Als Fax Server wird ein System bezeichnet, das in einer Internet-Cloud-Umgebung oder in einem lokalen Netzwerk installiert ist. Dieses System ermöglicht es mit dem Netzwerk verbundenen Rechnern nach dem Client-Server-Modell Faxe zu empfangen und zu verschicken. Als Fax Server wird sowohl die auf einer Hardware installierte Software als auch die Hardware (zum Beispiel ein PC) selbst bezeichnet.
Fax Server
Definition, Nutzung & Vorteile des Fax Servers
1. Die Funktionsweise eines Fax Servers
1. Die Funktionsweise eines Fax Servers
Mithilfe des Fax Servers ist es möglich, aus beliebigen Endgeräten wie Tablets, PCs oder Smartphones ein Fax zu verschicken. Hierbei benötigt das jeweilige Endgerät keinen eigenen analogen Telefonanschluss, wie es beim herkömmlichen Fax der Fall ist. Stattdessen nutzt zum Beispiel das Smartphone die E-Mail-Software oder ein spezifisches Fax-Programm für das Versenden und Empfangen der Faxe. Der Fax Server nutzt für das Versenden der Faxe an andere Faxgeräte oder Fax Server entweder das Telefonnetz oder das Internet. Beim Faxen per E-Mail wird das Faxdokument als Anhang versendet. Nutzt der Server das Internet als Versandweg, spricht man von einem Online-Fax.
Die auf dem Fax Server installierte Software steuert mit dem Server verbundene, Fax-fähige Modems, integrierte Telefonschnittstellen oder Fax over IP-Schnittstellen an. Der Fax Server konvertiert die von einem Endgerät übermittelten Dokumente in ein Fax-Format. Anschließend versendet er diese über eine seiner Schnittstellen. Vereinfacht ausgedrückt, werden die empfangenen Faxe gespeichert, in ein elektronisches Format übersetzt und dem über das Netzwerk verbundenen Endgerät zugestellt. Je nach Installationsort des Fax Servers kommunizieren die Endanwender entweder über das lokale Netzwerk oder über das Internet mit dem Server.
Möchten oder können Sie keinen eigenen Fax Server betreiben beziehungsweise installieren, so besteht die Möglichkeit, auf Fax-Server-Software von Service-Providern in Form von Cloud-Dienstleistungen zurückzugreifen. In solch einem Fall ist die Software des Fax Servers in einem Cloud-Rechenzentrum installiert. Über das öffentliche Internet haben Sie von beliebigen Orten aus Zugriff auf die Software.
2. Das Versenden von Faxen
2. Das Versenden von Faxen
Ihnen als Nutzer des Fax Servers stehen grundsätzlich verschiedenen Methoden für das Versenden von Faxen zur Verfügung:
- Das Versenden über eine spezielle Fax-Software oder Fax-App
- Das Verschicken der Faxe direkt aus dem E-Mail-Programm heraus (in diesem Fall muss keine spezielle Software auf den Endgeräten installiert werden)
- Die Verwendung eines virtuellen Fax-Printers, der das Dokument an den Fax-Server für den Versand übermittelt
- Die Bereitstellung einer eigenen Web-Oberfläche für das Senden und Empfangen von Faxen
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Der Fax-Server stellt eingehende Faxe unter anderem als Bilddatei im Tagged Image Format (TIFF) und als PDF zur Verfügung. Er speichert die Dokumente in einem Dateiordner, auf den Sie Zugriff haben oder ermöglicht den Abruf per E-Mail beziehungsweise über eine entsprechende Webseite.
Für das Versenden eines Faxes können Sie eine Weboberfläche, E-Mail oder ein lokales Faxgerät verwenden. Letzteres entspricht der bis heute allgemein bekannten Nutzungsweise und benötigt zusätzlichen einen Adapter: Einen Analog Telephone Adapter. Dieser wird zwischen Faxgerät und Router geschaltet und idealerweise vom Anbieter vollautomatisch konfiguriert. Wer sich bei unverschlüsselten E-Mails unsicher fühlt, kann bei Weboberfläche und Fax ATA zumindest auf TLS vertrauen. Zumindest dann, wenn der Adapter über verschlüsselte Telefonie angebunden ist.
Die Art und Weise, auf die der Fax Server mit dem öffentlichen Telefonnetz verbunden ist, bestimmt darüber, wie viele Faxübermittlungen gleichzeitig ausgeführt werden können. Während früher Modem und ISDN-Anschlüsse teilweise nur 1 Fax gleichzeitig erlaubten, gibt es solche Limitierungen bei modernen Fax Servern nicht. Bei einem stationären Fax Server vor Ort limitieren Bandbreite und Telefonie Anbieter die Anzahl gleichzeitiger Faxe. Bei einem Clouddienst ist die Anzahl gleichzeitiger Faxe theoretisch unendlich und wird in der Regel nur vom Anbieter selbst gedeckelt. Dies ist auch für das gleichzeitige Senden und Empfangen von Faxen sowie bei einer hohen Anzahl an Büroarbeitsplätzen relevant.
3. Die Vorteile eines Fax Servers
3. Die Vorteile eines Fax Servers
Die Vorteile des Fax Servers sind vielfältig. Deshalb haben wir Ihnen im Folgenden die zentralen Vorteile des Fax Servers zusammengestellt:
- Sie haben nicht nur von überall aus Zugriff auf Ihre Faxe, der Faxverkehr lässt sich dazu noch völlig papierfrei abwickeln.
- Sie benötigen kein spezielles Faxgerät und keinen eigenen Telefonanschluss.
- Mithilfe eines Fax Servers lassen sich die Kosten für das Faxen erheblich reduzieren.
- Ist der Fax-Server öffentlich über das Internet erreichbar, entfällt die Installation und der Betrieb eines eigenen Servers.
- Sie müssen nicht mehr am Faxgerät auf das Fax warten und sparen somit Zeit.
- Faxe mit sensiblem Inhalt bleiben nicht mehr unbeaufsichtigt im Faxgerät liegen.
- Die Archivierung, Verwaltung und Verwendung von Faxen sind um einiges erleichtert.
- Durch die Einsparung von Papier und Tinte wird die Umwelt geschont.
- Es werden sowohl Unternehmensfax, DID-Faxnummer als auch eine Nummer für die Sprach- bzw. Faxmailbox unterstützt.
4. Fazit
4. Fazit
Der Fax Server bietet die Grundlage des modernen Faxens im Jahr 2022. Mithilfe des Client-Server-Modells können Faxe mobil empfangen und verschickt werden. Die Vorteile des Fax Servers sind unter anderem die Zeit- und Kostenersparnis, das papierfreie Faxen und die Flexibilität, welche der Fax Server seinen NutzerInnen bietet.
