10 Funktionen einer Cloud-Telefonanlage, die Sie sich nicht entgehen lassen sollten

1. Zeit- und prioritätsbasierte Anrufsteuerung

Entscheiden Sie selbst, wann, wo und wie Sie für Ihre Kunden erreichbar bleiben möchten. Mit einer Cloud-Telefonanlage können Sie individuelle Weiterleitungsregeln einstellen, sodass Anrufe an bestimmten Tagen (z.B. während der Ferien) oder zu bestimmten Uhrzeiten wie z.B. außerhalb Ihrer Öffnungszeiten auf Wunsch auf ein beliebiges Endgerät weitergeleitet werden. So verpassen Sie mit Sicherheit keinen Anruf mehr und können Ihren Kunden einen ausgezeichneten Support bieten.

2. Gruppenruf

Für eine effizientere Arbeitsweise lohnt sich die Gruppenruf-Funktion. Bilden Sie Anrufgruppen und ordnen Sie einzelne Rufnummern einer ganzen Abteilung zu. Anrufe klingeln so auf allen ausgewählten Telefonen in der jeweiligen Abteilung. Das ist von großem Vorteil, wenn einzelne Mitarbeiter gerade nicht am Platz oder im Gespräch sind.

3. Besetztlampenfeld (BLF)

Mit der Funktion Besetztlampenfeld, kurz BLF, können Sie anhand der leuchtenden Lampenfelder auf Ihrem Tischtelefon erkennen, welche Mitarbeiter sich aktuell im Gespräch befinden. In Kombination mit der Pickup-Funktion ist es zudem möglich, sämtliche Anrufe von Kollegen per Knopfdruck an das eigene Telefon heranzuholen, wenn sich diese gerade nicht am Arbeitsplatz befinden.

4. Fixed Mobile Convergence

Unter Fixed Mobile Convergence (FMC) wird das Zusammenwachsen von Festnetz und Mobilfunk beschrieben. Die Funktion erlaubt es, Ihre mobile Business-Kommunikation vollständig und nahtlos in Ihre virtuelle Business Telefonanlage einzubinden.

Dank einer Smartphone-App oder einem Softphone für Ihren Laptop bleiben Sie auch unterwegs z.B. während einer Dienstreise oder im Home-Office unter Ihrer gewohnten Bürorufnummern jederzeit erreichbar. So genießen Sie höchstmögliche Flexibilität und können Ihre Mitarbeiter von überall unter ihrer internen Durchwahl anrufen.

5. Voicemail-Anrufbeantworter

Einen Anrufbeantworter verwenden Sie vermutlich auch schon bei Ihrer bisherigen Telefonanlage. Bei Ihrer neuen virtuellen Telefonanlagen erhalten Sie darüber hinaus über jede Voicemail-Nachricht umgehend eine Benachrichtigung als mp3 per E-Mail.

Bei Placetel haben Sie außerdem die Möglichkeit, auf zahlreiche Standardansagen in 36 unterschiedlichen Sprachen zuzugreifen oder neue Ansagen selbst zu erstellen und diese für verschiedene Funktionen wie z.B. Ihre Voicemail, IVR oder Warteschlangen zu verwenden.

6. Call-Center

Vor allem in größeren Unternehmen oder Call-Centern stellen Warteschlangen eine optimale Möglichkeit dar, den Kundenservice sowie den Arbeitsalltag zu optimieren. Wird eine Warteschlange verwendet, müssen sich die Kunden nicht mehr mit einem Besetztzeichen abfinden, sondern sie werden mit dem nächsten Mitarbeiter verbunden, sobald die Leitung wieder frei ist. Während dieser Wartezeit können Sie eine individuelle Wartemusik für eine professionelle Außendarstellung Ihres Unternehmens verwenden. Mit der integrierten Call-Center-Lösung von Placetel ist aber noch viel mehr möglich. Hier einige Beispiele:

• Skill-basiertes Routing (Agenten werden ihren Fähigkeiten entsprechend Anrufe zugeordnet)
• Zeitgesteuerte Warteschlangen innerhalb von komplexen Routingplänen
• Detaillierte Reportings aller Aktivitäten im Call-Center, wie z.B. durchschnittliche Wartezeit & Anrufdauer, verlorene Anrufe, Gesamtdauer Wartezeit, Anrufe gesamt, angenommene Anrufe, verpasste Anrufe u.v.m.
• Live-Monitoring: Live verfolgen, wie viele aktive, wartende und gehaltene Anrufe sich in der Warteschlange befinden.
• Call Back: Rückruf-Funktion für Anrufer einer Warteschlange, damit Anrufer nicht mehr länger in der Leitung warten müssen und zurückgerufen werden, sobald ein Agent verfügbar ist.
• Barge-In: Supervisor haben die Möglichkeit, sich in laufende Gespräche einzuschalten und wahlweise nur mit dem Agenten oder auch mit dem Agenten und Anrufer gleichzeitig zu sprechen.
• Verschiedene Agentenstatus für eine bessere Planung

7. Interaktives Sprachmenü (IVR)

Die IVR-Funktion ermöglicht es, Anrufe dem Anliegen entsprechend vorzuqualifizieren. Hierfür wählt der Anrufer per Tasteneingabe auf dem Telefon aus, mit welcher Abteilung er verbunden werden möchte. Das erspart sowohl auf der Kunden- als auch auf der Mitarbeiterseite eine Menge Zeit, da die Kunden direkt mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden werden. Wenn Sie mehr über die Einsatzgebiete von IVR erfahren möchten, ist unser Blogartikel Intelligente Anrufsteuerung mit IVR interessant für Sie.

8. Unified Communications

Zugegeben: Bei Unified Communications handelt es sich nicht um eine einzelne Funktion, sondern es stellt vielmehr eine zentrale Benutzeroberfläche dar, auf der verschiedene Kommunikationsdienste vereint werden und dank der verschiedene Funktionen möglich werden:

✓ Messaging & Presence
✓ Videokonferenzen in HD
✓ Vollständige Integration von CRM-Systemen
✓ File- & Screensharing
✓ Persönlicher, virtueller Meetingraum

9. CTI-Client

Mit einem CTI-Client bedienen Sie Ihr Telefon ganz einfach vom PC aus. Egal ob Sie Ihre Kontakte direkt aus Outlook heraus anwählen, Telefonate annehmen oder einen Anruf abweisen möchten. Mit dieser Funktion ist das nun Realität. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem TAPI oder CTI Ratgeber.

10. Elektronisches Fax

Eine weitere sehr nützliche Funktion, die in der Regel jeder Cloud-Telefonie Anbieter im Portfolio hat, ist die Fax2Mail und Mail2Fax Funktion. Damit können Sie Ihre Faxe bequem per E-Mail empfangen und versenden. Ein altmodisches Faxgerät ist hierfür nicht mehr notwendig. Erfahren Sie in unserem Blogartikel mehr über die Vorteile des Online-Fax.

Fazit:

Die Funktionalitäten einer Cloud-Telefonanlage übersteigen die einer analogen und ISDN TK-Anlage bei Weitem. Außer den traditionellen Funktionen wie Halten, Makeln und Rufumleitung sind noch viele weitere Optionen wie zeitbasierte Weiterleitungen, BLF, Sprachwahlmenüs, Telefonkonferenzen, eFax oder Videokonferenzen und Desktop-Sharing wie bei Placetel möglich. Je nach Unternehmen können diese gezielt eingesetzt werden, um Ihre Mitarbeiter zu entlasten, den Kundenservice zu optimieren und den Arbeitsalltag zu vereinfachen.