Digitales Arbeiten

1. Definition: Was ist digitales Arbeiten?

1. Definition: Was ist digitales Arbeiten?

Immer mehr Menschen verbringen ihre Arbeitszeit vor dem Computerbildschirm. Digitales Arbeiten, wie diese Form der Arbeit gemeinhin bezeichnet wird, bedeutet für Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine weitere fundamentale Veränderung. Beim digitalen Arbeiten handelt es sich um eine dezentrale Arbeitsmethode, die nicht nur bei Freiberuflern, sondern vermehrt im Mittelstand anzutreffen ist.

2. Was bedeutet digitales Arbeiten für das Unternehmen?

2. Was bedeutet digitales Arbeiten für das Unternehmen?

Der Prozess der Digitalisierung läuft auf unterschiedlichen Ebenen ab. Es handelt sich beispielsweise um die Implementierung neuer Automation-Technologien, um die Entwicklung von Robotik oder der Forschung zur künstlichen Intelligenz. Jede dieser Entwicklungen nimmt einen enormen Einfluss auf bisher bestehende Arbeitsbilder und prägt diese nachhaltig.

Doch nicht nur für die Mitarbeiter, die sich im Rahmen der technischen Entwicklung ihres Arbeitsplatzes zum Digital Worker entwickeln, bedeutet Digitalisierung eine erhebliche Veränderung hinsichtlich ihrer Arbeit. Führungskräfte müssen sich ebenfalls diversen Neuerungen stellen und einen Weg finden, Digitalisierung in ihrem Unternehmen möglichst effizient und zielführend zu implementieren. Damit es keine Störungen im Arbeitsablauf gibt und die neuen Arbeitsmethoden fehlerfrei umgesetzt werden, sind Weiterbildungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer notwendig.

2.1 Die Vorteile des digitalen Arbeitens

Manchmal stehen Arbeitgeber und Arbeitnehmer dem Digital Workplace skeptisch gegenüber. Doch dieser Prozess geht mit einer ganzen Reihe an Vorteilen einher. Insbesondere die Dezentralisierung bewirkt große Fortschritte und ein hohes Maß an nie dagewesener Flexibilität auf dem Arbeitsmarkt. Das zeit- und ortsunabhängige Arbeiten wird möglich. Eine bedeutende Innovation stellt zudem die Entwicklung von Robotik und künstlicher Intelligenz dar. Je nach Einsatzbereich zielen diese darauf ab, die Arbeitsprozesse der Arbeitnehmer zu bereichern und zu vereinfachen.

2.1.1 Mehr Flexibilität für alle – von der Geschäftsführung bis zum Azubi

Durch die Digitalisierung gewinnt der Aspekt der Flexibilität eine vollkommen neue Bedeutung. Sie bringt sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Arbeitgeber unterschiedliche Vorteile. Während beispielsweise ortsunabhängiges Arbeiten vor einigen Jahren noch unvorstellbar war, ist es seit der Entwicklung von digitalen Arbeitsplätzen heute kaum noch wegzudenken. Mittlerweile gibt es sogar Unternehmen, die ausschließlich das digitale Arbeiten anbieten. Und aufgrund der immer weiter fortschreitenden technischen Entwicklung stellt das für die Betroffenen schon seit einiger Zeit keine Schwierigkeiten mehr dar.

Doch nicht nur das mobile Arbeiten entwickelt sich durch die Arbeit 4.0 in Richtung eines neuen Standards, an dem sich immer mehr Unternehmen orientieren. Auch die damit einhergehende Flexibilität der Arbeitszeiten ist ein Gewinn für das Unternehmen, da sie sich unter anderem positiv auf die Personalsuche und das Betriebsklima auswirkt. Remote Work avanciert so wahlweise als Alternative oder zum Standard.

2.1.2 Ortsunabhängige Zusammenarbeit & dezentrales Arbeiten

Räumliche Unabhängigkeit und Flexibilität sind die Schlüsselwörter des Arbeitens 4.0. Digitales Arbeiten im Homeoffice ist heute kein Problem mehr. Durch die Erstellung des digital Workplace ist der Zugriff auf alle notwendigen Arbeitsunterlagen von überall möglich. Vielfältige Collaboration Tools, die für die virtuelle Zusammenarbeit genutzt werden, erleichtern das Arbeiten in digitalen Projektteams. Geplante Konferenzen und kurzfristige Meetings sind nicht länger problematisch. Zudem erleichtern gemeinsame Online-Boards (bzw. Kanban-Boards) oder ein cloudbasierter Terminkalender den Arbeitsalltag, da verbindliche Termine in den Kalendern der Mitarbeiter vorgemerkt werden.

Ich habe eine Digitalagentur gegründet, die nur online arbeitet. Unsere Kunden sind in Österreich, Großbritannien und Irland. Zu arbeiten, wo und wann ich will, ist einfach großartig.
Quelle: Johannes Hindler auf Euronews

2.1.3 Neue Kommunikationsmöglichkeiten erleichtern die Zusammenarbeit

Mit der Erschaffung neuer Strukturen am Arbeitsplatz haben sich auch die Kommunikationsmöglichkeiten der Arbeitnehmer und Arbeitgeber verändert. Was in der Vergangenheit in klassischen Meetings besprochen wurde, findet im Rahmen der Arbeit 4.0 über virtuelle Kommunikation statt.

Durch unterschiedliche Werkzeuge, die innerhalb der letzten Jahre entwickelt wurden, stehen die Unternehmen in diesem Bereich nicht länger vor einer Herausforderung. Der Fokus liegt beim Arbeiten 4.0 auf Online-Kommunikation. Dies beinhaltet unter anderem, dass herkömmliche Meetings durch Videokonferenzen ersetzt werden. Virtuelle Netze, deren Zugang ausschließlich für das Unternehmen als solches bestimmt ist, werden durch unterschiedliche Sicherheitsvorkehrungen vor dem Zugriff Dritter geschützt.

2.2 Nachteile beim digitalen Arbeiten

Die ständige Erreichbarkeit wirkt sich unter Umständen negativ auf die Belegschaft aus. Wenn die Mitarbeiter ihre Zeit selbst einteilen, führt dies oftmals dazu, dass vor allem die leistungsschwächeren Mitglieder des Teams mehr arbeiten, um mitzuhalten. In der Folge sinkt die Erholung der Teammitglieder und die langfristige Produktivität ist gefährdet. Das Aufrechterhalten einer Unternehmenskultur ist aufgrund der meist digitalen Kommunikation ebenfalls herausfordernd. Es benötigt innovativer New-Work-Ansätze, um sowohl die dezentralisierte Teamstruktur als auch die Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur zu bewerkstelligen. Vor allem die nahe, digitale Kommunikation kristallisiert sich als ein elementarer Bestandteil heraus.

Die folgende Tabelle zeigt die Vor- und Nachteile des digitalen Arbeitens:

2.2 Collaboration-Tools des digitalen Arbeitens

Wer dezentral arbeitet, braucht ein entsprechendes technisches Equipment, um die Arbeit vollständig über den Laptop abwickeln zu können. Ist diese Technik nicht vorhanden, ist eine virtuelle Zusammenarbeit mit den Arbeitskollegen nicht möglich und Arbeitsabläufe können nicht aufeinander abgestimmt werden.

• E-Mail, Cisco WebEx und Slack

  Die E-Mail ist immer noch das beliebteste Kommunikationsmedium. Vor allem im B2B-Bereich ist es das primäre Werkzeug. Cisco WebEx und andere Videotelefonie-Anwendungen wie Microsoft Teams gewinnen jedoch zunehmend an Bedeutung. Denn der Austausch via Videotelefonie ist persönlicher und oftmals effizienter als das Versenden zahlreicher E-Mails zu einem Thema. Die Einführung eines Kollaborationswerkzeugs ist darüber hinaus vor allem für wachsende Organisationen sinnvoll. In einem gemeinsamen Workspace ermöglichen Slack oder Webex für Placetel den unternehmensinternen Austausch auf menschlicher, projektbezogener oder ganzheitlicher Ebene. Die Kollaborationswerkzeuge ersetzen gleichermaßen das Schwarze Brett, den Flurfunk oder Projektmeetings.

• Filesharing: Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive

  Filesharing bietet sich insbesondere dann an, wenn unterschiedliche Personen Zugriff zu einem Dokument benötigen. Über Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive können die Dokumente bequem verschickt werden.

  Wird ein Dokument über Google Docs versendet, sind vorgenommene Änderungen im Nachhinein für die anderen Mitglieder dieses Dokuments ersichtlich, wodurch die Arbeitsprozesse erheblich erleichtert werden. Microsoft OneDrive, vor allem mit der Integration in Sharepoint, ermöglicht einen Enterprise-ready Dateiaustausch.

• Arbeiten in der Cloud – Podio, Trello, Asana & Co.

  Die Auswahl an Cloud Programmen, mit denen der digitale Arbeitsplatz ausgestattet wird, steigt immer weiter. Die meisten Cloud Programme sind webbasiert, wodurch sie mithilfe des Browsers von jedem mobilen Endgerät aus genutzt werden können.

Für die persönliche Organisation werden den Nutzern unterschiedliche Cloud-Working-Tools zur Verfügung gestellt. Evernote und Kalender stehen hier besonders hoch im Kurs.

Während Evernote beispielsweise dafür verwendet werden kann, Ideen und Notizen festzuhalten sowie E-Mails und Webcontent zu speichern, zielt der Kalender auf die Planung von Terminen ab. Hier besteht aufgrund der cloudbasierten Nutzung die Möglichkeit, Deadlines und Meetings mit Mitarbeitern zu koordinieren und Zuständigkeiten einzuteilen. Mit dem Kalender-Tool Calendly können darüber hinaus Kalender mit Externen geteilt werden. So entfällt das zeitraubende Termin-Ping-Pong und wird durch einen durchgehenden Prozess ersetzt.

2.3.1 Entlastung der Mitarbeiter durch technische Hilfsmittel

Digitales Arbeiten wird inzwischen von einigen Mitarbeitern aktiv eingefordert. Fakt ist: Die Digitalisierung der richtigen Prozesse kann zu einer erheblichen Entlastung der Arbeitskräfte führen und die Performance des Unternehmens verbessern.

Über 70 Prozent der sogenannten White Collar-Angestellten (zu dt. ‚weißer Hemdkragen‘ und meint hauptsächlich in einem administrativen oder Büroumfeld tätig) gab an, grundsätzlich von zu Hause aus arbeiten zu können. Quelle: Stepstone

Die Voraussetzung für einen langfristigen Erfolg besteht darin, dass die technischen Hilfsmittel von der gesamten Belegschaft akzeptiert werden. Um dies zu erreichen, ist es empfehlenswert, die Mitarbeiter beim Umstellungsprozess (Change-Management) aktiv zu begleiten. Auch die Einbeziehung der Belegschaft in den Problemlösungsprozess kann hilfreich sein. Nicht nur die unterschiedlichen Sichtweisen und Denkanstöße sind in diesem Arbeitsschritt sehr wertvoll. Hinzu kommt, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter gegenüber der Veränderung steigt, wenn sie an der Planung und Umsetzung beteiligt waren.

3. Digitale Arbeit als Chance für die Personalentwicklung

3. Digitale Arbeit als Chance für die Personalentwicklung

Viele Unternehmen vernachlässigen Weiterbildungsmaßnahmen, da diese mit Aufwand und zusätzlichen Kosten verbunden sind. Doch unterschätzen Sie nicht die Notwendigkeit für Weiterbildungen und Schulungen der Belegschaft. Andernfalls können Wissenslücken entstehen, die sich nur mit viel Zeit und Aufwand wieder schließen lassen. Die Digitalisierung unterstützt diesen Prozess ebenfalls. Durch unterschiedliche E-Learning-Angebote werden die Kosten für entsprechende Schulungen enorm gesenkt. Hinzu kommt erneut der Aspekt der Flexibilität. E-Learning bieten dem Arbeitnehmer die Option, sich selbstbestimmt und unabhängig von Ort und Zeit weiterzubilden.

4. Wie verändert die Digitalisierung die Arbeit in KMU?

4. Wie verändert die Digitalisierung die Arbeit in KMU?

Fest steht, dass die Digitalisierung in Unternehmen nicht nur die Arbeit verändert, sondern auch den Prozess der Mitarbeiterführung. Demnach hat sie ebenfalls einen hohen Einfluss auf die Arbeitsweisen des Managements. Für Anfragen, die in der Vergangenheit über hierarchische Strukturen geregelt und bearbeitet wurden, sind im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung vermehrt unterschiedliche Projektteams verantwortlich. Damit geht eine Veränderung in der gesamten Unternehmenskultur einher.

Jeder zweite Mitarbeiter erlebt bei seinem Arbeitgeber eine Kultur, in der digitale Technologien vor allem als Chance begriffen werden. Quelle: Stepstone

Führungspersonen galten in der Vergangenheit als die wichtigsten Treiber, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Inzwischen werden sie aber durch die Digitalisierung und die damit einhergehenden Veränderungen zunehmend durch selbständige Arbeitsgruppen abgelöst.

5. Digitales Arbeiten in der Start-up-Szene

5. Digitales Arbeiten in der Start-up-Szene

Insbesondere in Start-up Unternehmen ist die Anwesenheitspflicht im Büro kaum noch von Bedeutung. Die neuen Unternehmen legen ihren Fokus viel mehr auf die Vorteile, die das digitale Arbeiten ihnen und ihren Arbeitnehmern bringt. Dazu gehören neben der bereits angesprochenen Flexibilität auch die erhöhte Motivation, die sich wiederum positiv auf die Kreativität des Arbeitnehmers auswirkt. Hinzu kommen Faktoren wie erhebliche Zeitersparnisse durch den Wegfall des Arbeitsweges und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, die viele Arbeitnehmer besonders positiv stimmt. Auch die flachen Hierarchien, die mit dem digitalen Arbeiten einhergehen, sind bei Arbeitnehmern sehr beliebt.

Digitales Arbeiten hat aber auch positive Auswirkungen auf die Ausgaben des Unternehmens. Da keine großen Büroräume gemietet werden müssen, handelt es sich um ein sehr kostensparendes Modell, das insbesondere in der Gründungsphase attraktiv für die Unternehmer ist.

6. Fazit zum digitalen Arbeiten

6. Fazit zum digitalen Arbeiten

Digitales Arbeiten wird auf dem Markt immer präsenter. Zwar beeinflusst der technische Fortschritt die diversen Arbeitsbereiche auf verschiedene Weise, Veränderungen sind aber bereits überall anzutreffen. Obwohl viele Arbeitnehmer und Unternehmer den Entwicklungen skeptisch gegenüberstehen, sind die Vorteile nicht außer Acht zu lassen. Da in Zukunft kein Unternehmen um die Digitalisierung der eigenen Arbeitsprozesse herumkommen wird, ist es ratsam, sich dem Prozess zu öffnen und die Vorteile der Entwicklungen für sich zu nutzen.

7. Weiterführende Literatur und Studien

7. Weiterführende Literatur und Studien

• Gesund digital arbeiten: Eine Studie zum digitalen Stress in Deutschland
• Arbeiten in der digitalen Transformation - Chancen & Risiken für menschengerechte Arbeitsgestaltung
• Agile Unternehmen: Zukunftstrend oder Mythos der digitalen Arbeitswelt
• Tipps für die Entwicklung einer erfolgreichen digitalen Strategie
• Digitalisierung durchdringt die gesamte Arbeitswelt