Placetel Softphone für MacOS
Das Placetel Softphone für MacOS ermöglicht Ihnen die kostenfreie Nutzung von Basis-Telefonfunktionen auf Ihrem MAC.
Voraussetzungen
MAC-Version
Um das Placetel Softphone für MacOS nutzen zu können, benötigen Sie mindestens MacOS Version 10.13. High Sierra.
Innerhalb Ihres Placetel-Kontos
Zur Verwendung des Softphones benötigen Sie einen Mitarbeiter innerhalb Ihres Kundenkontos. Sollten Sie noch keinen Mitarbeiter angelegt haben, so finden Sie hier unsere Anleitung zur Einrichtung eines Mitarbeiters.
Damit ein Mitarbeiter das MacOS Softphone nutzen kann, muss dieser zunächst über einen Zugang zum Placetel-Webportel verfügen.
Sollte dies noch nicht der Fall sein, so können Sie unter Administration → Mitarbeiter zu dem Mitarbeiter gelangen, für den Sie den Zugang einrichten wollen.
Klicken Sie auf den entsprechenden Mitarbeiter.
In der unteren Naviationsleiste finden Sie den Punkt Benutzer-Passwort. Hier können Sie die E-Mail-Adresse Ihres Mitarbeiters eingeben. Dieser bekommt dann die Anweisungen zum Setzen eines Passworts per Mail.
Zudem benötigt ein Mitarbeiter ein gültiges VoIP-Ziel im Portal. Unter Administration → VoIP-Ziele können Sie einem VoIP-Ziel einen Mitarbeiter zuordnen.
Klicken Sie dafür zuerst auf das entsprechende VoIP-Ziel. Im Bearbeitungspunkt Mitarbeiter können Sie dann den Mitarbeiter auswählen, der dem VoIP-Ziel zugerodnet sein soll.
Wichtiger Hinweis: Die im Portal für den mitarbeiter angelegte Email und das angelegte Passwort sind auch die Zugangsdaten für das Softphone.
In dieser Ansicht können Sie auch unter Downloads den Softphone Client für MacOS herunterladen.
Installation
- Laden Sie sich die Installations-DMG innerhalb Ihres Placetelkontos herunter. Diese wird standardmäßig im Download-Ordner gespeichert.
Sie finden die Datei im Placetel Web-Portal unter:
- Administration -> VoIP Ziele
- Sie erhalten hier eine Übersicht über Ihre bereits angelegten VoIP-Ziele in Ihrem Portal
- Klicken Sie hier im Dropdown-Menü bei einem VoIP-Ziel auf Download Softphone.
VoIP-Ziele Übersicht - Hier finden Sie u.a. das Placetel Softphone für macOS. Klicken Sie auf das Download Symbol, um hier den Download direkt einzuleiten.
Download Softphone
- Öffnen Sie den Ordner, indem sich Installations DMG befindet.
- Öffnen Sie parallel dazu den Apple-Finder auf Ihrem Apple Computer und suchen Sie dort nach „Programme“. Öffnen Sie dann den Programme Ordner.
- Ziehen Sie per Drag-n-Drop die Installations-DMG in den Programme-Ordner.
- Öffnen Sie die Installationsdatei und stimmen Sie den Nutzungsbedingungen zu. Folgen Sie dann den Installationsanweisungen. Optional können Sie dann die App als Standardanruf-App festlegen. Für diese Einrichtung muss Ihre Apple-ID bereits eingerichtet sein. Sollten Sie über keine Apple-ID verfügen so klicken Sie auf „no“.
Die Benutzeroberfläche
Innerhalb der App finden Sie links eine Navigation. Im folgenden werden diese Symbole der Navigation erläutert. Detailliertere Informationen zu den einzelnen Optionen finden Sie in den weiteren Kapiteln dieser Dokumentation.
1) Die Tastatur - Mit der Tastatur können Sie andere Rufnummern direkt wählen und einen Anruf mit diesen aufbauen. Klicken Sie dazu entweder auf die Tastensymbole oder geben Sie die Rufnummer dierekt mit Ihrer Tastatur ein. Zum Aufbau des Anrufs klicken Sie auf das grüne Hörer-Symbol.
2) Kontakte - Als gespeicherte Kontakte werden Ihnen über diesen Menüpunkt angezeigt. Hier können Sie schnell Personen aus Ihrer Kontaktliste anrufen oder die Stammdaten verwalten.
3) Verlauf - Einen detaillierten Verlauf über alle eingegangenen, verpassten und ausgeganen Telefonate finden Sie hier.
4) Do-not-disturb Modus - Durch Klick auf den Halbmond aktivieren Sie den Do-not-disturb Modus. So lange dieser aktiviert ist, werden eingehende Anrufe nur lautlos angezeigt. Zu Deaktivieren des Modus, klicken Sie erneut auf das Symbol.
5) Einstellungen - Per Klick auf das Zahnrad gelangen Sie zu den Einstellungen. Einen detaillierten Überblick zu den Einstellungsmöglichkeiten erhalten Sie weiter unten innerhalb dieser Dokumentation.
6) Status - Hier können Sie anhand des Statuspunktes sehen, ob das Telefon verbunden und aktiv ist (grün) oder inaktiv ist (grau).
Verwaltung von Kontakten
Hinzufügen von Kontakten
Kontakte innerhalb Ihres Softphones ermöglichen einen effizienteren Umgang mit dem Softphone. Gespeicherte Kontakte können per Klick direkt angerufen werden.
Um einen Kontakt hinzuzufügen klicken Sie auf das Kontakte hinzufügen Symbol. Tragen Sie anschließend den Namen und die Rufnummer des Kontaktes ein. Abschließend klicken Sie auf den Speichern-Button.
Kontakt als Favorit speichern
Um einen bestehenden Kontakt als Favorit hizufügen zu können, klicken Sie in der Kontaktübersicht auf den Kontakt, den Sie als Favorit kennzeichnen möchten. Innerhalb der Kontaktansicht klicken Sie auf den grünen Pin. Dann werden Ihnen noch einmal der Name und die Rufnummer des Kontaktes angezeigt. Bearbeiten Sie die Informationen falls nötig und speichern Sie Ihre Einstellungen per Klicken auf den Speichern-Button.
Favorisierte Kontakte werden Ihnen dann unterhalb des Tastaturenpads angezeigt.
Adressbuch
Ihre gesamten gespeicherten Kontakte befinden sich innerhalb des Softphones im integrierten Adressbuch. Dieses finden Sie innerhalb Ihres Softphones, wenn Sie zuerst auf auf den Seitennavi-Tab Kontake klicken und dann in der sich öffnenden Ansicht im oberen Bereich auf „Adress Book“ (Adressbuch) klicken. Alternativ können Sie auch den Namen eines Kontakts in der oberen Suchleiste eingeben, um nach einem Kontakt zu suchen.
Kontakte aus Ihrem Office 365 Konto hinzufügen
Mit dem Placetel MacOS Softphone können Sie ebenfalls Kontakte aus Ihrem Office 365 Account integrieren. Dafür klicken Sie zuerst auf den linken Kontakte-Tab. Es öffnet sich Ihre Kontakte-Übersicht. Unterhalb der Suchleiste befindet im rechten Bereich der Office 365 Button, klicken Sie darauf. Sie gelangen dann zu den Accounts-Einstellungen. Hier haben Sie die Möglichkeit sich mit Ihrem Office 365 Account anzumelden, indem Sie zuerst auf „Sign in with Microsoft“ klicken und dann dem Anmeldeprozess weiter folgen. Nach abgeschlossener Synchronisation werden Ihnen Ihre Office 365 Kontakte innerhalb der Kontakübersicht angezeigt.
Kontakte bearbeiten & löschen
Um einen Kontakt bearbeiten zu können, gehen Sie auf das Kontakte-Menü. Klicken Sie per rechter Maustaste auf den Kontakt den Sie bearbeiten oder löschen wollen.
Zum Bearbeiten, klicken Sie auf bearbeiten. Es öffnet sich dann das Fenster, in dem Sie den Namen und/oder die Rufnummer des Kontaks bearbeiten können.
Zum Löschen, klicken Sie auf löschen und beantworten Sie die Sicherheitsabfrage.
Telefonieren mit dem Softphone
Rufnummerneingabe
Um eine Rufnummer einzugeben, können Sie entweder die Rufnummer händisch per Tastatur oder durch Klicken auf die Tasten des angezeigten Dial-Pads wählen.
Um den Anruf zu starten, klicken Sie auf das grüne Hörer-Sybmol.
Wahlwiederholung
Per Klick auf das grüne Hörer-Symbol aktivieren Sie die Wahlwiederholung. Hierbei wird automatisch die zuletzt gewählte Rufnummer erneut angerufen.
Wichtig: Dies ist nur möglich wenn noch keine Ziffer in das Rufnummernfeld eingegeben wurde.
Einen eingehenden Anruf annehmen
Ein eingehender Anruf wird Ihnen entsprechend der unteren Abbildung angezeigt. Sollte sich der Anrufer in Ihrem Adressbuch befinden, so wird Ihnen der Name des Kontakts direkt angezeigt. Sonst wird Ihnen lediglich die Rufnummer angezeigt.
Einen eingehenden Anruf können Sie entweder per Klick auf das grüne Hörer-Symbol annehmen, oder per Klick auf das rote Hörer-Symbol ablehnen.
Sollten Sie den Anruf angenommen haben, erscheinen weitere Optionen wie Teilnehmer hinzufügen, Transfer und Halten. Diese werden in den folgenden Absätzen weiter erläutert. Während des Telefonats wird Ihnen auch immer die bisherige Dauer des aktuellen Telefonats eingeblendet.
Anrufe halten
Um ein laufendes Telefonat zu halten (zu pausieren), müssen Sie nur auf den Halten-Button klicken. Sie gelangen dann zur Dial-Pad Übersicht. Gehaltene Telefonate werden Ihnen im unteren Bereich des Dial-Pads angezeigt.
Aus dieser Ansicht heraus können Sie dann entweder zu dem gehaltenen Telefonat zurückkehren, oder den gehaltenen Gesprächsteilnehmer an jemand anderen weiterleiten.
Um zu dem gehaltenen Telefonat zurückzukehren klicken auf das runde Kreuz-Symbol neben der zum Gespräch zurückkehren Aufschrift.
Sie gelangen dann wieder zur Übersicht des gehaltenen Anrufs und können durch Klick auf den grünen Play-Button das Telefonat mit dem gehaltenen Gesprächsteilnehmer fortsetzen.
Sollten Sie den gehaltenen Anrufer an einen anderen Gesprächsteilnehmer weiterleiten, so lesen Sie bitte dazu den folgenden Abschnitt.
Anruf weiterleiten
Es gibt 2 Arten um einen Anruf weiterzuleiten. Es gibt die Weiterleitung mit Rückfrage und die Weiterleitung ohne Rückfrage.
Um einen aktuellen Gesprächsteilnehmer zu einen anderen Gesprächsteilnehmer weiterleiten zu können, wird der Anruf zu Ihrem aktuellen Gesprächsteilnehmer halten. Den Halten-Prozess haben wir im vorherigen Abschnitt beschrieben.
Bei der Weiterleitung ohne Rückfrage wählen Sie die Nummer des Weiterleitungsziel und verbinden Ihren bisherigen Gesprächsteilnehmer mit dem Weiterleitunsziel, unabhängig davon ob das Weiterleitungsziel üerhaupt erreichbar ist, oder nicht. Sollten Sie eine Weiterleitung ohne Rückfrage einleiten, so werden Sie automatisch von dem Telefonat getrennt. Die Vorgang wird auch als Cold-transfer (Kalte-Weiterleitung) bezeichnet.
Das Gegenstück dazu ist die Weiterleitung mit Rückfrage. Bei so einer Weiterleitung setzen Sie ihren bisherigen Gesprächsteilnehmer in den Halte-Zustand und Sie selbst rufen dann das Transferziel (über das Dial-pad) an. Alternativ können Sie (sollte die Person als Favorit gespeichert sein) die Ziel-Person auch direkt mit Klick auf das Hörer-Symbol anrufen.
Sollte die Ziel-Person den Anruf annehmen, befinden Sie sich im Gespräch mit dieser. Um nun die Ziel-Person nun mit dem gehaltenen Gesprächsteilnehmer zu verbinden müssen Sie nur noch auf Übertragung klicken.
Die beiden Gesprächsteilnehmer werden dann automatisch miteinander verbunden und Ihre Verbindungen zu beiden Gesprächsteilnehmern wird automatisch getrennt.
Dieser Prozess wird auch als Warm-transfer (Warme-Weiterleitung) beschrieben.
Beispiel
In diesem Beispielszenario ruft Max Mustermann an und möchte mit Jon Doe verbunden werden. Sie nehmen den Anruf von max Mustermann entgegen.
1.) Sie sind im Anrufmenü
(Max Mustermann als Gesprächspartner). Klicken Sie auf Halten.
2.) Der Anruf mit Max Mustermann ist nun gehalten. Sie können nun durch Eingabe beim Dial-Pad den Kontakt anrufen, der den Kontakt Max Mustermann entgegennehmen soll (in diesem Beispiel ist das Jon Doe). Sollte das Transferziel (Jon Doe) in Ihrer Favoritenliste gespeichert sein, so können Sie direkt auf das Hörersymbol neben des Namen des Favoriten klicken, um einen Anruf herzustellen.
3.) Rufen Sie dann Ihr Transferziel (Jon Doe) an. Sobald das Transferziel den Anruf entgegengenommen hat, können Sie durch klick auf Übertragung Jon Doe und Max Mustermann zusammenführen.
4.) Der Anruf von Max Mustermann wird von Jon Doe übernommen.
5.) Der Anruf ist übergeben und Sie werden automatisch von beiden Anrufen getrennt
Zusätzliche Gesprächsteilnehmer einem Anruf hinzufügen. (Konferenzfunktion)
Um einem bestehenden Anruf einen weiteren Teilnehmer hinzuzufügen, klicken in der Anruf-Ansicht auf Teilnehmer hinzufügen.
Das bisherige Gesprächsteilnehmer wird automatisch in den Halte-Status gesetzt. Jetzt können Sie entweder die Rufnummer des Gesprächsteilnehmers, den Sie hinzufügen möchten, über das Dial-Pad wählen oder (sollte er in der Favoritenliste sein) per Tastendruck anrufen. Wenn der Teilnehmer, den Sie hinzufügen möchten, den Anruf beantwortet können Sie alle Teilnehmer durch Klick auf den Zusammenführen-Button zu einem Konferenztelefonat hinzufügen.
Wichtig: Aktuell können nur bis zu 3 Teilnehmer an einem Konferenzanruf teilnehmen.
Anruf-Verlauf
Im Bereich Verlauf erhalten eine detaillierte Übersicht über alle getätigten, beantworteten und verpassten Anrufe.
Allgemeine Ansicht
Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf die Schaltfläche Verlauf um in die Verlauf-Ansicht zu gelangen. Hier werden Ihnen alle vergangenen Anrufe aufgelistet. Pro Anruf können Sie hier den Gesprächsteilnehmer, die Anrufdauer und den Typ des Anrufs (incoming oder outgoing) einsehen. Die Auflistung der Anrufe ist chronologisch und startet mit dem zuletzt getätigten Anruf.
Anrufverlauf bei einem bestimmten Kontakt
Um den Anrufverlauf bei einem konkreten Kontakt einsehen zu können, klicken Sie in der Verlauf-Übersicht auf einen beliebeigen Anruf mit dem Kontakt. Es öffnet sich dann der gesamte Anrufverlauf mit diesem Kontakt. Sie erhalten die Informationen zur Anrufdauer und den Typ des Anrufs (Incoming oder Outgoing).
Verpasste Anrufe
Sollten Sie einmal einen eingehenden Anruf verpasst haben, so erscheint ein 1-Symbol auf dem Menüpunkt Verlauf. Bei mehreren verpassten Anrufen summiert sich die Zahl auf die Anzahl der verpassten Anrufe. Um die verpassten Anrufe einzusehen, klicken Sie auf den Menüpunkt Verlauf. In dieser Übersicht aller Anrufe haben verpasste Anrufe die Kennung Missed Call. Eine Zahl neben den Namen des Kontakts / der Rufnummer gibt zudem Auskunft, wie oft die Person angerufen hat.
Einstellungen
Durch Klick auf das Zahnrad innerhalb der linken Navigationsleite gelangen Sie zu dem Einstellungsmenü.
Über
In der Über-Ansicht wird Ihnen die aktuelle Version Ihres Softphones angezeigt.
Accounts (Protokolltyp und Verschlüsselungsoptionen)
Innerhalb der Accounteinstellungen können Sie einerseits Protokolltyp des Softphones und Verschlüsselungstyp der Kommunikation auswählen, andererseits können Sie hier (wie bereits im Punkt Kontakte aus Ihrem Office 365 Konto hinzufügen beschrieben) Ihr MacOS Softphone mit Ihrem Office 365 Account verknüpfen, um dort gespeicherte Kontakte über Ihr Softphone anrufen zu können.
Accounteinstellungen (inkl. Protokolltyp und Verschlüsselungsoptionen)
Klicken Sie innerhalb der Accounteinstellungen auf den blauen-Bearbeiten Button. Klicken Sie in dem sich öffnenden Menü auf den Bearbeiten-Button, um das Transportprotokoll für Ihre Anrufe festzulegen.
Wichtig: Um eine verschlüsselte Telefonie-Funktion zu gewährleisten, müssen Sie bei Transport protocol das Protokoll ‘TLS+SIP’ auswählen. Zusätzlich müssen Sie bei den Menüpunkten Incoming Calls und Outgoing Calls das Dropdown-Feld erforderlich* auswählen. Speichern Sie abschließend Ihre Einstellungen durch Klick auf den grünen Speichern-Button.
Office 365
Den Verknüpfungsprozess Ihres Office 365-Kontos mit Ihrem Softphone haben wir hier bereits beschrieben.
Benachrichtigungen
Innerhalb der Benachrichtigungseinstellungen legen Sie den Klingelton für eingehende Anrufe und den Signalton für eingehende Benachrichtigungen fest.
Klingelton - Legen Sie hier den Ton fest, der bei eingehenden Anrufen zu hören ist. Klicken Sie dafür auf das Dragdown-Menü und wählen Sie aus der Liste den Ton aus, den Sie verwenden möchten.
Signalton - Legen Sie hier den Ton fest, der bei eigehenden Benachrichtigungen zu hören ist. Klicken Sie dafür auf das Dragdown-Menü und wählen Sie aus der Liste den Ton aus, den Sie verwenden möchten.
Toneinstellungen
Innheralb der Toneinstellungen legen Sie Einstellungen wie Lautstärke, Verwendung Endgeräte und Echounterdrückung fest.
Lautsprecher - Geben Sie hier das Endgerät an, welches zur Audioausgabe verwendet werden soll.
Mikrofon - Geben Sie hier das Endgerät an, welches Sie als Mikrofon zur Stimmaufnahme verwenden möchten.
Ringtone audio output - Geben Sie hier das Endgerät an, auf welches bei eingehenden Anrufen klingeln soll.
Income audio noise suppression - Diese Einstellung aktiviert die Rauschunterdrückung bei dem Audiosignal Ihrer Gesprächsteilnehmer.
Outgoing audio noise suppression - Diese Einstellung aktiviert die Rauschunterdrückung bei Ihrem eigenen Audiosignal.
Verstärkung der Wiedergabe - Legen Sie hier die allgemeine Lautstärke der anderen Gesprächsteilnehmer fest.
Ringtone volume - Legen Sie hier die Lautstärke des Klingelsignals bei eigehenden Anrufen fest.
Mikrofonpegel - Legen Sie hier die Lautstärke Ihrer eigenen Stimme fest.
Lautstärke des Tastenfelds - Legen Sie hier die Lautstärke der Tastenfelder fest. Wenn Sie das integrierte Tastenfeld nutzen um einen Anruf zu starten, erhalten Sie bei jedem Tastendruck ein Feedback-Geräusch.
Echounterdrückung - Diese Einstellung aktiviert die Echounterdrückung und vermindert einen Hall-Effekt.
Kontrollen
Unter den Kontrolloptionen haben Sie u.a. die Möglichkeit die Sprache des Softphones, die Autostartfunktion festlegen.
Start bei Anmeldung - Durch klicken auf den Regler aktivieren Sie die Autostartfunktion der App. Wenn die Funktion aktiviert ist, öffnet sich die Softphone-App automatisch, sobald Sie Ihren Mac starten.
Als Standardanruf-App festlegen - Hier können Sie ihr Placetel Softphone als Standardanruf-App festlegen. Jedesmal wenn eine Funktion, Datei o.ä. aufgerufen wird, die sich durch eine Phone-App aufrufen lassen würde, wird diese durch Ihr Placetel Softphone aufgerufen.
Select Application Language - Hier legen Sie die Sprachumgebung Ihres Softphones fest.
Always on Top - Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden alle Ihnen alle neuen Mitteilungen auf Ihren Bildschirm angezeigt, auch wenn Sie andere Programme geöffnet haben. Die Meldungen des Softphones sind dann „on top“.
Protokolle
Zurücksetzen
Klicken Sie im Einstellungsmenü auf Zurücksetzen, um ihr Softphone zurückzusetzen. Hierbei würden Sie alle gespeicherten Daten und Konfigurationen verlieren und ihr Softphone auf die Standardeinstellungen zurücksetzen. Die Möglichkeit zur Anmeldung mit Ihren Login-Daten bleibt nach dem Zurücksetzen weiterhin bestehen. Jedoch müssten Sie dann das Softphone komplett neu konfigurieren.