einem großen Call-Center ist die Einrichtung von Warteschlangen meist unerlässlich. Bei Warteschlangen können Sie die maximale Wartezeit definieren. Nach dieser Zeit endet die Warteschlange und der Anrufer wird aus der Warteschlange entfernt, falls kein Agent frei geworden ist. Zudem lässt sich einstellen, wie lange es bei einem Call-Center Mitarbeiter klingeln soll, bevor das Gespräch zum nächsten Agenten weitergeleitet wird. Um die Wartezeit so angenehm wie möglich zu gestalten, ist es außerdem ratsam, individuelle Wartemusik zu verwenden.

7. Voicemail

Die Voicemail ist eine Art moderner Anrufbeantworter, mit dem es möglich ist, Nachrichten elektronisch zu speichern. Die Voicemail-Nachrichten werden als mp3 per E-Mail an Sie zugestellt, sodass Sie die Nachricht jederzeit vom PC aus anhören können.

8. CTI-Client

Mit dem CTI-Client (Computer Telephony Integration) ist es möglich, ein Telefongespräch direkt über den PC zu initiieren. Somit ist die Nutzung eines Telefons nicht mehr länger erforderlich. Die Verwaltung ein- und ausgehender Telefonate kann ganz einfach über Outlook oder ein CRM-System stattfinden. In unserem Ratgeber erfahren Sie mehr über CTI.

Die Cloud-Telefonanlage von Placetel. Bekannt aus diesen Medien.

9. CRM-Integration

Viele virtuelle Telefonanlagen bieten die Möglichkeit, CRM-Systeme einzubinden. Dadurch ist der Call-Center Agent in der Lage, schon vor der Annahme des Telefongesprächs sämtliche Kundendaten auf dem Desktop einzusehen. Das ermöglicht eine bessere Gesprächsvorbereitung. Zudem können mittels der CRM-Integration, Anrufe direkt vom CRM-System aus getätigt werden.

Im Folgenden sehen Sie den Aufbau eines virtuellen Inbound Call-Centers:

5. Rechtliches zu Inbound-Calls:

5. Rechtliches zu Inbound-Calls:

Da der Kunde/Interessent das Unternehmen kontaktiert, gibt es hier ein klares Einverständnis und somit vorerst keinerlei rechtliche Schritte zu beachten.

Jedoch haben viele Unternehmen ein hohes Interesse daran, Kundentelefonate aufzuzeichnen. Das hat vielerlei Gründe. Zum einen erhoffen sich Call-Center durch das Aufzeichnen oder Mitschneiden von Telefonaten eine Verbesserung der Kundenbetreuung zu erreichen. Zum Anderen kann eine Aufzeichnung als Beweissicherung oder als Qualitätskontrolle dienen.

5.1 Rechtslage zur Aufzeichnung von Kundengesprächen

Wer das Gespräch mit einem Kunden jedoch aufzeichnet, muss in Sachen Datenschutz einiges beachten. Bei Nichteinhaltung des Gesetzes kann es sonst schnell ungemütlich werden. So sieht § 201 Abs. 1 Strafgesetzbuch (StGB) eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren oder eine Geldstrafe für denjenigen vor, der “unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt”.

Um das Gesetz nicht zu missachten, ist eine Einwilligung aller am Gespräch Beteiligten zum Gesprächsmitschnitt/ zur Gesprächsaufzeichnung erforderlich. Hierzu zählen sowohl die Kunden als auch die im Unternehmen tätigen Mitarbeiter. Diese Einwilligung kann im Falle des Kunden mündlich oder durch das Auswählen einer Telefontaste zum Beispiel nach einer entsprechende Bandansage eingeholt werden. In Bezug auf die Mitarbeiter muss eine schriftliche Einwilligung vorliegen. Wichtig ist auch, dass die Einwilligung vor Beginn der Aufzeichnung eingeholt und freiwillig gegeben wird. Die Einwilligung muss außerdem jederzeit während des Gespräches widerrufen werden können und die am Gespräch Beteiligten müssen über den Zweck der Gesprächsaufzeichnung informiert werden.

6. Virtuelle Call-Center

6. Virtuelle Call-Center

Ein virtuelles Callcenter ist ein Callcenter, das dank spezieller Software nicht an einen festen Standort gebunden ist. Bei diesem virtuellen Modell sind die Mitarbeiter auch viel flexibler, da sie nicht auf feste Arbeitszeiten angewiesen sind, sondern die Möglichkeit haben, vom Homeoffice aus zu arbeiten. Die Grundlage hierfür legt das Cloud-Computing. Service- oder Berater-Hotlines nutzen häufig virtuelle Callcenter um flexibel agieren zu können und Kosten zu sparen. Um ein virtuelles Call-Center zu nutzen, ist ein Breitband-Internetzugang sowie ein Computer erforderlich. Die Gespräche werden anhand einer automatisierten Anrufverteilung weitergeleitet.

Weiterführende Links:

Outbound Telefonie
Erfolgreich Telefongespräche führen: Mit diesen 12 Tipps klappt’s bestimmt

Sandra Plett – Digital Marketing Specialist

Sandra entdeckte das Schreiben schon früh für sich. Ihre Karriere startete sie als Online-Redakteurin, doch Stück für Stück wurden SEO und Social Media Management zum Mittelpunkt ihrer Arbeit. Heute ist sie für die Bereiche Content und Social Media bei Placetel zuständig. Sie schafft es, komplexe Themen einfach zu erklären und verfasst Artikel, die gern gelesen werden und begeistern.