Gesprächsaufzeichnung

Mit der Placetel Gesprächsaufzeichnung können Sie eingehende und ausgehende Gespräche aufzeichnen und herunterladen.
Diese Option ist nur für PROFI verfügbar. Im Placetel TRUNK Tarif ist keine Gesprächsaufzeichnung möglich.

Buchung

Buchen Sie die Option Gesprächsaufzeichnung unter Shop → Optionen bestellen.

Einrichtung

Ausgehende Gespräche

Alle Gespräche eines Mitarbeiters aufzeichnen

Ausgehende Anrufe werden immer dann aufgezeichnet, wenn im VoIP Ziel der entsprechende Haken aktiviert ist.
Wechseln Sie dazu zu Administration → VoIP Ziele → Sonstiges → Gespräche aufzeichnen.

Bestimmte Gespräche eines Mitarbeiters aufzeichnen

Möchten Sie bei jedem Anruf spontan entscheiden, ob das Gespräch aufgezeichnet wird, müssen Sie zwei unterschiedliche VoIP Ziele auf dem Telefon anlegen. Bei jedem Gespräch können Sie dann das genutzte Ziel umschalten und somit beeinflussen ob ein Ziel mit aktivierter oder deaktivierter Gesprächsaufzeichnung gewählt wird.

Eingehende Gespräche

Generelles

Ob ein eingehendes Gespräch aufgezeichnet wird, hängt immer von der Einstellung (gesetzter Haken) des letzten Routingobjekts in einer Routingkette ab.
Beachten Sie dazu auch die folgende Grafik.

• Fall A ist der einfachste Fall. Hier ist nur die Rufnummer als Routingobjekt vorhanden, es besteht keine Verkettung. Wird hier die Aufzeichnung aktiviert, werden immer alle eingehenden Gespräche aufgezeichnen.
• In Fall B und C verwenden Sie eine Verkettung von Routingobjekten.
• Im Fall B wird das Gespräch tatsächlich aufgezeichnet, hier ist die Aufzeichnung beim letzten Objekt und bei allen vorherigen Objekten der Kette aktiviert.
• Im Fall C zeichnet das Gespräch nicht auf, da hier das letzte Objekt in der Kette keinen Haken bei der Aufzeichnung gesetzt hat. Hierbei ist es egal, ob vorher ein Objekt die Aufzeichnung bereits aktiviert hat.

Alle Gespräche einer Rufnummer aufzeichnen

Möchten Sie alle Gespräche einer Rufnummer immer aufzeichnen müssen Sie Fall A konfigurieren.
Wählen Sie Administration → Rufnummern → Sonstiges → Gespräche aufzeichnen in der entsprechenden Rufnummer.
Gespräche werden jetzt aufgezeichnet.

Stellen Sie sicher, dass der Anrufer eine Ansagen erhält, dass das Gespräch aufgezeichnet wird. Diese Ansage müssen Sie vorher bei uns erstellen oder eine vorgefertigte Ansage verwenden. Stellen Sie die Rufnummer dann auf Wiedergabe des unten ausgewählten Ansagetextes und weiterverbinden.

Auswahlmenu für Gesprächsaufzeichnung

Wenn Sie dem Kunden überlassen möchten, ob ein eingehendes Gespräch aufgezeichnet wird, müssen Sie eine IVR vorschalten und ein entsprechendes Routing festlegen. Folgen Sie dazu diesen Schritten:

1. Legen Sie, sofern noch nicht geschehen, folgende Ansagen an:
   • „Herzlich Willkommen bei Firma xy. Dieses Gespräch wird aufgezeichnet. Möchten Sie dies nicht, drücken Sie bitte die Taste 1. Ansonsten bleiben Sie einfach in der Leitung. Sie werden automatisch verbunden.“
   • „Das Gespräch wird nicht aufgezeichnet“.
   • „Das Gespräch wird aufgezeichnet“.
     
     
2. Legen Sie ein Routingobjekt mit folgenden Einstellungen an:

• Name: Aufzeichnung VoIP Ziel A an
• Typ: Weiterleitung
• Ihre Rufnummer klingelt auf: VoIP Ziel A
• Weiterleitungseinstellungen: Wiedergabe des unten ausgewählten Ansagetextes und weiterverbinden
• Weiterleitungsansage: Das Gespräch wird aufgezeichnet
• Sonstiges → Gespräche aufzeichnen: aktiv
  
  

3. Erstellen Sie anschließend ein weiteres Routingobjekt mit folgenden Einstellungen an:

• Name: Aufzeichnung VoIP Ziel A aus
• Typ: Weiterleitung
• Ihre Rufnummer klingelt auf: VoIP Ziel A
• Weiterleitungseinstellungen: Wiedergabe des unten ausgewählten Ansagetextes und weiterverbinden
• Weiterleitungsansage: Das Gespräch wird nicht aufgezeichnet
• Sonstiges → Gespräche aufzeichnen: deaktiviert
  
  

4. Wechseln Sie in die Konfiguration der eingehenden Rufnummer und wählen Sie dort als Typ Sprachmenü IVR.
   Konfigurieren Sie die Rufnummer wie folgt:

• Menü-Ansage: Herzlich Willkommen bei Firma xy…
• Aktion für Telefon-Taste 1: Aufzeichnung VoIP Ziel A an
• Keine oder falsche Eingabe wird weitergeleitet auf Routingobjekt: Aufzeichnung VoIP Ziel A aus

  

Aufzeichnungen abrufen und löschen

Wechseln Sie zu Anrufe → Gesprächsaufzeichnungen.

Sie erhalten jetzt eine Übersicht Ihrer Anrufe. Diese können Sie filtern oder anhören.

Möchten Sie eine Aufzeichnung löschen oder herunterladen, können Sie das über das Dropdown Menu erledigen.

Zugriff per API

Sie können auf die Sprachdateien per REST-API zugreifen.
Eine Dokumentation finden Sie hier:
https://api.placetel.de/v2/docs/#tag/Recordings
Weitere Informationen zur generellen Nutzung finden Sie auch in unserem API Webinar.

FAQ

Werden 3er Audiokonferenzen aufgezeichnet?
Ja, sowohl interne als auch externe Konferenzen werden aufgezeichnet, sofern das initiale Ingress-Routingobjekt oder das initiale Egress-VoIP Ziel entsprechend konfiguriert wurde. Sie müssen die Teilnehmer der Konferenz dann manuell darauf hinweisen.

Wird bei einem Transfer das Gespräch weiterhin aufgezeichnet?
Ja, bei einem Transfer an eine externe oder interne Rufnummer wird das Gespräch aufgezeichnet. Dabei gilt auch hier die Regel: Bei einem inital eingehenden Call entscheiden die Checkboxen in den Routingobjekten, bei einem inital ausgehenden Call ist die Checkbox im auslösenden VoIP Ziel entscheidend.

Ist eine Aufzeichnung auch bei MS Teams VoIP Zielen möglich?
Ja, Microsoft Teams VoIP Ziele werden genauso wie normale BLF Ziele behandelt.

Werden auch Placetel Mobile Gespräche aufgezeichnet?
Ja, bei entsprechender Konfigurationen können auch Placetel Mobile Telefonate aufgezeichnet werden (kann nur im Inland garantiert werden).

Kann die Aufzeichnung während eines Gesprächs unterbrochen werden?
Nein, dies ist nur durch Auflegen des Gesprächs möglich.

Können Konferenznummern aufgezeichnet werden?
Nein, hierfür gibt es auch keine entsprechende Checkbox zur Konfiguration in der Rufnummer.

Kann ich mit Placetel mit Webex oder Placetel TRUNK Gespräche aufzeichnen?
Diese Option ist nur für PROFI verfügbar. Im Placetel mit Webex oder Placetel TRUNK Tarif ist keine Gesprächsaufzeichnung möglich.