Microsoft Teams

Mit unserer Microsoft Teams Integration können Sie Anrufe in Microsoft Teams annehmen und über den Client absetzen. Folgen Sie dieser Beschreibung zur Einrichtung.

Erste Schritte

Voraussetzungen

Logindaten

• Der MS Teams User, mit dem Sie sich bei Microsoft zum Zeitpunkt der Installation einloggen, muss die Rolle Globaler Administrator haben. Dies muss nicht zwingend der MS Teams User sein, den Sie nachher auch mit Placetel zum Telefonieren verknüpfen möchten.

  

• Sie können die Integration nur mit dem Placetel Hauptaccount durchführen.

Lizenzen

• Beachten Sie die Lizenzen, die Sie bei Microsoft buchen müssen:

  

Sie benötigen für jeden Mitarbeiter, den Sie mit Microsoft Teams verknüpfen möchten, eine Office 365 / Microsoft E1, E3 oder E5 oder eine Microsoft Office 365 Business Basic, Business Standard und Business Premium Lizenz. **. Außer bei der E5 Lizenz brauchen Sie zusätzlich die Microsoft Teams Telefon Lizenz (ohne Anrufplan) für jeden MS Teams User, den Sie anbinden möchten.

Sollten Sie die Office 365 Lizenzen über einen Partner gebucht haben, müssen Sie evtl. auch die Teams Telefon Lizenz über diesen Partner buchen, sie werden das Add-On sonst nicht finden.
Als Workaround können Sie auch mindestens eine Business Basic Lizenz über Ihre Kreditkarte buchen, dann erhalten Sie auch die Möglichkeit die Teams Telefon Lizenz als Add-On direkt im Admin Portal zu kaufen.
Aktuell funktioniert statt Teams Telefon auch das Add-On Telefonie in öffentlichen Bereichen (im englischsprachigen ist dies mit Common Area Phone System beschrieben). Dieses ist allerdings nicht offiziell von Microsoft für diesen Zweck (Direct Routing) vorgesehen, funktioniert derzeit aber trotzdem.

Sollten Sie eine öffentliche Einrichtung anbinden wollen, können Sie auch die A1, A3 und A5 Pläne verwenden.

• Für den Zeitpunkt der automatischen Einrichtung brauchen Sie mindestens eine freie, nicht vergebene E1/E3/E5 oder Business Basic/Standard/Premium Lizenz. Diese darf keinem MS Teams User zugeordnet sein. Wir ordnen diese Lizenz im Laufe des Einrichtungsprozesses einem MS Teams User zu, den wir selber erstellen (Placetel Integration). Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, werden wir diese Lizenz dem MS Teams User automatisiert entziehen. Sie können diese dann einem anderen MS Teams User zuordnen und aktiv nutzen. Die Freigabe erfolgt frühestens 24h nach Abschluss der Installation.

Premium Paket

• Alle Mitarbeiter, die Sie später mit Microsoft Teams verwenden möchten, sollten ein BLF VoIP Ziel zugewiesen haben. Falls Sie keine oder zu wenige BLF User gebucht haben, werden Sie im Einrichtungsprozess darauf hingewiesen. In dem Fall müssen Sie ein oder mehrere Premium-Paket Optionen nachbuchen. Für Neukunden und Bestandskunden seit 12/2021 sind BLF Benutzer kostenfrei buchbar.

Einrichtung

1. Loggen Sie sich mit dem Placetel Hauptaccount ein.
2. Wechseln Sie zu Integrationen → Microsoft Teams.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie oben genannte Bedingungen erfüllen.
4. Klicken Sie auf Installieren.

5. Klicken Sie auf 1. Microsoft Teams Einrichtung - Zur Einrichtung. Folgen Sie den Installationsdialogen. Sie müssen sich zwischenzeitlich mehrfach bei Microsoft anmelden. Nutzen Sie dazu einen globalen Administrator MS Teams User, der alle Rechte in Ihrem Office365 Account besitzt.

6. Warten Sie, bis der erste Schritt der Installation abgeschlossen ist. Die angegeben Zeiten sind nur ungefähre Zeiten, solange keine Fehlermeldung erscheint, läuft der Prozess in der Regel korrekt durch.

   

7. Klicken Sie nun auf 2. PBX / Telefonsystem Einrichtung - Zur Einrichtung.

8. Auch hier werden Sie ggfls. erneut nach Ihren Zugangsdaten für Microsoft gefragt.

9. Warten Sie die Installationsroutine ab.

Die Einrichtung der Verbindung zwischen Placetel und MS Teams ist nun abgeschlossen

User importieren

Wir bieten Ihnen zwei Möglichkeiten die NUtzer zu importieren. Sie können den Bulk Import verwenden. Dieser zeigt Ihnen alle Nutzer mit passender Lizenz aus Ihrem Active Directory an. Bei mehr als 100 Nutzern kann dies schnell unübersichtlich und langsam werden. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen den Einzelimport.

1. Für jeden MS Teams User, den Sie importieren möchten, buchen Sie eine Integrationen-Lizenz. Klicken Sie dazu auf den Einkaufswagen → Optionen buchen. Öffnen Sie die Registerkarte Microsoft Teams und buchen Sie die Anzahl an Lizenzen, die Sie benötigen.

   

2. Variante A: Einzelne User importieren: Klicken Sie auf Einzelne User Importieren und suchen Sie die betreffenden User. Fügen Sie die User mit einem Klick auf + zur Import-Liste hinzu. Sie können maximal 25 Nutzer gleichzeitig auswählen. Klicken Sie auf Für Import übernehmen und fahren Sie mit Punkt 3 fort.

   

   Variante B: Bulk Import: Wechseln Sie wieder zu Integrationen → Microsoft Teams und klicken Sie auf Bulk Import.

3. Wählen Sie die Checkbox vor den MS Teams Usern, die Sie mit Placetel nutzen möchten.

4. Ordnen Sie die Microsoft Teams User den Placetel Mitarbeitern zu.
   Sollten Sie einzelne MS Teams User nicht angezeigt bekommen, haben Sie in der Regel die Telefonielizenz nicht korrekt zugeordnet. Sollten Sie erst gerade die Lizenz eingefügt haben, warten Sie bitte rund eine Stunde, bevor Sie fortfahren.
   Sie können nur Mitarbeiter zuordnen, die bereits ein BLF VoIP Ziel besitzen. Falls dies nicht der Fall ist, bleiben die Mitarbeiter ausgegraut und erhalten das Stern Symbol (*). Im besten Fall ordnen Sie diesen Mitarbeitern vor dem Import Vorgang ein BLF Ziel zu. Falls Sie dies nicht tun, wird zunächst nur ein VoIP Ziel angelegt. Dieses können Sie dann auch nach dem Import einem Mitarbeiter zuweisen.

5. Legen Sie eine eingehende Rufnummer fest. Sollten Sie hier nicht Ihre gewünschte Rufnummer aufgelistet finden, haben Sie diese bereits in der Vergangenheit konfiguriert. In diesem Fall wählen Sie Später zuweisen. Die Konfiguration Ihrer Rufnummern wird dann nicht verändert.
6. Legen Sie eine ausgehende Rufnummer fest. Dieses Feld ist verpflichtend. Eine unterdrückte Rufnummer kann nicht gewählt werden.
7. Klicken Sie auf Importieren. Die User werden jetzt importiert. Sobald der Importvorgang abgeschlossen ist, sehen Sie die User auf der Microsoft Teams Integrationen Seite mit einem orangen Punkt. Dieser Prozess dauert einige Minuten. Fahren Sie dann fort, in dem Sie die User synchronisieren.

User synchronisieren

Wenn Sie neue User importiert haben oder Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie den Placetel Account mit Ihren Microsoft Teams Usern synchronisieren. Klicken Sie dazu bitte auf den orangenen Synchronisieren Button. Sobald die Synchronisation erfolgt ist, erhalten die User einen grünen Punkt.

Token erneuern

Zur Beginn der Installation haben Sie sich mit einem globalen Administrator bei Microsoft angemeldet. Darüber haben wir einen Token erhalten um die Integration und die Nutzersynchronisierung durchzuführen. Dieser Token läuft nach spätestens 90 Tagen ab.
Sie erhalten hierüber eine Meldung auf der Microsoft Teams Integrationen Seite und ebenfalls eine E-Mail an Ihren Placetel Hauptaccount.
Ihre Microsoft Teams Integration funktioniert auch mit abgelaufenem Token weiter! Nur bei der Änderung von VoIP Zielen (ausgehende Rufnummer, Durchwahl) oder bei einem weiteren Import von neuen Usern wird der neue Token notwendig.

Um einen neuen Token zu generieren klicken Sie einfach Bei Microsoft einloggen.

Loggen Sie sich nun mit dem selben Account ein, mit dem Sie Anfangs die Integration durchgeführt haben (globaler Administrator)!

Der Status Ihrer Installation sollte sich nun wieder auf Live verändern.

Nutzung

Telefonieren

Starten Sie Ihren MS Teams Client. Dort finden Sie nun den Unterpunkt Anrufe, in dem Sie ein Dialpad öffnen können (Nummer wählen). Sie können nun telefonieren.
Sollte das Dialpad nicht direkt auftauchen, warten Sie einige Minuten und starten dann den Client neu.

Mailbox

Bitte beachten Sie, dass Sie im Microsoft Teams Client - sofern nicht bereits geschehen - die Mailbox ausschalten müssen. Dazu wechseln Sie in die Einstellungen → Anrufe. Wählen Sie dort Wenn unbeantwortet nichts tun. Nur so greifen Ihre Placetel Routingregeln und Voicemails.
Die Nutzung der Microsoft Teams Mailbox ist ausdrücklich nicht empfohlen und kann zu erheblichen Problemen im Placetel Routing führen.
Mailboxen für interne Anrufe sind bei Placetel nicht verfügbar.
Wenn Sie eine Installation ohne Doppelregistrierungen oder Rufgruppen haben (also nur MS Teams Nutzer und kein parallel registriertes Tischtelefon oder Softphone) können Sie unter bestimmten Umständen auch die Microsoft Teams Mailbox verwenden. Dies geschieht auf eigene Gefahr.

Konferenz

Sie können direkt aus dem Microsoft Teams Client eine Konferenz starten. In diese Konferenz können Sie sowohl Placetel Teilnehmer als auch Microsoft Teams Teilnehmer und externe Teilnehmer (über eine PSTN Rufnummer) einbinden. Diese Funktionalität ist auch in unserem Webinar beschrieben.
Bauen Sie dazu einen normalen Anruf auf. Fügen Sie anschließend über die Schaltfläche entsprechende Teilnehmer hinzu.

Besetztlampenfelder (BLF)

BLF können Sie derzeit nur in folgendem Maße benutzten:

• Sie sehen auf Tischtelefonen ob Ihr Kollege mit Microsoft Teams gerade telefoniert (sofern er ebenfalls einen Placetel Nutzer hat und dieser synchronisiert ist und es sich nicht um ein reines Microsoft Teams Gespräch handelt)
• Sie sehen in Microsoft Teams wenn ein anderer Microsoft Teams Nutzer telefoniert (intern sowie extern, leichte Verzögerung von 2-3 Sekunden möglich)

Änderungen vornehmen

VoIP Ziel verändern

Möchten Sie nach dem Import Änderungen vornehmen, beachten Sie bitte folgende Aspekte:

• Nach jeder Änderung kann ein neuer Sync-Vorgang notwendig sein, damit die Änderungen in Teams wirksam werden. Sie sehen dies an einem orangenen Kreis vor dem jeweiligen User.
• Die ausgehende Rufnummer können Sie jederzeit im VoIP Ziel selber verändern. Danach müssen Sie synchronisieren.
• Den Namen des VoIP Ziels können Sie ebenfalls verändern, danach bitte synchronisieren.
• Die interne Durchwahl wird von uns ggfls. automatisiert angelegt. Sie können diese manuell ändern und neu synchronisieren.
• Die eingehende Rufnummer können Sie in den Routingeinstellungen ohne einen neuen Sync anpassen.

User entfernen und Lizenz kündigen

Möchten Sie einen importierten Microsoft Teams User entfernen, klicken Sie einfach auf das Papierkorb Symbol neben seinem Namen. Sie heben damit die Verknüpfung des VoIP Ziels zu Microsoft auf. Bei einem erneuten Import steht Ihnen jetzt die entsprechende Option wieder als frei zur Verfügung.

In diesem Prozess können Sie die dazugehörige Lizenz ebenfalls kündigen. Wählen Sie dafür die Checkbox aus. Danach Klicken Sie auf Verknüpfung jetzt aufheben.

Sie erhalten auch sofort eine E-Mail von uns, die die Kündigung bestätigt.

Wichtiger Hinweis: Solange die Lizenz nicht endgültig gekündigt ist, kann sie wieder verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise eine Lizenz am 7.11.2024 kündigen und diese noch eine Laufzeit bis zum 30.11.2024 hat, können Sie diese Lizenz weiterhin für einen anderen Benutzer verwenden bzw. diese Lizenz einen anderen Benutzer zuweisen. Die Kündigung der Lizenz wird dann abgebrochen.

Eine Lizenz ist vollständig gekündigt, wenn sie bis zum Kündigungsdatum, nicht wieder re-aktiviert wurde.

Fehlermeldungen

Aadsts650052

Dieser Fehler tritt bei einigen, wenigen Installationen beim Start von Schritt 2 auf und kann in den meisten Fällen wie folgt behoben werden:

1. Loggen Sie sich bei Microsoft mit einem globalen Administrator im Teams Adminportal ein: https://admin.teams.microsoft.com/

2. Klicken Sie auf Benutzer.

3. Suchen Sie den globalen Admin, mit dem Sie sich bei Placetel in Schritt 1 eingeloggt haben. Wichtig: Dies ist nicht der User Placetel Integration!

4. Klicken Sie auf Richtlinien anzeigen.

   

5. Klicken Sie Bearbeiten.

   

6. Wechseln Sie bei Besprechungsrichtlinie auf AllOn.

   

7. Klicken Sie Speichern.

8. Wechseln Sie in das Placetel Portal und starten Sie den zweiten Schritt erneut. Jetzt sollten Sie aufgefordert werden, sich erneut bei Microsoft einzuloggen und den Zugriff zu bestätigen. Der restliche Ablauf funktioniert wie oben beschrieben. Sollte der Fehler nicht behoben sein, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

FAQ

• Es werden nicht alle Nutzer beim Import angezeigt?
  • Prüfen Sie die Lizenzen der Nutzer genau. Stellen Sie auch sicher, dass Sie keinen „Anrufplan“ oder „Calling Plan“ zugewiesen haben.
• Der Import ist abgeschlossen und der Sync erfolgreich, aber ich sehe kein Dialpad?
  • Warten Sie bitte bis zu einer Stunde und starten Sie Ihren Client regelmäßig neu. Sollte es dann immer noch nicht funktionieren, kontaktieren Sie uns bitte.
• Mein bestehendes VoIP Ziel wurde vom Typ BLF zum Typ Microsoft Teams - ist das schlimm?
  • Nein, Sie können die User trotzdem weiterhin auf Ihren vorhandenen Endgeräten registrieren und verwenden.
• Wie kann ich ausgehende Calls mit anonymer Rufnummer initieren?
  • Das ist mit Microsoft Teams und unserer Konfiguration derzeit nicht vorgesehen.
• Beim Halten des Anrufs wird nicht die Placetel Wartemusik abgespielt?
  • Das stimmt und lässt sich derzeit nicht ändern. Das betrifft aber nur das „Halten“, beim Vermitteln wird aber die korrekte Wartemusik abgespielt.
• Ich habe paralleles Klingeln mit einem Tischtelefon aktiviert, aber es geht immer direkt die Microsoft Teams Mailbox dran?
  • Deaktivieren Sie die Microsoft Teams Mailbox und nutzen Sie ausschließlich die Placetel Mailbox. Wenn Sie die Microsoft Teams Mailbox aktiviert haben und der Client geschlossen ist, würde sonst die Mailbox vor dem Klingeln an einem Endgerät den Anruf annehmen.
• Für interne Anrufe greift die Placetel Mailbox nicht?
  • Das stimmt und kann nicht verändert werden. Interne Mailboxen sind nicht Teil des Placetel Portfolios.
• Ich habe Busy-on-Busy aktiviert, erhalte aber kein Besetztzeichen?
  • Busy-on-Busy sollten Sie bei Ihrem Microsoft Teams VoIP Ziel abschalten und nicht verwenden. Nutzen Sie statt eines Besetztzeichens eine Mailbox-Ansage.
• In meinem Microsoft 365 Kundenkonto sind zwei Domains von Placetel angelegt. Die Einrichtung scheint nicht abgeschlossen zu sein, was soll ich tun?
  • Dies ist kein Fehler und spielt für die Nutzung der Synchronisation keine Rolle. Sie können die Gegebenheit einfach ignorieren.

Technische Hintergrundinformationen

Für interessierte Nutzer beschreiben wir im Folgenden unseren automatisierten Einrichtungsprozess. Alles läuft automatisch, Sie müssen diese Schritte nicht selber durchführen.

Einrichtungsprozess

1. Zu Beginn fügen wir Ihre kundenspezifische Session Border Controller (SBC) Domain zu Ihrem Microsoft Account hinzu. Wir verwenden dazu eine Subdomain von Placetel, so dass Sie keine eigene Domain konfigurieren müssen. Die Domain ist nach dem Muster [id].msteams1.placetel.com aufgebaut.
2. Bevor die Placetel Domain in Microsoft Online Services genutzt werden kann, muss die DNS Konfiguration eingerichtet und verifiziert werden.
3. Um die Azure Active Directory Synchronisierung anzustoßen wird ein „Placetel Integration“ User Ihrem Microsoft Account hinzugefügt. Für die Zeit der Einrichtung benötigt die Placetel Integration eine Office 365 Lizenz. Diese Lizenz weisen wir automatisch dem „Placetel Integration“ User zu, bitte entfernen Sie die Lizenz nicht manuell. Wenige Stunden nach der Einrichtung geben wir die Lizenz automatisch wieder frei.
4. Für den Fall, dass ein Anruf auf Grund von Netzwerkproblemen nicht erfolgreich zugestgellt werden kann, fügen wir eine zweite Session Border Controller (SBC) Domain als Fallback hinzu ([id].msteams2.placetel.com).
5. Auch für die Fallback Domain muss die DNS Konfiguration eingerichtet und verifiziert werden.
6. Für die Anrufautorisierung mit dem Telefonnetz, wird eine Online-PSTN-Usage eingetragen um Routing und Berechtigungen zu verknüpfen. Ggf. kann dieser Schritt bis zu 2 Stunden dauern.
7. Die im ersten Setup eingerichteten SBC Domains werden im Anschluss als Voice Routen eingerichtet. Die zweite SBC Domain wird zeitversetzt im Hintergrund als Voice Route eingerichtet. Bitte entfernen Sie die Lizenz des „Placetel Integration“ Users nicht manuell, dies geschieht automatisch, sobald möglich.
8. Damit Ihre Teams User mithilfe der Placetel Integration Anrufe empfangen und an das öffentliche Telefonnetz senden können, müssen entsprechende Berechtigungen konfiguriert werden.
9. Der Dial Plan bestimmt, unter welchen Normalisierungsregeln User telefonieren können. Diese Einstellungen sind wichtig, damit die User interne Nebenstellen und Shortcodes aus dem Teams Client anwählen können.

Verknüpfung von Usern

Bei der Verknüpfung eines Microsoft Teams Users mit Placetel werden folgende Schritte ausgeführt:

• Enterprise Voice wird aktiviert
• Rufnummer wird gesetzt
• Teams Voicemail wird deaktiviert
• Voice Routing Policy wird gesetzt
• User wird zu Teams Only migriert.

Alle Schritte laufen vollkommen automatisiert ab. Abgesehen vom Login mit den Microsoft Login Credentials sind keine weiteren Usereingaben notwendig. Aus diesem Grund ist eine Abweichung von diesem beschriebenen Prozess nicht möglich.