Auto-Attendant mit Sprachmenü (IVR) einstellen

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie bei Webex für Placetel die Geschäftszeiten Ihrer Organisation einstellen können.
Das Einstellen der Geschäftszeiten funktioniert über die Auto Attendant Funktion im Control Hub.
Der Auto Attendant ermöglicht unter anderen automatisierte Prozesse in Ihrer Telefonanlage.

Die Geschäftszeiten können Sie bei Webex für Placetel über den Control Hub einstellen.
Klicken Sie im Dashboard des Placetel Order Portals neben Webex Control Hub auf den Besuchen- Button.

Im Control Hub

Sprache im Control Hub

In dieser Anleitung nutzen wir deutsche Version des Control Hubs. Die Sprache im Control Hub ändern Sie, indem Sie oben rechts auf den runden Administrationsbutton klicken und bei Sprache/Language Deutsch auswählen.

Geschäftszeiten neu anlegen

Menüführung im Control Hub

Wie beschrieben erstellen Sie die Geschäftszeiten im Control Hub.
Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf den Punkt Calling (1). Gehen Sie dann auf den oberen Reiter Funktionen (2) und wählen dann den Punkt Auto Attendant (3) aus.
Wählen Sie dann die Option Auto Attendant erstellen (4) aus.

Grundlegendes

Es öffnet sich das Formular zu Erstellen eines Auto Attendants.

1. Wählen Sie unter Standort den Standort aus, für den Sie die Geschäftszeiten anlegen möchten.
2. Vergeben Sie dann dem Auto Attendant einen Namen. Der Name wird für die Standard-Anrufer-ID und später im Prozess verwendet, um auf den Auto Attendant zu verweisen.
3. Wählen Sie als nächstes die Rufnummer aus, unter welcher der Auto Attendant erreichbar sein soll. Optional können Sie dem Auto Attendant auch eine Kurzwahl zuweisen. Nutzen Sie dafür das Feld Anschluss.
4. Unter Sprache können Sie die Sprache des Auto Attendants auswählen.
5. Die Anrufer-ID wird verwendet, wenn Anrufe aus diesem Auto Attendant weitergeleitet werden.
   Klicken Sie abschließend auf weiter.

   

Zeitplan für Geschäftszeiten

Sie werden zum Zeitplan für Geschäftszeiten weitergeleitet.

1. Hier können Sie bei Neuer Name des Zeitplans Ihrem Zeitplan einen Namen geben.
2. Wenn Sie auf Neuen Zeitplan erstellen klicken, werden Ihnen im unteren Bereich die Wochentage Sonntag bis Samstag angezeigt.
3. Klicken Sie auf die Checkboxen, um die Tage auszuwählen, für die Sie den Auto Attendant einrichten wollen.
4. Darunter können Sie noch optional den Zeitraum für eine Mittagspause festlegen. Um eine Uhrzeit zu ändern klicken Sie auf die entsprechende Uhrzeit und geben Sie die Uhrzeit pro Tag ein.

   

Zeitpläne für Feiertage und weitere Urlaubstage

Unter Zeitplan für Urlaub tragen Sie die Feiertage und sonstige Urlaubstage Ihrer Organisation ein.

1. Klicken Sie zuerst auf die Bullet-Punkt Neuen Zeitplan zuweisen (1).
2. Geben Sie dem Zeitplan einen Namen (2).
3. Feiertage müssen einzelnd eingetragen werden. Um einen Feiertag hinzuzufügen, klicken Sie auf
   Neuen Feiertag zum Feiertagszeitplan hinzuzufügen.

4. Hier geben Sie dann den Namen des Feiertags an und legen Sie fest, ob dieser Tag nicht, wöchentlich oder jährlich wiederholt wird.
5. Sollte die Regelung für den ganzen Tag gelten, so können Sie das Häkchen bei „ganztägig“ setzen.
6. Klicken Sie dann auf speichern, um den Tag anzulegen.
   Sobald Sie alle Tage und Zeiten eingetragen haben, klicken Sie auf Weiter.

   

Menü

Im Bereich Menü können Sie dem Auto Attendant ein Sprachportal bzw. IVR (Interactive Voice Response) hinzufügen. Ein Sprachmenü (IVR) dient der sogenannten Vorselektierung von Kunden am Telefon, mithilfe welcher ein Anrufer den richtigen Ansprechpartner für sein Anliegen auswählen kann und zu diesem weitergeleitet wird.

Dies könnte zum Beispiel so aussehen:

So können hier sowohl ein Menü für Geschäftszeiten, als auch für Außerhalb der Geschäftszeiten anlegen.

Klicken Sie abschließend auf weiter.

Begrüßung

In diesem Menü können Sie eine Begrüßung für den Auto-Attendant festlegen.
Diese Begrüßung wird abgespielt, sobald die die hinterlegte Rufnummern angerufen wird.
Sollten Sie eine eigene Ansage auswählen wollen, so muss diese im .WAV-Format sein.

Diese darf maximal nur 2MB groß sein.

Sie könnnen sowohl eine Begrüßung für die Geschäftszeiten, als auch für außerhalb der geschäftszeiten aufnehmen.
Klicken Sie abschließend auf weiter.

Überprüfen

Abschließend gelangen Sie zu dem Reiter Überprüfen.
Über die Tabs Allgemeine Einstellungen, Geschäftszeiten, Außerhalb der Geschäftszeiten und Urlaub können Sie nochmal die eingestellten Optionen einsehen.
Sollten Sie noch etwas anpassen wollen, so können Sie direkt im oberen Bilschirmrand auf den entsprechenden Einstellungsreiter klicken, um dort die entsprechenden Einstellungen vorzunehmen.

Sollten alle angaben korrekt sein, klicken Sie auf den Erstellen-Button.