Die virtuelle Telefonanlage aus der Cloud

1. Was ist eine virtuelle Telefonanlage?

1. Was ist eine virtuelle Telefonanlage?

Bei einer virtuellen Telefonanlage, auch Cloud-Telefonanlage genannt, handelt es sich um eine softwarebasierte Telefonie-Lösung, bei der dem Nutzer alle Funktionen einer herkömmlichen TK-Anlage aus dem Rechenzentrum eines Cloud-TK-Anbieters über das Internet via VoIP (Voice over IP) zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet, dass in den Geschäftsräumen keine physische Telefonanlage mehr steht, sondern dass alle Funktionalitäten der physischen TK-Anlage aus dem Internet als Software as a Service (SaaS) bezogen werden.

Eine virtuelle Telefonanlage können Sie mit den unterschiedlichsten Endgeräten wie Smartphone, Laptop, IP-Telefon oder Tablet nutzen.

Bei cloudbasierten Telefonanlagen, auch IP Centrex oder Hosted PBX (Private Branch Exchange) genannt, werden also weder Hardware, noch analoge Telefonleitungen oder ISDN oder PMX-Anlagenanschlüsse benötigt. Lediglich ein leistungsstarker Internetanschluss am Unternehmensstandort ist für die Nutzung erforderlich, um eine gute Sprach- und Verbindungsqualität zu gewährleisten. Bei ausreichender Bandbreite kann der Nutzer eine hervorragende Sprachqualität erwarten, die mit ISDN zu vergleichen ist.

Der Nutzer kann selbst entscheiden, ob er weiterhin über ein stationäres (IP-fähiges) Telefon oder über ein Softphone kommunizieren möchte. Das Softphone wird auf dem PC, dem Laptop oder einem mobilen Endgerät wie beispielsweise einem Smartphone installiert.

Die Verantwortung für den Betrieb, die Wartung und anfallende Updates liegt beim Provider. Alle Einstellungen der virtuellen Telefonanlage wie beispielsweise das Hinzufügen von Nebenstellen, das Einrichten von Weiterleitungen oder das Hochladen von Wartemusik können in einer Web-Anwendung vorgenommen werden. Das Dashboard ermöglicht Ihnen außerdem einen Überblick über alle angenommenen oder verpassten Anrufe.

Während die All-IP Umstellung der Telekom auf Hochtouren läuft, suchen immer mehr Unternehmen nach einer geeigneten Alternative zu analogen- oder ISDN-Telefonanlagen. Virtuelle TK-Anlagen eignen sich grundsätzlich für alle Unternehmen, die von der maximalen Flexibilität und Ortsunabhängigkeit profitieren und für das Internet-Zeitalter bestmöglich gerüstet sein möchten. Kleine- und mittelständische Unternehmen können sich genau wie Großunternehmen die Vorteile einer virtuellen Telefonanlage aus der Cloud zu Nutze machen.

Im Gegensatz zu klassischen Telefonanlagen, haben Sie bei einer virtuellen Telefonanlage jederzeit die Möglichkeit, die Anzahl der Nutzer flexibel anzupassen. Wächst Ihr Business, wächst die Cloud-Telefonanlage also einfach mit. Das Beste dabei: Sie zahlen nur für die Nebenstellen, die Sie auch wirklich nutzen. Wenn Sie genau wissen wollen, wie sich die Kosten der virtuellen Telefonanlage zusammensetzen, können Sie das unter Punkt 6 nachlesen. Durch den Wegfall von Hardwareinvestitionen sowie Wartungskosten können zudem weitere Kostenersparnisse realisiert werden.

Die virtuelle Telefonanlage sorgt für maximale Ortsunabhängigkeit, sodass Sie von jedem Standort und von unterschiedlichen Endgeräten auf die Telefonanlage Zugriff haben. Das ist besonders wichtig, wenn ein Unternehmen unterschiedliche Standorte hat oder es Mitarbeitern gestattet ist, vom Home-Office aus zu arbeiten.

Greifen Sie von überall auf die virtuelle Telefonanlage zu - selbst im Home-Office oder im Ausland.

Vom Leistungsumfang her können klassische Telefonanlagen nicht im Entferntesten mit virtuellen Telefonanlagen mithalten, denn diese erweitern die klassischen Funktionen wie Makeln, Halten und Weiterleiten noch mit Features wie beispielsweise Unified Communications oder das Telefonieren über Microsoft Teams. Dadurch kann das Zusammenarbeiten deutlich einfacher und effizienter gestaltet werden. Eine Auflistung aller Vorteile erhalten Sie unter Punkt 4.

2. Voraussetzungen

2. Voraussetzungen

Für die Nutzung einer Cloud-Telefonanlage benötigen Sie lediglich zwei Dinge: Eine leistungsstarke und stabile Internetverbindung (DSL) sowie geeignete IP-fähige Endgeräte.

2.1 Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite

Wie viel Bandbreite letztendlich benötigt wird, hängt vom individuellen Nutzungsverhalten und der Mitarbeiteranzahl eines Unternehmens ab. Auf Basis der Bandbreite Ihres Breitband-Internetanschlusses, können Sie berechnen, wie viele Telefongespräche Sie gleichzeitig führen können. Als Richtwert gelten 100 kbit/s pro Sprachkanal (in Up- und Downloadrichtung), um eine gute Sprachqualität sicherzustellen. Hierbei sollten Sie jedoch beachten, dass Sie außer für die Telefongespräche auch noch für die normale Internetnutzung mit Computern und anderen Endgeräten Bandbreite benötigen.

Im Folgenden wollen wir Ihnen anhand eines Rechenbeispiels verdeutlichen, wie viele parallele Gespräche Sie mit einer 16.000 DSL-Leitung tatsächlich führen können. Bei einem ADSL-Anschluss gilt es zu beachten, dass die Up- und Downloadgeschwindigkeiten hier stark voneinander abweichen. Während die Downloadgeschwindigkeit 16.000 kBit/s beträgt, reicht die Upload-Geschwindigkeit meist nur von 1024 bis 2400 kBit/s. Wenn wir nun von 100 kBit/s pro Sprachkanal ausgehen, bedeutet das, dass Sie auf Basis der Downloadgeschwindigkeit bei ausschließlicher Nutzung der VoIP-Telefonie 160 parallele Gespräche führen könnten.

Nun ist es jedoch so, dass bei einem VoIP-Gespräch symmetrisch, also sowohl in Up- als auch in Downloadrichtung 100kBit/s pro Telefongespräch anfallen. Das führt dazu, dass aufgrund der niedrigeren Upload-Geschwindigkeit gerade mal zwischen 10 bis 24 parallele Gespräche möglich wären, was aber für kleinere Betriebe durchaus ausreichend sein sollte. Allerdings handelt es sich bei den angegebenen Geschwindigkeitswerten der DSL-Anbieter immer um Höchstwerte, die in der Realität selten erreicht werden. In unserem VoIP-Bandbreiten-Ratgeber erhalten Sie Tipps, worauf Sie bei der Auswahl Ihres Internetanschlusses achten sollten und wie sich die Bandbreite für bestimmte Anwendungen priorisieren lässt.

2.2 VoIP-fähige Endgeräte

Die Nutzung einer virtuellen Telefonanlage erfordert keine zusätzliche Hardware. Dadurch entfallen Installation und Wartung der Telefonkästen im Serverraum. Zwar werden IP-fähige Endgeräte benötigt, hierfür ist es jedoch nicht zwingend erforderlich, IP-Telefone zu kaufen.

Grundsätzlich kann die Internet-Telefonie über 3 Arten von Endgeräten stattfinden:

1. Den PC oder das Smartphone

Mit sogenannten Softphones können Nutzer einer virtuellen Telefonanlage über den PC telefonieren. Dabei handelt es sich um ein Computerprogramm mit dem Gespräche über VoIP geführt werden können. Als Placetel-Kunde finden Sie in Ihrem Benutzer-Account ein kostenloses Softphone zum Downloaden. Dieses wird automatisch mit Ihren Benutzerdaten vorkonfiguriert.

Für Smartphones gibt es eine Vielzahl an Apps (VoIP-Clients), die Sie für die Internettelefonie nutzen können. Wir von Placetel haben neben unserem eigenen Softphone auch gute Erfahrungen mit dem kostenlosen Softphone Zoiper gemacht. Hier können Sie es herunterladen.

2. Ein IP-Telefon

IP-Telefone können direkt an das LAN angeschlossen werden. Wenn Sie sich dazu entschließen, sich ein IP-Telefon anzuschaffen, können wir bei Placetel die Endgeräte der Hersteller Snom, Cisco und Yealink für Unternehmen empfehlen. Weitere bekannte Hersteller sind Gigaset, Grandstream und Mitel (vorher Aastra). Auch IP DECT-Telefone werden häufig in Unternehmen eingesetzt, da Sie ihrem Nutzer einen höheren Komfort versprechen als herkömmliche Tischtelefone.

3. Ein analoges oder ein ISDN Telefon
Auch herkömmliche Telefone können über einen Analog-Telefon-Adapter (ATA) an das LAN angeschlossen werden. Der Adapter befindet sich heutzutage sehr oft bereits im DSL-Router. Beachten Sie jedoch bei dieser Variante, dass ein herkömmliches Telefon nicht den gleichen Funktionsumfang wie ein IP-Telefon bieten kann.

3. Technik

3. Technik

Kommt eine neue Technologie auf den Markt, muss das nicht gleichzeitig bedeuten, dass alles schwieriger und komplexer wird. Wir erklären Ihnen im Folgenden, wie virtuelle Telefonanlagen funktionieren und warum viele Sicherheitsbedenken, die einige Unternehmen noch hegen, unbegründet sind. Vorausgesetzt, man beachtet gewisse Kriterien bei der Auswahl eines Cloud-Telefonanlagen Anbieters.

3.1 Funktionsweise

Die Telefonie und weitere Funktionen einer virtuellen Telefonanlage werden per Software in Rechenzentren über das Internet via VoIP (Voice over IP) realisiert. Das bedeutet, dass Sie keine physische Telefonanlage mehr in Ihrem Unternehmen installieren brauchen, sondern einfach die Dienste aus der Cloud nutzen können. Damit entfällt auch gleichzeitig die Notwendigkeit für eine Telefonverkabelung an Ihrem Unternehmensstandort.

Ein Telefongespräch wird nicht mehr länger wie bei dem herkömmlichen Modell über einen Telefonanschluss geführt, sondern mittels DSL-Anschluss über das Internet. Bei der Internettelefonie werden die analogen Sprachsignale in digitale Datenpakete umgewandelt und über ein IP-Netzwerk an den Empfänger verschickt. Das Session Initiation Protocol (SIP) ist ein Netzprotokoll, dass beim Verbindungsauf- und Abbau sowie bei der Kommunikationssteuerung hilft. Die Sprachübertragung über das Internet und das Internet-Protokoll erfolgt in Echtzeit.

Der Zugriff auf die virtuelle Telefonanlage ist von jedem beliebigen Standort (Home Office, anderer Unternehmensstandort oder von unterwegs z.B. im Park) und mit unterschiedlichen Endgeräten wie mit einem Telefon, dem Computer mittels eines Softphones bzw. eines Headsets oder einem Smartphone oder Tablet über ein Webportal möglich. Voraussetzung hierfür ist lediglich, dass eine Internetverbindung am jeweiligen Standort zur Verfügung steht.

Ein IP-basiertes Telefon kann mittels Ethernet-Kabel ins Firmennetz eingehängt werden und mit einem DSL-Router verbunden werden. Über die Weboberfläche können alle Einstellungen vorgenommen werden, zum Beispiel können Sie hier Mitarbeiter anlegen und Warteschleifen und Weiterleitungen einrichten. Zudem erhalten Sie einen Überblick über alle angenommenen und verpassten Anrufe.

Die Funktion „Fixed Mobile Convergence“ erlaubt es Nutzern einer virtuellen Telefonanlage, Ihr Smartphone in die Cloud-Telefonanlage einzubinden.

Dadurch können Smartphones der Mitarbeiter als vollwertige Nebenstelle genutzt werden. Der Vorteil dabei ist, dass jeder Mitarbeiter durch diese innovative Funktion lediglich eine Nummer besitzt, egal ob er unterwegs auf dem Handy oder im Büro angerufen wird.

Nutzer einer virtuellen Telefonanlage stehen zwei Möglichkeiten bei der Rufnummernwahl zur Verfügung:

1. Sie beantragen eine Rufnummernportierung. Dadurch können die Rufnummern des bisherigen Anbieters mitgenommen werden.

2. Sie bestellen neue Rufnummern. Hierbei empfehlen wir, möglichst einen größeren Rufnummernblock zu bestellen, damit gewährleistet ist, dass alle Business Telefonnummern einem gleichen Aufbau folgen, auch wenn das Unternehmen in den nächsten Jahren wachsen sollte.

3.2 Sicherheit

Die Placetel Telefonanlage bietet ein höchstmögliches Maß an Sicherheit und Datenschutz. Die Technologie ist redundant in verschiedenen Hochleistungs-Rechenzentren in Europa gehostet. Diese gewährleisten eine Hochverfüg­barkeit von über 99,9% und werden ständig geschützt und gewartet. Neben kontinuierlich durchgeführten Sicherheitsupdates zum Schutze der Telefonanlage, verfügen alle Rechenzentren über anerkannte Zertifizierungen wie ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 27001 (Informationssicherheit).

4. Vorteile

4. Vorteile

Die Nutzung einer virtuellen Telefonanlage bietet Unternehmen viele Vorteile. Im Folgenden wollen wir Ihnen nun die wichtigsten davon einmal ausführlich vorstellen, damit Sie selbst entscheiden können, ob eine virtuelle Telefonanlage auch wirklich zu Ihren Bedürfnissen passt.

• Maximale Flexibilität und Skalierbarkeit

  Eine cloudbasierte Telefonanlage bietet Ihnen maximale Flexibilität, denn sie kann ganz einfach an den Bedarf Ihres Unternehmens angepasst werden. Werden neue Mitarbeiter eingestellt, lässt sich die virtuelle Telefonanlage ganz schnell über die Weboberfläche um Nebenstellen erweitern. Auch wenn Sie einige Nebenstellen oder Lizenzen wieder abbestellen möchten, bedarf es lediglich ein paar Klicks. So können Sie immer flexibel auf Ihre aktuelle Geschäftssituation reagieren und zahlen nur für die Leistungen, die Sie auch wirklich brauchen.

• Einfachheit

  Die virtuelle TK-Anlage ist schnell und mit wenigen Schritten eingerichtet. Innerhalb weniger Minuten können Sie alle Einstellungen über die Benutzeroberfläche im Browser vornehmen und sofort lostelefonieren. Hierfür ist kein fachliches Know-how erforderlich. Des Weiteren ist die virtuelle Telefonanlage besonders nutzerfreundlich. Der User braucht sich nicht erst an die neue Telefonanlage und an die neue Technik gewöhnen, da er ganz einfach mit einem gewöhnlichen (IP-fähigen) Tischtelefon telefonieren kann. Er braucht sich also nicht umgewöhnen. Alternativ ist aber auch das Telefonieren über ein Headset möglich, da es einige Vorteile bietet. So haben Mitarbeiter beide Hände zum Schreiben frei.

• Ortsunabhängigkeit

  Früher war es zwingend erforderlich sich im Büro aufzuhalten, wenn man unter seiner Büronummer oder unter seiner Durchwahl erreicht werden wollte. Das Telefon war nämlich durch ein Kabel mit der Büro Telefonanlage im Keller oder einem Technikraum verbunden. Die Anforderungen haben sich jedoch geändert. Heutzutage haben selbst kleine Unternehmen oftmals mehrere Niederlassungen. Zudem bekommen Mitarbeiter immer häufiger die Möglichkeit, vom Home Office aus zu arbeiten. Das liegt vor allem an der fortschreitenden Digitalisierung und an der Tatsache, dass es nachgewiesen ist, dass Mitarbeiter von Zuhause mehr arbeiten als am Firmenstandort selbst.

  Eine virtuelle Telefonanlage bietet Ihnen maximale Ortsunabhängigkeit. Sie können problemlos mehrere Standorte und auch Home-Office Mitarbeiter an dieselbe Telefonanlage anbinden und sich so mit den anderen Mitarbeitern vernetzen.

  

  
  Arbeiten und telefonieren Sie ganz einfach im Park und nutzen Sie mit dem Laptop und dem Smartphone alle Funktionalitäten der virtuellen Telefonanlage.

Telefonieren Sie ortsunabhängig und bleiben Sie immer unter Ihrer Bürorufnummer erreichbar: Egal, wo Sie sich gerade befinden. Denn Ihre virtuelle Telefonanlage haben Sie immer mit dabei!

Mit der Funktion Fixed Mobile Convergence (FMC) integrieren Sie Ihr Mobiltelefon als vollwertige Nebenstelle in die cloudbasierte Telefonanlage. Dadurch telefoniert der Mitarbeiter über sein Smartphone mit seiner Bürodurchwahl, selbst wenn er gerade auf einer Geschäftsreise im Ausland ist.

Damit Sie unter keinen Umständen ein Gespräch verpassen, können Sie auf all Ihren Endgeräten (Telefon, Smartphone, PC und Tablet) ein paralleles Klingeln einstellen. Dadurch wird der Anruf auf allen Endgeräten gleichzeitig angezeigt, egal wo Sie sich befinden.

• Kostenersparnisse

  Im Vergleich zu einer herkömmlichen Telefonanlage ist eine Telefonanlage aus der Cloud deutlich günstiger. Anfängliche Hardwareinvestitionen entfallen - es sei denn Sie möchten sich VoIP-Telefone anschaffen. Außerdem müssen die Nutzer weder für Wartungs- noch für Reparaturkosten aufkommen. Da der Provider die Telefonanlage in der Cloud hosted, ist dieser auch für die Wartung und anfallende Updates verantwortlich. Er sorgt letztendlich dafür, dass Sie die TK-Anlage jederzeit problemlos nutzen können.

  Auch beim Abrechnungsmodell von Cloud-TK-Anbietern können Kostenvorteile realisiert werden. So lassen sich virtuelle Telefonanlagen genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens ausrichten. Unternehmen zahlen nur für die Nebenstellen, die Sie auch wirklich brauchen. Wie sich die Kosten einer virtuellen TK-Anlage im Allgemeinen zusammensetzen, erfahren Sie hier.

• Hohe Sicherheit

  Bei Placetel steht die Sicherheit an erster Stelle. Aus diesem Grund wird die virtuelle Telefonanlage von Placetel in verschiedenen Hochleistungs-Rechenzentren in Europa gehostet, die alle die folgenden anerkannten Zertifizierungen besitzen:

  ✓ ISO 9001
  ✓ ISO 27001
  ✓ ISO 27017
  ✓ ISO 27018
  ✓ ISO 27701

  Alle Rechenzentren verfügen also über ein international anerkanntes Qualitätsmanagementsystem und können durch die Vernetzung mit anderen Netzwerken und Netzbetreibern größtmögliche Ausfallsicherheit gewährleisten.

• Riesiger Funktionsumfang

  Die meisten Online-Telefonanlagen umfassen mehr als 150 Funktionen und übersteigen damit bei Weitem den Funktionsumfang einer klassischen Telefonanlage. Außer den Standardfunktionen einer klassischen Telefonanlage wie Anklopfen, Makeln und Rufweiterleitung, stehen Ihnen viele weitere nützliche Features zur Verfügung. Sie haben zum Beispiel die Möglichkeit, sich Informationen über Nachrichten und verpasste Anrufe per E-Mail schicken zu lassen. Das hat den Vorteil, dass Sie jederzeit über die verpassten Anrufe auf dem Laufenden bleiben und bei sehr wichtigen Anrufen direkt reagieren und zurückrufen können.

  Mit der Funktion Fax2Mail/Mail2Fax versenden Sie Ihr Fax ganz einfach am PC. Erhalten Sie ein Fax, können Sie dieses per Mail öffnen.

  Ein weiteres nützliches Feature ist das Einrichten von Gruppen. Mitarbeiter lassen sich verschiedenen Gruppen zuordnen, sodass Kunden zu jeder Zeit einen Mitarbeiter aus einer Abteilung erreichen können.

  Wenn Sie häufig berufsbedingt unterwegs sind, ist die Fixed Mobile Convergence für Sie besonders interessant. Mit dieser Funktion binden Sie Ihr Smartphone ganz einfach über eine App in die Cloud-Telefonanlage ein. Und zwar als vollwertige Nebenstelle. So bleiben Sie auf der ganzen Welt unter Ihrer Bürodurchwahl erreichbar.

  Weitere Nice-to-have Features sind das Einrichten von individueller Wartemusik und Warteschleifen, Voice-Mail und das Führen von Telefonkonferenzen. Des Weiteren können VoIP Telefonanlagen häufig über eine API in Business-Anwendungen wie CRM-Systeme eingebunden werden.

  Bei vielen SIP Anbietern ist es auch möglich, Features wie Unified Communications & Collaborations zu erhalten. Sämtliche Funktionen von Unified Communications können auf allen Endgeräten (Smartphone, Telefon, Tablet und PC) genutzt werden.
  Mithilfe von Videokonferenzen, Desktop & Screen-Sharing und dem Presence-Status fördern Sie die effektive interne Kommunikation und Zusammenarbeit Ihres Teams.

  

  Durch den Prensence-Status sehen Sie auf einen Blick, welcher Ihrer Kollegen gerade verfügbar ist. Videokonferenzen lassen sich mit nur wenigen Klicks ohne extra Software in HD-Qualität aufbauen. Ihren Bildschirm können Sie Ihrem Gesprächspartner ganz einfach zeigen und die Funktion als interaktives Funktionstool verwenden. Anschließend können Sie per Drag&Drop Dateien an Ihren Gesprächspartner verschicken ohne die Anwendung verlassen zu müssen.

5. Richtige Auswahl des Cloud-TK-Anbieters

5. Richtige Auswahl des Cloud-TK-Anbieters

Seitdem das Aus von ISDN und herkömmlichen Telefonanschlüssen bevorsteht, denken immer mehr Unternehmen über eine cloudbasierte Telefonanlage nach. Wir wollen Ihnen im Folgenden einen Überblick über die Anzahl der Cloud-Telefonie Anbieter in Deutschland geben. Um Ihnen die Entscheidung über die Auswahl des richtigen Cloud-TK-Anbieters zu vereinfachen, wollen wir Ihnen im Anschluss die wichtigsten Kriterien vorstellen, die es bei der Suche nach dem richtigen Cloud-Telefonie Partner zu beachten gilt.

5.1 VoIP-Anbieter in Deutschland

Der Markt für Cloud-Anbieter entwickelt sich zurzeit rasant. Unter den derzeit über 80 VoIP-Anbietern in Deutschland den richtigen zu finden, ist deshalb oft nicht einfach. Jedoch ist der Großteil von ihnen nur auf B2C spezialisiert und manche erfüllen nicht die nötigen Sicherheitsstandards. Die folgenden Auswahlkriterien sollen Ihnen als kleine Orientierung dienen.

5.2 Kriterien für die Anbieterauswahl

• Datensicherheit
  Bei der Wahl eines Cloud Providers sollten Sie sich zuerst darüber informieren, wo die Server des Anbieters stehen. Achten Sie darauf, dass Ihre neue Büro Telefonanlage in mehreren redundanten Rechenzentren in Europa gehostet wird. Des Weiteren sollte sich der Anbieter an die DSGVO halten und eine hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit gewährleisten. Die Verfügbarkeit sollte über 99% liegen. Dadurch ist eine Ausfallzeit von einigen Stunden pro Jahr vertraglich abgesichert. Mit diesem Wert können die meisten Kunden aber durchaus leben. Das Gewährleistung einer hohen Verfügbarkeit ist besonders wichtig, da Sie nicht vergessen dürfen, dass Sie sich mit einer virtuellen Telefonanlage für eine Lösung entscheiden, die nur über eine Internetverbindung funktioniert.

  Informieren Sie sich beim Provider, wie dieser die Verfügbarkeit auch im Falle eines Notfalls garantieren kann. Ein seriöser Anbieter wird Ihnen versichern, dass Sie auch im Ernstfall über Notstrom, Backups oder eine doppelte Anbindung an das Netz auf Ihre virtuelle Telefonanlage zugreifen können. Als Letztes sollten Sie außerdem großen Wert auf Sicherheitszertifikate wie beispielsweise ISO legen.

• Skalierbarkeit
  Provider einer Cloud-Lösung stellen ihren Kunden meist unterschiedliche Produkte zur Verfügung, die individuell auf die Größe des Unternehmens ausgerichtet werden können. Achten Sie bei der Auswahl Ihres VoIP-Anbieters darauf, dass Sie flexibel Nebenstellen bzw. Lizenzen hinzubuchen- und wieder abbestellen können, um jederzeit auf Ihre Geschäftssituation reagieren zu können.

• Funktionsumfang
  Bevor Sie sich über verschiedene Provider informieren, sollten Sie sich zunächst einmal fragen, was Sie sich vom Umstieg auf eine virtuelle Telefonanlage erhoffen. Welche Arbeitsprozesse sollen dadurch vereinfacht werden? Wenn Sie diese Frage beantwortet haben, wissen Sie genau, welche Funktionalitäten Sie brauchen. Sind für Sie die wichtigsten Telefonfunktionen vielleicht schon ausreichend oder möchten Sie auch auf Funktionen wie Fax2Mail und Mail2Fax, Telefonkonferenzen oder sogar Unified Commnunications nutzen? Schauen Sie ganz genau nach, welche Funktionalitäten beim Anbieter enthalten sind und welche eventuell noch hinzugebucht werden müssen.

• Mobilität
  Die Integration mobiler Endgeräte in die Cloud-Telefonanlage bietet viele Vorteile. Sie bleiben permanent und von überall erreichbar. Mitarbeiter, die im Außendienst arbeiten, können ganz einfach mit ihren Kollegen in Verbindung bleiben und sich über Kundeninformationen und Produkte austauschen. Stellen Sie sich also von Anfang an die Frage, inwieweit Ihnen die Einbindung mobiler Endgeräte wichtig ist und wie gut das vom Provider auch umgesetzt werden kann.

• Support
  Wie wichtig dieses Kriterium für Sie ist, hängt von Ihrem technischen Vorwissen ab. Wenn Sie technisch nicht sonderlich versiert sind, reicht Ihnen die Betreuung per Telefon, Mail oder Chat vielleicht nicht aus. Suchen Sie sich also einen Anbieter aus, der Ihnen entweder selbst oder mithilfe eines Partners vor Ort bei technischen Problemen helfen kann.

• Preis-Leistungsverhältnis
  Selbstverständlich spielt das Preis-Leistungsverhältnis bei der Entscheidung für einen VoIP-Anbieter eine große Rolle. Geld ist jedoch nicht alles und Sie sollten die Daten- und Ausfallsicherheit in jedem Fall höher gewichten als die Kosten. Denn was bringt Ihnen eine günstige cloudbasierte Telefonanlage, wenn der Datenschutz des Anbieters fraglich ist, Ihnen niemand eine hohe Ausfallsicherheit gewährleisten kann und der Support nie erreichbar ist?
  Nichtsdestotrotz sollten Sie sich vorher natürlich ganz genau über die anfallenden Kosten informieren. Die meisten Provider bieten unterschiedliche Produkte an, die sich je nach Nutzerzahl und Funktionsumfang unterscheiden. Achten Sie darauf, dass Sie flexibel Lizenzen hinzubuchen und wieder abbestellen können. Einen Überblick über die genaue Zusammensetzung der Kosten erhalten Sie hier.

  Legen Sie auch von vornherein fest, wie lange Sie sich an einen Provider binden wollen. Achten Sie möglichst auf kurze Vertragslaufzeiten. Bei vielen Anbietern ist eine monatliche Kündigung möglich. Andere legen eine Vertragslaufzeit von 12 Monaten fest. Falls die Entscheidung für einen Cloud-Anbieter gefallen ist, sollten Sie- falls das angeboten wird - zunächst eine Testversion nutzen. Bei Placetel haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, die Telefonanlage für 30 Tage kostenlos zu testen. Hierfür stellen wir Ihnen auch ein geringes Guthaben zur Verfügung.

6. Zusammensetzung der Kosten

6. Zusammensetzung der Kosten

Das Abrechnungsmodell virtueller Telefonanlagen ist sehr einfach. Die Anbieter berechnen die Kosten anhand der gebuchten Nebenstellen oder Nutzer und der anfallenden Verbindungsentgelte. Bei der Cloud-Telefonanlage von Placetel betragen die monatlichen Kosten pro Nutzer 4,90 €. Diese können je nach Anbieter jedoch leicht variieren. Im Allgemeinen zahlen Sie also wirklich nur für die Anschlüsse, die Sie auch brauchen.

Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Telefonanlage können Sie bei einer virtuellen Telefonanlage viele Kostenvorteile realisieren. Hardwareinvestitionen und Wartungskosten entfallen. Für die Nutzung einer Cloud-Telefonanlage ist die Anschaffung eines IP-fähigen Telefons nicht erforderlich. Sie können die Anlage auch ganz einfach über Ihren PC, Ihr Smartphone, Ihr Tablet oder sogar Ihr analoges Telefon nutzen. Da sich die Abrechnungsmodelle von Anbieter zu Anbieter jedoch teils unterschiedlich gestalten, wollen wir Ihnen im Folgenden zeigen, was Sie beachten sollten.

6.1 Worauf Sie achten sollten

• Einrichtungsgebühren
  Informieren Sie sich im Voraus gut über die einzelnen Cloud-TK-Anbieter und deren Kosten. Manche Anbieter erheben Einrichtungsgebühren für das Bereitstellen Ihres Dienstes. Das ist aber nicht der Regelfall. Bei den meisten Anbietern können Sie sich zudem optional eine Konfigurationshilfe dazubuchen. Sollten Sie sich doch IP-fähige Telefone anschaffen wollen, achten Sie auf die einzelnen Produktbeschreibungen. Bei einigen Modellen ist bereits ein IP-Telefon im Preis enthalten.

• Abrechnung pro Anschluss oder Nutzer
  Wie bereits erwähnt ist das Abrechnungsmodell bei VoIP-Anbietern meist sehr einfach. Die meisten achten auf eine größtmögliche Flexibilität und berechnen ihre Tarife monatlich pro Nebenstelle oder Nutzer. Aber auch hier gibt es Ausnahmen. Manche Provider bieten nur Pakete an, sodass man beispielsweise 3 Nebenstellen, jedoch keine 2 buchen kann. Achten Sie hier am besten darauf, dass Sie einen Provider wählen, der sich genau an Ihre Bedürfnisse anpasst, sodass Sie nicht für Leistungen zahlen, die Sie gar nicht in Anspruch nehmen.

• Kosten für Rufnummern
  Bei Rufnummern erheben die Anbieter in der Regel eine einmalige und/oder eine monatliche Gebühr für die Bereitstellung des neuen Rufnummernblocks. Bestehende Rufnummern können in der Regel kostenlos zum neuen Anbieter portiert werden.

• Verbindungsentgelte für Anrufe
  Zusätzlich zu den monatlichen Kosten pro Nebenstelle / Nutzer und den Rufnummern fallen bei virtuellen Telefonanlagen Verbindungsentgelte für die eigentlichen Gespräche an. Telefonate innerhalb des Unternehmens sind kostenlos. Wie viel die einzelnen Verbindungsentgelte für Festnetz, Mobilfunk und das Ausland kosten, hängt vom jeweiligen Anbieter ab. Bei Placetel zahlen Sie mit der Telefonanlage 1 Cent pro Gesprächsminute ins deutsche Festnetz. Gespräche ins deutsche Mobilfunknetz werden mit 9,9 Cent pro Minute berechnet. Die Preise für Auslandsgespräche beginnen ab 1,9 Cent pro Minute, können je nach Land aber deutlich davon abweichen. Auf Wunsch können Sie auch eine Flatrate für jede Nebenstelle hinzubuchen. Hierbei muss jedoch beachtet werden, dass Weiterleitungen nicht über die Flatrate abgerechnet werden.

• Zusätzliche Features
  Die meisten Internet-Telefonanlagen verfügen im Allgemeinen bereits im Standardpaket über 150 Funktionen. Auf Wunsch können Sie aber auch weitere Features hinzubuchen. Informieren Sie sich deshalb vorher darüber, welche Funktionen in Ihrem Paket enthalten sind und für was ggf. noch geringe monatliche Kosten hinzukommen.

6.2 Rechenbeispiel für die Placetel Telefonanlage

Um Ihnen zu zeigen, wie günstig eine virtuelle Telefonanlage sein kann, wollen wir Ihnen ein Rechenbeispiel demonstrieren:

Joachim hat sich für sein Startup mit 5 Mitarbeitern für die Telefonanlage von Placetel entschieden. Für die Einrichtung fallen keine Kosten an. Da Joachim seine Firmenrufnummer behalten wollte, konnte er diese ganz einfach und kostenlos zu Placetel portieren, sodass hierfür keine monatlichen Kosten anfallen. Pro Mitarbeiter wird eine Lizenz (z.B. 5 x Webex Voice) benötigt. Für alle 5 Mitarbeiter zahlt Joachim also nur 24,50€ mtl. zzgl. Verbindungsentgelte.

7. Aktuelles zur Cloud-Telefonie: All-IP Umstellung

7. Aktuelles zur Cloud-Telefonie: All-IP Umstellung

Die All-IP-Umstellung der Telekom nähert sich langsam aber sicher dem Ende. Für Privatkunden ist die komplette ISDN-Abschaltung der Telekom seit Ende 2019 und für Geschäftskunden seit 2020 abgeschlossen. Die Umstellung bedeutet gleichzeitig das Aus für ISDN und die klassische Telefonie. Da auch Ihr Anschluss betroffen ist, wollen wir Ihnen in den folgenden Abschnitten die Hintergründe der Umstellung erläutern und Ihnen Möglichkeiten aufzeigen, die Sie im Zuge der Umstellung auf die IP-Telefonie haben. Denn eins steht fest: Der Umstieg ist unausweichlich. Selbst wenn einige Anbieter die All-IP Umstellung noch etwas hinauszögern, so wird es doch spätestens im Laufe des Jahres 2022 kein ISDN mehr geben.

Und dann bleiben dem Anbieter nur zwei Möglichkeiten:

1. Er wird Sie zu All-IP zwangsmigrieren.
2. Er wird Ihren Vertrag kündigen.

7.1 Hintergründe der Umstellung

7.1 Hintergründe der Umstellung

• Ein Netz für alles
  Bis vor kurzem wurden Telefon und Internet über zwei verschiedene Leitungen bzw. Netzwerkinfrastrukturen abgewickelt: Die Telefonie über ISDN- und Analoganschlüsse (kurz über Telefonnetze=PSTN) und das Internet über DSL als paketorientiertes IP-Netzwerk.

  Telefongespräche lassen sich jedoch mittels Voice-over-IP (kurz VoIP) auch im IP-Netz übertragen, weshalb die Netzbetreiber die veralteten analogen Anschlusstypen abschalten und sie auf Ethernet-IP umstellen wollen. Dadurch wird der Parallelbetrieb zweier Netzwerke unterbunden. Dieser verursacht für die Netzbetreiber nämlich unnötige Kosten. Durch die Umstellung auf All-IP wird verhindert, dass IP-Telefonate in ein analoges Netz übertragen werden müssen. Hierdurch können sowohl Energie als auch Kosten gespart werden.

  

  Der Kunde kann durch die Umstellung alle Dienste wie Telefonie, TV, Fax, Mobilfunk und Internet über ein einziges Netzwerk empfangen.

• Ersatzteile für ISDN-Anschlüsse werden seltener
  Erforderliche Ersatzteile für veraltete ISDN-Anschlüsse können vom Hersteller immer seltener geliefert werden. Dadurch wird auch die Wartung der Anlagen zunehmend schwieriger.

• Zukunftsfähigkeit
  Mit der Umstellung auf All-IP wird ein Netz der Zukunft aufgebaut. Neue Features wie Webkonferenzen oder Unfified Communications bieten die Möglichkeit, die Kommunikation und Zusammenarbeit einfacher und effektiver zu gestalten.

7.2 Welche Möglichkeiten habe ich auf IP-Telefonie umzustellen?

7.2 Welche Möglichkeiten habe ich auf IP-Telefonie umzustellen?

Für einen reibungslosen Verlauf der Umstellung, sollten sich Unternehmen bereits jetzt mit dem Thema befassen und sich über potenzielle Möglichkeiten informieren. Falls Ihr Unternehmen bereits IP für die Sprachübertragung nutzt, müssen Ihre Endgeräte bzw. Ihre Telefonanlage höchstwahrscheinlich nicht ausgetauscht werden, sondern können problemlos auf einen All-IP-Anschluss umgestellt werden. Anders sieht es aus, wenn Ihr Unternehmen noch eine ISDN-TK-Anlage verwendet. Dann können Sie entweder einen SIP TK-Anlagenanschluss nutzen oder auf die Dienste einer virtuellen Telefonanlage zurückgreifen.

7.2.1 SIP-Trunking

Beim SIP-Trunking wird Ihre analoge Telefonanlage via SIP TK-Anlagenanschluss an das All-IP Netz angebunden. Dadurch können Sie Ihre Telefonanlage behalten und trotzdem von den Kostenvorteilen von VoIP profitieren. SIP-Trunking kann als gute Alternative für die Umstellung auf All-IP angesehen werden. Hierfür ist es jedoch erforderlich, dass Ihre Telefonanlage SIP-fähig ist. Ist das nicht der Fall, lassen sich die Telefonanlagen meist aber trotzdem über ein Media Gateway an das Internet anschließen. Das hängt jedoch vom jeweiligen Anbieter ab. Der SIP TK-Anlagenanschluss funktioniert im Endeffekt wie ein ISDN- oder PMX-Anschluss. Jedoch können hier nicht alle klassischen ISDN-Funktionen genutzt werden, weshalb diese Möglichkeit auch eher als Übergangslösung angesehen werden sollte. Eine cloud-basierte Lösung bietet dem Nutzer mehr Möglichkeiten und Zukunftssicherheit.

7.2.2 Virtuelle Telefonanlage

Wenn Sie sich für eine virtuelle Telefonanlage entscheiden, haben Sie den großen Vorteil, dass Sie alle klassischen ISDN-Funktionen wie “Halten”, “Transfer”, “Vermitteln” oder “Besetzt” weiter nutzen können. Diese Möglichkeit ist nicht gegeben, wenn Sie Ihre veraltete ISDN-Telefonanlage via SIP TK-Anlagenanschluss weiter betreiben. Des Weiteren bietet Ihnen eine Cloud-Telefonanlage die Möglichkeit, alle Einstellungen wie beispielsweise das Hinzubuchen oder Abbestellen von virtuellen Rufnummern oder das Anlegen von Mitarbeitern oder Warteschleifen über ein Web-Portal vorzunehmen. So haben Sie alle Features und Übersichten Ihrer Telefonanlage in einer zentralen Anwendung. Ein weiterer Vorteil der virtuellen Telefonanlage besteht darin, dass Sie ortsunabhängig sind und von jedem Endgerät auf die Telefonanlage zugreifen können. So verpassen Sie mit Sicherheit keinen Anruf mehr. Außerdem können Sie mit Features wie Unified Communications die Zusammenarbeit verbessern und bei Bedarf auch dauerhaft in virtuellen Teams arbeiten. Für eine ausführliche Aufzählung aller Vorteile, gehen Sie bitte zu Punkt 4.

8. FAQ

8. FAQ

1. Brauche ich für die Nutzung einer virtuellen Telefonanlage weiterhin einen Telefonanschluss?
Nein, denn Placetel stellt Ihnen einen vollwertigen Telefonanschluss sowie Ortsnetzrufnummern zur Verfügung. Der übliche Telefonanschluss (z.B. von der Deutschen Telekom) ist also nicht länger erforderlich. Lediglich eine ausreichende Breitband-Internetverbindung ist notwendig, um die Placetel-Telefonanlage uneingeschränkt nutzen zu können.

2. Was kostet eine cloudbasierte Telefonanlage?
Cloud-Telefonanlagen sind verglichen mit herkömmlichen ISDN-Telefonanlagen deutlich günstiger, da keine Anschaffungs- und Wartungskosten anfallen. Der Preis richtet sich nach der Anzahl der gebuchten Nebenstellen oder Nutzer und kann bei den meisten Anbietern sehr flexibel angepasst werden, sodass man nur für das zahlt, was man auch nutzt. Je nach Anbieter liegen die Kosten zwischen 4,90 € bis 19,95 € pro Nebenstelle oder Benutzer.

3. Wann erfolgt die deutschlandweite Umstellung von ISDN auf All-IP?
Die Telekom hat die All-IP Umstellung für Privatkunden bereits 2019 und für Geschäftskunden bereits 2020 abgeschlossen. Spätestens im Laufe des Jahres 2022 soll es dann gar kein ISDN mehr geben. Bis dahin sollen auch alle anderen Anbieter die Umstellung beendet haben.

4. Kann ich mein bisher verwendetes Telefon nach der All-IP Umstellung weiter nutzen?
Das hängt von der Art Ihres Telefons ab. Ip-fähige Telefone können Sie in jedem Fall auch nach der Umstellung weiter verwenden. Sind Ihre Telefone nicht IP-fähig, können Sie sie meist über einen IP-Adapter weiter betreiben.

5. Mit welchen Telefonen kann ich eine virtuelle Telefonanlage nutzen?
Die Nutzung einer virtuellen Telefonanlage erfolgt über VoIP-fähige Telefone. In unserem Endgeräte-Shop finden Sie geeignete IP-Telefone. Aber denken Sie daran: Diese Hardwareinvestition ist nicht zwingend erforderlich. Sie können die virtuelle Telefonanlage auch über den PC mittels Softphone oder Headset oder über Ihr Smartphone oder Tablet via App benutzen.

6. Wie funktioniert das Empfangen und Senden von Faxen über eine virtuelle Telefonanlage?
Mit der Funktion Fax2Mail und Mail2Fax können Sie Faxe ganz einfach per E-Mail empfangen und versenden. Das empfangene Fax können Sie als PDF-Anhang in einer E-Mail öffnen. Über Ihr Placetel-Kundenkonto können Sie eine Datei ganz einfach hochladen und anschließend als Fax versenden.

7. Kann ich meine bisherige Rufnummer behalten?
Ja. Ihre Rufnummer Ihres bisherigen Anbieters können Sie kostenlos zu Placetel portieren.

8. Wie funktioniert die Abrechnung für Flatrates?
Wenn Sie sich dazu entscheiden, eine Flatrate zu buchen, wird diese monatlich pro Rufnummer bzw. bei Webex für Placetel pro Lizenz berechnet. Eine Flatrate kann immer nur für alle aktivierten Nebenstellen bzw. Lizenzen gebucht werden.

9. Wie sicher ist eine virtuelle Telefonanlage?
Die Sicherheit einer virtuellen Telefonanlage wird durch das Hosting in redundant ausgelegten Hochleistungs-Rechenzentren gewährleistet. Virtuelle Telefonanlagen können mindestens genauso sicher wie herkömmliche Telefonanlagen eingestuft werden. So ist die Placetel-Telefonanlage an verschiedene hochleistungsstarke Rechenzentren mit anerkannten Zertifizierungen angebunden. Diese schützen die Business Telefonanlage unter anderem vor Umwelteinflüssen und Zugriffen Dritter. Dieser Schutz ist bei herkömmlichen Telefonanlagen, die im Unternehmen selbst stehen, beispielsweise oft nicht gegeben. Die redundante Auslegung der virtuellen Telefonanlage sorgt außerdem dafür, dass Ihnen größtmögliche Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit geboten wird. Sollte es in einem Rechenzentrum einmal zu einem Problem kommen, kann ein anderes Rechenzentrum seinen Dienst ganz einfach übernehmen, sodass die Telefonanlage funktionstüchtig bleibt.

10. Was ist DSL?
DSL (Digital Subscriber Line) ist ein Breitband-Internetanschluss, der aufgrund schnellerer Übertragungsraten eine Verbesserung zu Modem- (max. 56 kbit/s) und ISDN-Verbindungen (128 kbit/s) darstellt. DSL ist ein Sammelbegriff für unterschiedliche Übertragungsstandards, bei denen digitale Daten über Kupferdrahtleitungen gesenden und empfangen werden. Diese Technologie ermöglicht theoretisch Datenübertragungsraten bis 500 Mbit/s. Diese maximale Übertragungsrate ist aber meist aufgrund von der Entfernung zur Vermittlungsstation oder dem Zustand der Leitung nicht erreichbar. Ein klassischer DSL-Anschluss ermöglicht für den Endkunden aktuell meist eine Datenübertragungsrate von bis zu 16 MBit/s im Downstream.

11. Was ist ADSL?
ADSL steht für “Asymmetric Digital Subscriber Line” und bezeichnet eine asymmetrische Übertragungstechnik, die über eine deutlich niedrigere Upload- als Download-Geschwindigkeit verfügt. Das bedeutet, dass deutlich weniger Daten ins das Internet gesendet als empfangen werden können. Diese Übertragungstechnik stellt zurzeit noch die Standardform des DSL-Anschlusses in Deutschland dar.

12. Was ist VDSL?
VDSL steht für “Very High Data Rate Digital Subscriber Line” und ist eine Breitbandtechnologie, die Datenübertragungsraten von bis zu 50 MBit/s im Downstream und 10 MBit/s im Upstream ermöglicht. Vectoring ist die Weiterentwicklung von VDSL und erhöht die Download-Geschwindigkeit auf 100 Mbit/s und die Upstream- Geschwindigkeit auf bis zu 40 Mbit/s.

13. Was ist SDSL?
Bei SDSL (“Symmetrical Digital Subscriber Line”) haben Sie sowohl in Empfangs- als auch in Senderichtung gleich hohe Datenübertragungsraten. Mehr Informationen erhalten Sie in unserem Ratgeber zu SDSL.

14. Wofür steht SIP?
Die Abkürzung SIP steht für Session Initiation Protocol. Es ist ein Internetprotokoll, das für den Auf- und Abbau einer Gesprächsverbindung zwischen zwei Teilnehmern sorgt.

15. Was bedeutet CTI?
CTI steht für Computer Telephony Integration. Anhand eines CTI Clients haben Sie die Möglichkeit Ihr Telefon ganz einfach vom PC aus zu bedienen. Die Anwendung erleichtert die Arbeit am Arbeitsplatz, denn Programme wie beispielsweise Outlook können während des Telefonats einfach auf dem Bildschirm geöffnet werden. Dadurch haben Sie jederzeit und überall einen Überblick über alle Kundeninformationen. Praktisch ist es auch, Kontakte aus Outlook direkt anzurufen und Telefonate am PC anzunehmen.