Voicemail einrichten

In diesem Artikel beschreiben wir Ihnen, wie Sie für Webex für Placetel die Voicemail einrichten können.
Diese Einstellung richtet eine IVR (Interactive Voice Response) ein, mit der Ihre Mitarbeiter beispielsweise hinterlassene Sprachnachrichten abhören oder eine Begrüßung für die Voicemail aufsprechen können.

Aktivieren der Voicemail (Sprachportal)

Im Control Hub gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste im Bereich Management auf den Standorte.
2. Wählen Sie dann (per Klick auf den Standort) den Standort aus, für den Sie die Voicemail einrichten wollen.

   

3. Klicken Sie auf den Reiter Calling.
4. Scrollen Sie herunter, bis zum Bereich Einstellungen für Calling-Funktionen. Klicken Sie hier auf Sprachportal.

   

5. Hier stehen Ihnen nun mehrere Optionen zur Verfügung, um Ihre Voicemail (bzw. das Sprachportal) zu konfigurieren.
   Geben Sie dem Sprachportal einen Namen und wählen Sie die Sprachausgabe aus, in der die automatische Ansage des Sprachportals aufgesagt werden soll.
   Standardmäßig ist schon deutsch als Sprache ausgewählt.
   Wählen Sie die dann Telefonnummer aus, mit der das Sprachportal erreicht werden soll.
   Bei Anschluss können Sie der Voicemail eine optionale Kurzwahl vergeben.
   Hier ist im Standard schon die Durchwahl 1000 ausgewählt, um die Voicemail zu erreichen.
   Diese können Sie hier jederzeit ändern.
   Zuletzt können Sie noch einen Passcode für das Sprachportal festlegen, der als Sicherheitsabfrage dient.
6. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

   

Voicemail Pin für einen Mitarbeiter setzen

Damit Ihre Mitarbeiter die Voicemail von Webex für Placetel nutzen können, benötigt jeder Mitarbeiter ein Kennwort.
1. Jeder Mitarbeiter kann sich selbst, über das Userportal von Webex einen eigenen PIN für die Voicemail geben.
Zum Userportal gelangen Sie über folgenden Link: user.webex.com/webappng/hub/welcome.
2. Hier kann sich Ihr Mitarbeiter mit seinen eigenen Webex Login-Daten anmelden.
3. Mit Klick auf Reset Voicemail PIN kann sich der Mitarbeiter nun einen neuen PIN setzen.

Dieser Pin muss aus 4-8 Ziffern bestehen und darf keine Rückschlüsse auf die Telefonnummer, oder die eigene Kurzwahl zulassen.

4. Ein Klick auf Speichern speichert den Pin für den entsprechenden User.

Pin reset

Es gibt mehrere Arten einen Pin der Voicemail zurückzusetzen.

• Control Hub Reset - Setzt den Pin der Organisation komplett zurück. Reset erfolgt im Control Hub unter:
  Standorte ➔ Calling ➔ Sprachportal ➔ Eintrag des neuen Pins unter Administrator-Passcode für Sprachportal

  

  Dieser Pin muss dann an alle Mitarbeiter kommuniziert werden, da dieser auch abgefragt wird, wenn ein Mitarbeiter seinen Pin am Telefon ändern möchte.

• User Hub Reset - Hier kann der Mitarbeiter einen nur für Ihne gültigen Pin festlegen. Die Anleitung dafür haben wir im vorherigen Kapitel beschrieben. Für die Verwendung des physischen Telefons ändert sich nichts.

• Über das Telefon - Wenn Sie mit dem Telefon das Sprachportal öffnen, können im Menü über die 8 den Voicemail Pin ändern.

Eine aktivierte Voicemail nutzen

Voicemail im Webex Client nutzen

Wenn Voicemails vorliegen, dann werden diese auch im Webex-Client angezeigt.

Voicemails können auch in Webex abgehört werden, indem man auf eine Voicemail klickt und dann im rechten Menü auf den Playbutton klickt. Die entsprechende Nummer, die eine Voicemail dagelassen hat, kann über das Hörersymbol als Sprachanruf, oder über das Videosymbol als Videoanruf angerufen werden.
Die Voicemail kann auch über das Mülleimer-Icon gelöscht werden.

Über ein im Webex angelegtes Endgerät auf die Voicemail zugreifen

Ein Mitarbeiter kann jeder Zeit mit seinem persönlichen Endgerät oder über seinem Webex Client die Voicemail anrufen.

1. Der Mitarbeiter ruft die hinterlegte Rufnummer der Voicemail an, oder kann alternativ die festgelegte Kurzwahl anrufen (sofern diese vorhanden ist).
2. Im Telefonat wird dann der Mitarbeiter gebeten sein persönliches Kennwort (siehe Voraussetzungs-Kapitel auf dieser Seite) einzugeben und per #-Taste zu bestätigen. Er kann dann auf die Voicemail zugreifen.

   

   Der Mitarbeiter ruft in seinem Webex Konto die Voicemail per festgelegter Kurzwahl an (in dem Fall hat die Voicemail die Kurzwahl 1000).

Im zweiten Schritt gibt der Mitarbeiter seinen Pin ein und erhält dann Zugriff auf das unten angegebene Sprachmenü. Zur Eingabe des Pins muss er vorher auf Keypad klicken.

Über ein fremdes Endgerät auf die Voicemail zugreifen

Sollten Ihre Mitarbeiter von einem fremden Endgerät die Voicemail anrufen (z.B. einem privaten Smartphone), so werden sie aufgefordert ihre Mailbox-ID einzugeben.
Die Mailbox-ID ist in dem Fall nichts anderes, als die dem Mitarbeiter zugeordnete Rufnummer. Es ist ebenfalls möglich, die eigene Kurzwahl anzugeben, sollte der Mitarbeiter über eine Kurzwahl verfügen. Die eingegebene Nummer muss dann mit der #-Taste bestätigt werden.
Im Anschluss gibt er seinen Pin ein, bestätigt diesen auch per #-Taste und kann dann auf die Voicemail zugreifen.

Einstellungen in der Voicemail

Sobald sich der Mitarbeiter mit der Voicemail verbunden hat, stehen per drücken der jeweiligen Taste die in der Übersicht aufgezeigten Funktionen und Einstellungen zur Verfügung.

Weitere Einstellungen für den Nutzer

Ihre Mitarbeiter können über das Settings Portal von Webex weitere Einstellungen bzgl. der Voicemail vornehmen.
Hier ein Überblick über die Einstellungsmöglichkeiten, welche nach Login über den Reiter Webex Calling erreicht werden können.

Hier haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit weitere Einstellungsmöglichkeiten zu ihrer Voicemail einzustellen.

Es öffnet sich folgendes Menü:

(1) - Voicemail-Service
Wählen Sie, wann Ihre Voicemail aktiv sein soll:
Immer – Mit dieser Option werden alle Anrufe an die Voicemail weitergeleitet.
Wenn besetzt – Mit dieser Option werden Anrufe an die Voicemail weitergeleitet, wenn Sie sich bereits in einem Anruf befinden.
Eingehende Anrufe werden nicht an die Voicemail weitergeleitet, wenn die Anklopffunktion aktiviert ist.
Wenn keine Antwort – Mit dieser Option werden eingehende Anrufe an die Voicemail weitergeleitet, wenn der Anruf nicht beantwortet wird.

(2) - Nachrichtenspeicher
System-Mailbox verwenden – Mit dieser Option können Sie über Ihr Telefon oder über das Anrufbenutzerportal Nachrichten speichern.
Für die System-Mailbox gelten die folgenden Speicherbeschränkungen:

• Limit von 10 Minuten für einzelne Nachrichten
• Limit von 100 Minuten für die gesamte Mailbox

Externe Mailbox verwenden – Mit dieser Option können Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, an die Sie alle Voicemails senden möchten. Wenn Sie diese Option auswählen, wird der Zugriff auf Voicemails über Ihr Telefon, Ihre Desktop-App und die Anrufbenutzerportal beeinträchtigt.
Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Voicemails nicht transkribiert.

(3) - Benachrichtigungen
Um Benachrichtigungen per Textnachricht zu erhalten, wählen Sie per Textnachricht benachrichtigen, um informiert zu werden.
Wenn diese Option ausgewählt ist, geben Sie die Telefonnummer ein, an die die Mitteilung geschickt werden soll.

Um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wählen Sie die entsprechende Option.
Wenn diese Option ausgewählt ist, geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.

Um eine Voicemail an eine E-Mail-Adresse mit der angehängten Nachricht zu senden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und geben Sie die entsprechende E-Mail ein.

(4) - Anrufe übertragen
Sie können zulassen, dass Anrufer die 0 drücken und an eine andere Telefonnummer, Ihrer Wahl, weitergeleitet werden, wenn sie Ihre Voicemail-Begrüßung erreichen.

Wenn diese Funktion aktiviert ist, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Voicemail-Begrüßung mit den entsprechenden Anweisungen für den Anrufer aufzeichnen. Beispiel: „Drücken Sie die 0, um meinen Assistenten zu erreichen.“

(5) - Begrüßung der Voicemail
Wählen Sie Ihre Besetzt-Begrüßung aus der Begrüßung von bei Besetztzeichen verwenden Dropdown-Menü:

• System – Die Systemstandard wird wiedergegeben.
• Persönlich – Wenn diese Option ausgewählt ist, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei zum Hochladen aus, um eine vorher aufgenommene, individuelle Durchsage abzuspielen.

Wählen Sie Ihre Nicht-Antwort-Begrüßung aus, wenn keine Antwort gegeben wird, verwenden Sie die Begrüßung von Dropdown-Menü:

• System – Die Systemstandard wird wiedergegeben.
• Persönlich – Wenn diese Option ausgewählt ist, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei zum Hochladen aus, um eine vorher aufgenommene, individuelle Durchsage abzuspielen.

Nachdem Sie die Begrüßungsdatei hochgeladen haben, können Sie sie aktualisieren oder ersetzen, indem Sie auf Durchsuchen erneut und wählen Sie eine neue Datei aus. Durch das Hochladen einer neuen Datei werden die vorherigen Begrüßungen überschrieben.

Die Audiodatei (WAV) muss das Format 8 kHz, 8-Bit-Mono, CCITT µ-law, max. 2 MB und .wav-Dateiformat haben.

Klicken Sie abschließend auf speichern.