Wenn Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht in der dafür vorgesehenen Zeit erledigt bekommen, liegt das häufig an schlechtem Zeitmanagement. Ablenkungen am Arbeitsplatz kosten Unternehmen jedes Jahr insgesamt fast eine Billion Euro. In einem kürzlich erschienenen Artikel in der Harvard Business Review wird untersucht, welchen Herausforderungen sich Mitarbeiter in einem digitalen Business stellen müssen und wie sie diese bewältigen können.
4 Herausforderungen und wie sie bewältigt werden
1. Ein Geschäftsumfeld, das eine Fokussierung erschwert.
Es ist immer häufiger der Fall, dass das Unternehmensumfeld es den Mitarbeitern nahezu unmöglich macht, sich völlig auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Mitarbeiter angewiesen sind, E-Mails unverzüglich zu beantworten. Das führt dazu, dass sie übermäßig viel Zeit damit verbringen, ihre E-Mails zu checken und deshalb immer wieder andere Aufgaben, an denen sie gerade gearbeitet haben, unterbrechen müssen.
Viele der Wissensindustrien wie z.B die wissenschaftliche Forschung raten Arbeitnehmern deshalb ihre E-Mails lediglich drei Mal pro Tag zu checken und zwar am Anfang des Arbeitstages, in der Mitte und am Ende. Ansonsten kann es passieren, dass Mitarbeiter der Kundenbetreuung zu nichts anderem kommen, als ihren Posteingang zu kontrollieren, damit sie auch ja keine Kontaktaufnahme verpassen. Dadurch vernachlässigen Mitarbeiter jedoch andere Aufgaben.
Als Lösung für dieses Problem, sollte ein Zeitrahmen festgelegt werden, indem E-Mails beantwortet werden müssen. In den meisten Fällen ist es nicht nötig, eine E-Mail auf der Stelle zu beantworten und das erwarten die meisten Kunden auch nicht.
2. Unsicherheit der Arbeitnehmer - Welche Kommunikationskanäle soll ich nutzen?
Arbeitnehmer sind oft unsicher, über welche Kommunikationskanäle sie mit dem Management kommunizieren sollen. Vor allem die Millenium-Generation neigt dazu, über E-Mails zu kommunizieren. Für eine schnelle Fehlerbehebung ist es jedoch sinnvoller, zum Hörer zu greifen, das Problem in einem Meeting anzusprechen oder es in einer Face-to-Face-Kommunikation zu klären.
Um diesem Problem entgegen zu wirken, sollten Sie einen Leitfaden erstellen, indem festgelegt ist, wann welche Kommunikationskanäle verwendet werden sollten. Wenn immer mehr E-Mails als einziges Kommunikationsmittel eingesetzt werden, wird es immer länger dauern, bis E-Mails beantwortet werden und dem Kunden Lösungsvorschläge für ein dringendes Problem präsentiert werden können. Setzen Sie deshalb in unterschiedlichen Situationen auf verschiedene Kommunikationsmittel statt nur auf E-Mails.
3. Arbeitsaufwand für das Entgegennehmen von Anfragen und das Lösen von Problemen
Viele Manager und Angestellte sind sowohl für das Entgegennehmen von Anfragen als auch für das Lösen von Problemen verantwortlich. Diese Tatsache führt jedoch häufig dazu, dass andere Aufgaben vernachlässigt werden.
Man sollte sein Team deshalb in verschiedene Gruppen einteilen, die jeweils für andere Aufgaben zuständig sind. Eine Gruppe kann beispielsweise die Anfragen entgegennehmen und die andere beschäftigt sich mit dem Lösen von Problemen. Jeder Mitarbeiter braucht mal eine Auszeit vom Telefonieren oder dem Beantworten von E-Mails. Aus diesem Grund sollten die Mitarbeiter zwischen diesen beiden Gruppen hin- und herwechseln, damit sie nicht immer den gleichen Aufgaben nachgehen müssen.
4. Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit!
Natürlich bietet die digitale Welt viele Vorteile. Schließlich sind Arbeitnehmer nicht mehr zwingend an den Arbeitsplatz gebunden und können auch - je nach Unternehmen - von Zuhause aus arbeiten. Doch viele Arbeitgeber nutzen diesen Umstand aus, indem sie eine 24/7 Erreichbarkeit erwarten. Sie setzen voraus, dass Arbeitnehmer sich über Ereignisse immer auf dem Laufenden halten, indem sie ihre E-Mails checken oder sich in ein System einloggen, auch wenn sie eigentlich frei haben.
Wenn Arbeitnehmer ihre E-Mails zu häufig checken, kann sich das negativ auf den Fokus des Mitarbeiters auswirken. Jeder braucht eine Auszeit und Zeit zum Nachdenken. Die Ablenkung der Mitarbeiter wird durch das ständige Checken der E-Mails verstärkt.
Kann ein fehlender Fokus also als Zeitmanagement-Problem gedeutet werden? Ja, aber eher als Führungsversagen auf einem der vier vorgestellten Gebiete. Unternehmer sollten sich über diese 4 Herausforderungen in einem digitalen Business bewusst sein und Maßnahmen ergreifen, um sie aus dem Weg zu schaffen.
Dieser Artikel ist zuerst auf dem Blog „Work It“ von unseren Kollegen bei BroadSoft erschienen.
Sandra Plett – Digital Marketing Specialist
Sandra entdeckte das Schreiben schon früh für sich. Ihre Karriere startete sie als Online-Redakteurin, doch Stück für Stück wurden SEO und Social Media Management zum Mittelpunkt ihrer Arbeit. Heute ist sie für die Bereiche Content und Social Media bei Placetel zuständig. Sie schafft es, komplexe Themen einfach zu erklären und verfasst Artikel, die gern gelesen werden und begeistern.