Digitaler Arbeitsplatz

1. Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?

1. Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?

Im Wesentlichen versteht man unter einem digitalen Arbeitsplatz eine vollständig digitalisierte Arbeitsumgebung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, in Echtzeit unabhängig von Gerät und Standort auf ihre Anwendungen und Daten zuzugreifen. Der ideale digitale Arbeitsplatz lässt sich mit drei Worten beschreiben: einheitlich, sicher und intelligent. Unified Communication-Services spielen im Bereich des digitalen Arbeitens ebenfalls eine zentrale Rolle, denn sie gewährleisten den unkomplizierten Austausch innerhalb des Unternehmens und sorgen für eine produktive Zusammenarbeit.

Auch bei Themen wie Datensicherheit und Datenschutz rückt der digitale Arbeitsplatz zunehmend in den Fokus. Auf den Punkt gebracht, beinhaltet ein intelligent gestalteter digitaler Arbeitsplatz folgende Aspekte:

• Anwendungs- und Desktop-Virtualisierung
• Austausch von Dateien
• Zusammenarbeit an Inhalten und Projekten
• Einheitliches Management aller mobilen Endgeräte
• Sicheren Zugriff auf SaaS-Anwendungen/ sicheres Browsing
• Single Sign-On (SSO)
• Geführte und automatisierte Workflows mithilfe von maschinellem Lernen

2. Anforderungen an den digitalen Arbeitsplatz

2. (Neue) Anforderungen an den digitalen Arbeitsplatz

In der Geschäftswelt vollzieht sich ein rasanter Wandel, in dessen Mittelpunkt der digitale Arbeitsplatz steht. Dieser Wandel hin zu digitalen Arbeitsweisen bringt neue Anforderungen mit sich. Das ortsunabhängige Arbeiten verursacht immer komplexer werdende Netzwerkstrukturen, was wiederum Fragen nach der Sicherheit und des Datenschutzes aufwirft. Für die IT bedeutet der Wunsch nach flexiblem Arbeiten, dass sie für die Mitarbeiter ein zu jeder Zeit verfügbares Arbeitsumfeld schaffen müssen, welches den individuellen Zugriff auf alle Daten und Anwendungen erlaubt. Eine sichere Synchronisation sowie Datenübertragung bilden die Grundlage für eine risikofreie Verfügbarkeit aller relevanter Anwendungen. Ein intelligenter, einheitlicher und dazu sicherer digitaler Arbeitsplatz gewährleistet das gefahrlose Fließen des Datenverkehrs.

3. Die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes

3. Die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes

Ein vollständig digitalisierter Arbeitsplatz sowie die Einführung einer zentralisierten mobilen Arbeitsplattform haben nicht nur für den Arbeitnehmer Vorteile. Das Unternehmen profitiert ebenfalls von der digitalen Transformation.

3.1 Verbesserung der Employee Experience

Aber auch die Mitarbeitermotivation und die Produktivität bleiben davon nicht unberührt. Einer Studie der Economist Intelligence Unit² zufolge, sind Mitarbeiter mit höherer Wahrscheinlichkeit selbstständiger, produktiver und innovativer, wenn sie sich in die Unternehmensprozesse mit eingebunden fühlen. Das trifft laut dieser Studie allerdings auf nur 15 Prozent der Befragten zu.

Außerdem hat das Beratungsinstitut McKinsey³ herausgefunden, dass Arbeitnehmer jede Woche durchschnittlich einen ganzen Arbeitstag damit verschwenden, Passwörter einzugeben, Systeme zu durchforsten und nach Informationen zu suchen. Der digitale Arbeitsplatz vereinfacht diese Arbeitsprozesse, indem er Single Sign-On (SSO) Funktionen bereitstellt. Damit können Nutzer nach einer einmaligen Authentifizierung auf alle Rechner und Dienste, für die sie autorisiert sind, zugreifen, ohne sich für jede einzelne Anwendung erneut anmelden zu müssen. Damit wird nicht nur die Employee Experience verbessert. Durch die einfachere und flexiblere Arbeitsweise wird Arbeitszeit freigesetzt, die sinnvoll in die Entwicklung des Unternehmens investiert werden kann.

Viele Unternehmen arbeiten bereits heute ergebnisorientiert. Im Mittelpunkt steht das Ziel und nicht die physische Anwesenheit des Mitarbeiters. Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht es, dass Aufgaben weitestgehend von dort erledigt werden, wo sich die Mitarbeiter am wohlsten fühlen. Hieraus resultieren vielfältige Verbesserungen für die Work-Life-Balance und die Gestaltung der eigenen Lebensentwürfe des einzelnen Mitarbeiters. Das sichert Unternehmen bei der Mitarbeiterrekrutierung einen großen Vorteil gegenüber dem Wettbewerb und zieht Effizienzsteigerungen mit sich.

3.2 Ausbau der Sicherheit und des Datenschutzes

Arbeitnehmer verbringen 50-60 Prozent⁵ ihrer Arbeitszeit nicht an ihrem eigentlichen Arbeitsplatz und erledigen ihre Aufgaben von anderen Orten aus. Daraus ergibt sich ein erhöhtes Sicherheitsrisiko für kompromittierte Nutzerkonten. Gleichzeitig muss die IT-Abteilung sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter auf alle nötigen Anwendungen und Daten außerhalb des Unternehmens zugreifen kann. Ein digitaler Arbeitsplatz löst dieses Problem mithilfe von Single Sign-On.

Je weniger Passwörter im Umlauf sind, desto geringer ist das Risiko für das Unternehmen. Dank der Einheitlichkeit des digitalen Arbeitsplatzes behält die IT einfacher den Überblick über den Netzwerk-Traffic, Benutzer und über eingesetzte Endgeräte. Das Sicherheitssystem wird zudem von maschinellem Lernen sowie künstlicher Intelligenz ergänzt, um Unternehmensdaten vor Bedrohungen unterschiedlicher Art zu schützen.

3.3 Neue Technologien können leichter integriert werden

Ein digitaler Arbeitsplatz erleichtert Unternehmen die Einführung neuer Technologien und den Umstieg in die Cloud. Mitarbeiter erhalten Zugriff aus SaaS-, Web-, mobile sowie virtuelle Anwendungen, die mithilfe einer Back-End-Konsole einfach verwaltet werden können. Zusätzlich sorgen erweiterte Sicherheitskontrollen für SaaS- und Webanwendungen für eine kontrollierte Arbeitsumgebung.

3.4 Ein digitaler Arbeitsplatz erfüllt die individuellen Anforderungen jedes Mitarbeiters

Dank der Unabhängigkeit von Zeit und Ort können Mitarbeiter ihren Arbeitsalltag individuell und selbstbestimmt gestalten. Vor allem mobile Arbeiter, die viel unterwegs sind, profitieren von dieser Möglichkeit.
Egal, ob im Flugzeug, in der Bahn oder im Homeoffice:
Der digitale Arbeitsplatz gewährleistet den Zugriff auf alle nötigen Anwendungen von jedem Standort aus.

Die Verwaltung der Anforderungen von freien oder externen Mitarbeitern kann so manches Unternehmen vor Herausforderungen stellen, da sie nicht in der
Active-Directory-Gruppe des Unternehmens aufgeführt sind und es somit umständlich ist, ihnen den Zugriff auf Unternehmensanwendungen zu ermöglichen. Dasselbe trifft auch auf Auftragnehmer zu.

4. Geeignete Tools für den digitalen Arbeitsplatz

4. Geeignete Tools für den digitalen Arbeitsplatz

Ein digitaler Arbeitsplatz lebt von den eingesetzten Tools, ohne die ein ortsunabhängiges individuelles Arbeiten bei hoher Produktivität nicht möglich wäre:

• Projektmanagement Software zur Planung und Verteilung von Aufgaben und Fristen: z.B. Asana, Trello oder Zenkit

• Cloud-Telefonanlage zur ortsunabhängigen Kommunikation mit Kollegen und Kunden. Egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – mit einer virtuellen Telefonanlage bleiben Sie auf Wunsch überall unter Ihrer Bürorufnummer erreichbar und können jederzeit auf sämtliche Funktionen zugreifen.

• Collaboration Tools für Textnachrichten und Videokonferenzen sorgen für eine reibungslose interne Kommunikation sowie des ganzen Unternehmens. Zu diesen Tools gehören unter anderem: Slack, Google Hangouts oder Webex

• Tools zur gemeinsamen Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten: z.B. Evernote Business, OneNote und Google Suite

• Dienste zur Speicherung und Übertragung von Daten: Abseits von Google Drive bieten Tools wie Egnyte, GoAnywhere MFT, IBM Sterling Secure File Transfer oder Globalscape sichere Lösungen im Bereich des Filesharings an.

• Werkzeuge zum virtuellen Brainstormen, Designen und Bau an Prototypen: z.B. Miro, InVision, Canva und Milanote

5. Arbeitsplatz der Zukunft – Beispiele aus der Praxis

5. Arbeitsplatz der Zukunft – Beispiele aus der Praxis

Wie genau sieht die Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes aus? Hier zwei Beispiele aus der Praxis:

1. Employee Self Service (ESS)

Unter Employee Self Service versteht man eine moderne Form der Selbstverwaltung für Mitarbeiter. Über einen codierten Zugang pflegen Mitarbeiter ihre Stammdaten selbst und können außerdem auf unternehmensinterne Angebote oder Zeiterfassungssysteme zugreifen. Auf diese Weise wird die Personalabteilung des Unternehmens entlastet. Für die Praxis bedeutet dies konkret, dass Mitarbeiter über den Employee Self Service ihre Arbeitszeiten, Abwesenheiten oder Personaldaten einsehen und aktualisieren können, ohne dafür Kontakt mit der Personalabteilung aufnehmen zu müssen.

Ein Mitarbeiter zieht um oder hat eine neue Telefonnummer? Dann aktualisiert er mithilfe des Self Services auf einfache Weise selbst seine Stammdaten. Ein Mitarbeiter will Urlaub beantragen? Auch das geschieht ohne Personalmehraufwand über die digitale Anwendung. So wird nicht nur Verwaltungsaufwand eingespart, der Employee Self Service sorgt darüber hinaus für mehr Transparenz.

2. IT-Servicebereitstellung

Die neuen Anforderungen, die ein digitaler Arbeitsplatz mit sich bringt, lassen die IT-Infrastruktur immer undurchsichtiger werden. Daher entschließen sich manche Unternehmen dazu, den Arbeitsplatz extern verwalten zu lassen. Dieser Service wird als Managed Workplace oder Workplace Management bezeichnet. Die Arbeitsmittel und Supportsysteme für Mitarbeiter werden dabei zentral von einem Spezialisten betrieben und verwaltet. Da alles in der Hand eines Dienstleisters liegt, reduziert sich die organisatorische Komplexität. Gleichzeitig werden Ressourcen in Form von Arbeitszeit und -kraft freigesetzt, die direkt in Ihr Unternehmen fließen können.

6. Tipps zur Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes

6. Tipps zur Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes

Bei der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen „digital“ und „traditionell“ zu bewahren, um alle, die an der digitalen Transformation beteiligt sind, nicht zu überfordern. Am Ende passiert sonst genau das Gegenteil von dem, was Sie sich von einem digitalen Arbeitsplatz erhoffen: Die Produktivität sinkt.

Hier ein paar Tipps, wie Sie am besten vorgehen:

• Die Mitarbeiter miteinbeziehen:
  Kommunizieren Sie auf deutliche und klare Weise, welche Vorteile ein digitaler Arbeitsplatz für die Mitarbeiter hat. Gehen Sie auf Bedenken ein und nehmen Sie die Sorgen Ihrer Angestellten ernst. Die Digitalisierung kann nur dann erfolgreich vonstattengehen, wenn alle Mitarbeiter in einem Boot sitzen.

• Die menschliche Interaktion nicht vernachlässigen:
  Auch wenn so gut wie alles über digitale Plattformen erledigt werden kann, ist der direkte analoge Austausch mit Kollegen immer noch unersetzlich und ist deshalb ein fester Bestandteil jeder Unternehmenskultur.

• Die ständige Erreichbarkeit nicht ausnutzen:
  Die digitalen Anwendungen sorgen immer mehr dafür, dass die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben verschwimmen. Auf der einen Seite bringt dies den Vorteil mit sich, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit individuell einteilen und gestalten können. Auf der anderen Seite erhöht die ständige Erreichbarkeit das Risiko von Stress und Burn-out. Um diesen negativen Folgen vorzubeugen, ist es notwendig, dass Unternehmen eine Kultur der Fairness leben und Ruhezeiten unterstützen.

7. Fazit

7. Fazit

Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht dank verschiedenster Anwendungen Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten. Einer seiner großen Vorteile besteht darin, dass die Mitarbeiter dazu in der Lage sind, ihren Arbeitsalltag individuell und selbstbestimmt zu gestalten. Außerdem fördert ein digitaler Arbeitsplatz mithilfe von E-Collaboration die interne Kommunikation und vereinfacht vielfältige Verwaltungsprozesse.

Um zukunftsfähig zu bleiben und ihren Mitarbeitern ein zeitgemäßes Arbeiten zu ermöglichen, entscheiden sich deshalb immer mehr Unternehmen dazu, ihre Strukturen zu digitalisieren und das digitale Arbeiten zu fördern.

Quellen

1. Avanade: Umfassende Studie von Avanade zum digitalen Arbeitsplatz
2. Economist Intelligence Unit: The experience of work. The role of technology in productivity and engagement.
3. Beratungsinstitut McKinsey: The social economy - Unlocking value and productivity through social technologies
4. IDC: The Urgent Call for Digital Workspace Management
5. Global Workplace Analytics: Latest Work-at-Home/Telecommuting/Mobile Work/Remote Work Statistics