Mail2Fax & Fax2Mail einrichten

Vorwort

Sollten Sie noch kein Fax eingerichtet haben , so erhalten Sie ggf. diese Fehlermeldung:

Wenn Sie hier auf Jetzt einrichten klicken, werden Sie zu Ihren Rufnummern weitergeleitet.
Das ist darin begründet, dass Sie hier eine noch freie Rufnummer als Fax einrichten können.

Fax-Nummer einrichten

1. Klicken Sie in der Rufnummernübersicht auf Ihren Hauptstandort.

   

2. Sie gelangen zu Ihrer Rufnummern-Übersicht. Klicken Sie bei einer freien Rufnummer auf die 3 nebenstehenden Punkte und klicken Sie dann auf Als Fax-Rufnummer einrichten.

   

3. Sie gelangen nun zu den Fax Einstellungen.
   Füllen Sie das Formular aus.

• Unter Einstellungen für eingehende Faxe können Sie bei E-Mail Benachrichtigung/Fax Weiterleitung auf die E-Mail Adresse auswählen, bzw. angeben, an welche E-Mail-Adresse eingehende Faxe gesendet werden sollen.

• Unter Einstellungen für ausgehende Faxe können Sie einen Pin zur Authentisierung bei der Mail2Fax-Funktion auswählen. Bei Kopfzeile für ausgehende Faxe können Sie einen Standarttext festlegen, der bei jedem ausgehenden Fax vorangestellt ist.
  Zudem können Sie angeben, welche E-Mail Adressen Faxe versenden dürfen. Geben Sie dafür die E-Mail Adressen in das dafür vorgesehene Feld ein.

Klicken Sie abschließend auf speichern.

4. Sobald das digitale Fax eingerichtet ist, erscheint es auch in der Rufnummernübersicht.

   

Ein digitales Fax versenden

Per Placetel Order Portal

1. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf den Reiter Fax.
   Klicken Sie dann auf den blauen Neues Fax versenden-Button.

2. Die Absender-Rufnummer und die Bestätigungsmail werden mit den Informationen aus dem Einrichtungsprozess vorausgefüllt. In der Kopfzeile können Sie den Kopfzeilentext auswählen.

Tragen Sie bei Empfänger → Rufnummer die Rufnummer des Empfängers ein.
Per Klick auf dem darunterliegenden Dateien durchsuchen → oder per Drag & Drop können Sie die Datei auswählen, die Sie faxen wollen.

Hinweis: Beachten Sie hierbei, dass Sie nur PDF-Dokumente mit einer maximalen Größe von 10MB versenden können.

Wenn alle Felder ausgefüllt sind, können Sie per Klick auf Fax versenden, das Fax versenden.

3. Sobald Sie das Fax versendet haben, können Sie im Faxausgang jederzeit den Versandstatus einsehen.
   Wenn Sie mit der Maus über die 3 Punkte navigieren haben Sie zudem folgende Optionen:

• Download - Downloaden Sie hier die per Fax versendete PDF-Datei.
• Sendebericht herunterladen - Sobald das Fax erfolgreich versendet wurde, können Sie den Sendebericht zum Fax herunterladen.
• Löschen - Löschen Sie den Eintrag im Faxausgang.

  

4. Per E-Mail erhalten Sie eine separate Bestätigung.

   

Mail2Fax

Dank der Mail2Fax-Funktion können Sie Faxe nicht nur ganz einfach auf dieser Seite aus der Anlage, sondern auch direkt per Mail aus Ihrem Lieblings-E-Mail-Programm heraus versenden. Und so funktioniert es:

1.) Mailen Sie die Faxe mit PDF-Anhang an fax-out@placetel.de und tragen Sie die Zielrufnummer in die Betreffzeile ein.
2.) Die erste Zeile der E-Mail muss die Fax-Pin enthalten.
3.) Optional können Sie die Fax-Pin auch durch ein Semikolon getrennt in den Betreff der Mail hinter die Zielrufnummer eintragen.
4.) Fügen Sie der E-Mail eine PDF-Datei bei.

Das wars! Natürlich erhalten Sie zum Abschluss eines jeden Faxversands die Sendebestätigung an Ihre angegebene E-Mail-Adresse.

Per Webex-Client

Mit unseren Placetel Webex Bot können Sie Faxe auch über den Webex Client versenden.

Placetel Bot einrichten

Wenn Sie ein Fax über den Webex Client verschicken wollen, so müssen Sie zuerst unseren dafür erstellen Bot einrichten.

Den Bot per Direktnachricht nutzen

Sie können unseren Bot in Webex per Direktnachricht kontaktieren.
1.) Klicken Sie auf die globale Webex Suchleiste im oberen Bildschirmbereich und geben Sie in die Suchleiste „placetel@webex.bot ein. Wählen Sie dann den Bot unter People aus.

2.) Es öffnet sich automatisch das Chatfenster zu unserem Placetel Bot.
In diesem Chat können Sie unseren Bot direkt kontaktieren und ihn nutzen.

Ein Fax versenden:
3.) Um nun direkt im Chatfenster mit unserem Bot ein Fax versenden können schreiben Sie:
send to (Rufnummer des Empfängers).
Hängen Sie zudem Ihrer Nachricht das PDF-Dokument an, welches Sie verschicken wollen.

Senden Sie dann Ihre Nachricht ab.

Unser Bot zeigt Ihnen nochmal die eingetragenen Informationen auf und hier können Sie entweder das Fax versenden (Send) oder Ihre Einstellungen verwerfen (Discard).

4.) Unser Bot informiert Sie dann, dass das Fax versendet wird.
5.) Je nachdem ob der Faxversand erfolgreich war, oder nicht, erhalten Sie eine entsprechende E-Mail.
6.) Zudem können Sie im Placetel Order Portal auch den Status des Faxes einsehen.

Damit der Mitarbeiter auch eingehende Faxe einsehen kann, muss dieser und der Bot im gleichen Webex Space sein.

Den Bot per Webex Space nutzen

1.) Klicken Sie im Webex Client auf Spaces und fügen Sie einen neuen Space hinzu.
2.) Laden Sie dazu unseren Placetel Bot ein. placetel@webex.bot.

3.) Um nun mit unserem Bot ein Fax versenden können schreiben Sie:
send to (Rufnummer des Empfängers).
Hängen Sie zudem Ihrer Nachricht das PDF-Dokument an, welches Sie verschicken wollen.
Es ist notwendig , dass Sie hierbei unserem Bot direkt mit @ markieren.

Senden Sie dann Ihre Nachricht ab.

Unser Bot zeigt Ihnen nochmal die eingetragenen Informationen auf und hier können Sie entweder das Fax versenden (Send) oder Ihre Einstellungen verwerfen (Discard).

4.) Unser Bot informiert Sie dann, dass das Fax versendet wird.
5.) Je nachdem ob der Faxversand erfolgreich war, oder nicht, erhalten Sie eine entsprechende E-Mail.
6.) Zudem können Sie im Placetel Order Portal auch den Status des Faxes einsehen.

Hinweis zu Lizenz:
Beachten Sie, dass dadurch, dass der Webex Client benötigt wird, Ihre Mitarbeiter mit einer Webex Suite Lizenz ausgestattet werden müssen, damit Sie Faxe per Webex Client verschicken können.

Sendebestätigung in Webex einsehen

Sobald Sie ein Fax über unseren Placetel Webex Bot gesendet haben, erhalten Sie in Webex auch eine entsprechende Nachricht über den Versand des Faxes, sowie eine Mitteilung, ob das Fax erfolgreich versendet wurde.

Sollte der Versand nicht erfolgreich gewesen sein, so erhalten Sie auch darüber eine Mitteilung. Ggfs. hatten Sie dann eine fehlerhafte Eingabe.

Ein digitales Fax empfangen

Nachdem der Administrator die Fax-Funktion korrekt konfiguriert und eingestellt hat, haben Sie die Möglichkeit, digitale Faxe sowohl per E-Mail als auch im Webex Client direkt zu empfangen.

Fax2Mail

Mit Webex für Placetel können Sie Faxe über jedes Mailprogramm wie z.B. Outlook oder Gmail empfangen. Ein neues Fax erreicht Sie direkt als PDF-Anhang in Ihrem Email-Programm. Bei Faxeingang erhalten Sie eine automatische Benachrichtigung per Email.

Im Webex Client

Weiterhin haben Sie im Webex-Client die Möglichkeit, ein Fax direkt in einen Space schicken zu lassen. Voraussetzung damit Ihnen eingehende Faxe angezeigt werden ist, dass Sie den Placetel Webex Bot in diesem Space verwenden.

Hierfür ist es notwendig, dass Sie im Placetel Order Portal unter den Einstellungen der Rufnummer (die Sie als Fax eingerichtet haben) unter In diese Webex Räume zustellen den Webex Space auswählen, in dem der Placetel Webex Bot enthalten ist.

Wie Sie die Fax2Mail Funktion und den Webex-Client nutzen, um digitale Faxe zu empfangen, zeigen wir Ihnen im folgenden Video:

Troubleshooting

Faxfunktionalität per Spaces/Bereiche. fehlende Berechtigung

In Webex wurden die Standardeinstellungen so geändert, dass der Dateiupload für externe Benutzer gesperrt ist. Dazu gehört auch unser Placetel Bot in Ihrer Organisation.

Um den Bot auch für Webex Bereiche/Spaces nutzen zu können gehen Sie bitte so vor:
Im Control Hub: Dienste Messaging → Einschränkungen für die Zusammenarbeit → Dateiupload blockieren für