E-Collaboration

1. E-Collaboration Definition: Was ist E-Collaboration?

1. Was ist E-Collaboration?

E-Collaboration steht für “elektronische Zusammenarbeit” und meint die orts- und zeitunabhängige Kollaboration von Teams und Gruppen mittels webbasierter Tools. Über die Jahre haben sich verschiedene E-Collaboration Tools für die echtzeitbasierte Zusammenarbeit herausgebildet:

• E-Collaboration der ersten Stunde
  Zu den ersten E-Collaboration Tools zählen vor allem die E-Mail, das Telefon und der Kalender.

• E-Collaboration der zweiten Stunde
  Mit der fortschreitenden Digitalisierung entstanden weitere, vielfältigere Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit. Zur E-Collaboration Software der zweiten Generation gehören insbesondere Anwendungen wie das Instant Messaging, Projektmanagement-Tools, Cloud-Speicher (Dokumentenablage) oder Videokonferenzen mit Features wie Screen-Sharing oder Whiteboarding.

• E-Collaboration der dritten Stunde
  Die letzte Stufe wurde vor allem durch die Entstehung von Social Software beeinflusst. E-Collaboration Beispiele für diese Kategorie sind vor allem soziale Netzwerke, Blogs und Wikis.

2. Was sind die Vorteile von E-Collaboration und wo findet sie Anwendung?

2. Vorteile & Anwendung von E-Collaboration

Die Anwendungsbereiche von E-Collaboration sind sehr vielseitig. Webbasierte Zusammenarbeit kommt im Prinzip überall da zum Einsatz, wo Raum und Zeit überbrückt werden müssen und zusammen an Aufgaben oder Projekten gearbeitet wird. Das kann sowohl im privaten Bereich (z.B. für Schule oder Studium) als auch im beruflichen Umfeld sein.

Nutzer profitieren unter anderem von folgenden Vorteilen:

• Ortsunabhängige und effizientere Zusammenarbeit
• Echtzeitzugriff auf Daten und Informationen von überall
• Nachhaltiges Wissensmanagement & besserer Informationsaustausch
• Steigerung des Wir-Gefühls bei virtuellen Teams
• Vereinfachte Zusammenarbeit mit Externen über Gastzugänge
• Kosteneinsparung durch Wegfall der Reisekosten und durch Optimierung der Kommunikationsprozesse

3. Einstieg in E-Collaboration: Das gibt es für Unternehmen zu beachten

3. Einstieg in E-Collaboration - Das gibt es für Unternehmen zu beachten:

E-Collaboration verspricht richtig eingesetzt viele Benefits. Damit Sie davon auch profitieren können, haben wir ein paar Voraussetzungen und Tipps für Sie zusammengestellt:

3.1 Voraussetzungen

Da die meisten Collaboration-Tools webbasiert sind, ist die wichtigste Voraussetzung für deren Nutzung eine stabile Internetverbindung. Die erforderliche Bandbreite variiert dabei je nach eingesetztem Tool. Während für die VoIP-Telefonie z.B. ein Richtwert von 100 kbit/s pro Sprachkanal im Up- und Download gilt, fällt bei Videokonferenzen eine sehr viel höhere Bandbreite an, da hier mehr Daten gleichzeitig transportiert werden müssen. Für ein ausgezeichnetes Videoerlebnis empfiehlt Cisco für seine Webex-Plattform eine Bandbreite von mindestens 2 Mbit/s in Sende- und Empfangsrichtung. Computer Weekly hat einmal aufgeführt, wie die anfallende Bandbreite bei Videokonferenzen berechnet werden kann. Generell sollten an jedem Firmenstandort für den Einsatz von Collaboration-Lösungen möglichst homogene IT-Voraussetzungen geschaffen werden, um Konflikte zu vermeiden.

3.2 Anleitung

1. Wählen Sie geeignete E-Collaboration Tools aus
   Die Vielzahl verschiedener E-Collaboration Software macht die Auswahl häufig schwierig. Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, sollten Sie deshalb Ihre Anforderungen einmal genau definieren. Achten Sie bei Ihrer Auswahl darauf, dass die entsprechenden Tools auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zugeschnitten sind und sich leicht in Ihre bestehenden IT-Infrastrukturen integrieren lassen. Empfehlenswert ist es zudem die Mitarbeiter in die Auswahl und Entscheidung einzubinden.

2. Führen Sie Ihre Mitarbeiter an E-Collaboration heran
   Manch ein Mitarbeiter wird sich mit Sicherheit schwer damit tun, die traditionelle Kommunikation von Angesicht zu Angesicht durch die virtuelle Kommunikation zu ersetzen. Mitarbeiter brauchen Zeit, um sich an die neuen Tools zu gewöhnen, denn der Umstieg kann eine radikale und einschneidende Veränderung für sie bedeuten. Bieten Sie verschiedene Schulungen und Trainings an, um eine schnellere Einarbeitung in die verschiedenen Systeme zu ermöglichen und um Mitarbeiter, die bislang wenig oder kaum mit webbasierten Tools gearbeitet haben, bestmöglich zu unterstützen.

3. Gehen Sie mit positivem Beispiel voran
   Leben Sie die aktive Nutzung von E-Collaboration vor und gehen Sie so mit positivem Beispiel voran. Wenn Sie als Führungskraft die neuen Tools regelmäßig im Einsatz haben, werden Sie mit Sicherheit auch Ihre Mitarbeiter begeistern können. Wichtig ist nur, dass Sie genau definieren, welches Tool für welchen Anwendungsfall genutzt werden soll, damit keine Informationen verloren gehen.

4 Fazit und Ausblick auf die Entwicklung von E-Collaboration

4 Fazit und Ausblick zur E-Collaboration

E-Collaboration ermöglicht es, Raum und Zeit zu überwinden und die Zusammenarbeit so selbst über verschiedene Standorte hinweg zu vereinfachen. Ein Punkt, der vor allem im Unternehmensumfeld in der heutigen, schnelllebigen Zeit immer wichtiger wird. Vor allem die Corona-Krise hat gezeigt, dass an E-Collaboration kein Weg mehr vorbeiführt und dass virtuelle Zusammenarbeit mit geeigneten Tools sehr gut funktioniert. Es spielt eben keine Rolle mehr, wo wir arbeiten, sondern vielmehr, welche Leistung wir erbringen. Das hybride Arbeitsumfeld wird damit in Zukunft zum New Normal.