Voicemail: Gruppenvoicemail

In Webex für Placetel können Voicemails auch für Gruppen (beispielsweise Abteilungen) angelegt werden.

Hinweise zur Gruppenvoicemail

Voicemailgruppe erstellen

1. Navigation
Im Control Hub navigieren Sie über folgende Menüpunkte:
Dienste → Calling → Funktionen → Voicemail-Gruppe

Hier klicken Sie auf Voicemail-Gruppe erstellen.

2. Grundlegendes
Füllen Sie nun das Formular aus.
Standort - Hier wählen Sie den Standort aus, für welchen die Voicemailgruppe ausgewählt werden soll. Das ist in der Regel der Hauptstandort.
Name für Voicemail-Gruppe - Legen Sie einen Namen fest, der die Voicemail-Gruppe eindeutig identifiziert.
Telefonnummer - Hier legen Sie die Telefonnumer fest, die für die Gruppenvoicemail genutzt werden soll. Bei Anschluss können Sie noch eine Kurzwahl definieren, um die Gruppenvoicemail bei internen Anrufen zu erreichen.
Anrufer-ID - Die Anrufer-ID wird verwendet, wenn Anrufe aus dieser Voicemail-Gruppe übergeben oder weitergeleitet werden.
Passcode für Sprachmailbox - Der Passcode dient als Sicherheitsabfrage für die Voicemailgruppe und muss entsprechend eingegeben werden um Zugriff zu erhalten.

Klicken Sie danach auf weiter.

3. Einstellungen
Hier gibt es weitere Einstellungen, die die Einrichtung der Gruppenvoicemail betreffen.
Sprache - Wählen Sie die Sprache für Audioansagen aus.
Speichern von Nachrichten -

• Interne Mailbox verwenden - Für den Speicherplatz der internen Postfächer gelten diese
  Einschränkungen:
  Limit von 10 Minuten für einzelne Nachrichten.
  Limit von 100 Minuten für die gesamte Mailbox.
• Bei Wahl eines externen Postfachs, werden alle Nachrichten
  an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet. Die Nachrichten sind nicht per Telefon, per Client oder über das Anrufportal der Endbenutzer verfügbar. Nachrichten werden nicht transkribiert.

Benachrichtigung über neue Nachricht
Bei aktivierter Option werden Benachrichtigungs-Mails an die angegebene E-Mail gesendet.

Weitere Einstellungen für Voicemail
Bei „0“ an Telefonnummer übergeben ermöglicht es dem Anrufer optional statt mit der Gruppenvoicemail verbunden zu werden, die „0“ zu wählen, um an eine andere Rufnummer weiterzuleiten.

Klicken Sie danach auf weiter.

4. Überprüfen
Hier haben Sie nochmals die Möglichkeit die Einstellungen anzupassen. Sobald alles eingestellt ist, klicken Sie auf Erstellen.

Die Gruppenvoicemail ist dann angelegt.

Gruppenvoicemail einer Funktion zuordnen

Beim Anlegen von Telefoniefunktionen wie dem Auto-Attendant, einer Anrufwarteschlange oder eines Sammelanschlusses können auch Gruppenvoicemails ausgewählt werden.

Beispiel Anrufwarteschlange

Gruppenvoicemail bearbeiten & löschen

Um Gruppenvoicemails zu bearbeiten, oder um sie zu löschen, navigieren Sie so:
Dienste → Calling → Funktionen → Voicemail-Gruppe und klicken Sie auf die Voicemail Gruppe, die Sie bearbeiten wollen.

Sie gelangen dann ins Bearbeitungsmenü. Beachten Sie, dass Sie hier nur Einstellungen vornehmen können, die die Gruppenvoicemail direkt betreffen. Nutzen Sie beispielsweise die Gruppenvoicemail mit einem Auto Attendant und wollen Änderungen am Auto Attendant vornehmen, so müssen Sie diese Änderungen im Einstellungsmenü des Auto Attendants ändern.

Um eine Gruppenvoicemail zu löschen, klicken Sie auf das entsprechende Mülleimer-Icon und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Sollten Sie die Gruppenvoicemail noch in anderen Telefoniefunktionen verwenden, so müssen Sie dann die Gruppenvoicelmail immer aus der Funktion herausnehmen, bevor Sie die Gruppenvoicemail löschen können.

Gruppenvoicemails abrufen

Gruppenvoicemails können dann abgerufen werden, wenn diese direkt angerufen oder durch eine Telefoniefunktion drauf weitergeleitet wird.

Beispiel Webex
1. Rufen Sie die Rufnummer der Gruppenvoicemail an.
2. Drücken Sie zuerst die Sterntaste, um sich mit der Gruppenvoicemail zu verbinden, geben Sie dann das festgelegte Kennwort, gefolgt von der Raute Taste ein.
3. Um Nachrichten abzuhören, drücken Sie nun die 1.