Telefonansagen sind häufig das erste, was potenzielle Kunden von Ihrem Unternehmen hören. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Ihre Ansagentexte sich von denen anderer Unternehmen abheben und dass Sie Ihre potenziellen Kunden schon mit wenigen Worten überzeugen. Wie Sie Ihre Telefonansagen so gestalten, dass Sie bei Ihren Interessenten einen guten ersten Eindruck hinterlassen, wollen wir Ihnen im Folgenden zeigen.
10 Tipps für professionelle Telefonansagen für Ihre Firma
Die häufigsten Telefonansagen-Fehler
Die häufigsten Telefonansagen-Fehler in der Geschäftswelt
Eine gelungene Telefonansage aufzunehmen, ist nicht immer ganz einfach. Obwohl AB-Ansagen vor allem in der Geschäftswelt von großer Bedeutung sind, werden hier trotzdem immer wieder zahlreiche Fehler gemacht. Die häufigsten Fehler haben wir Ihnen hier einmal zusammengestellt:
- Unpersönliche Anrufbeantworter-Ansagen
- Lustige Telefonansagen
- Undeutliche oder monotone Sprechweise
- Der Ansagetext ist zu lang
- Schlechte Tonqualität der Ansagen
10 Tipps für professionelle Telefonansagen
10 Tipps für die Erstellung eigener professioneller Telefonansagen
1. Schreiben Sie den Text vor
Zu einer gelungenen Telefonansagen-Aufnahme gehört auch eine sorgfältige Vorbereitung. Ein vorgeschriebener Text gibt Ihnen Sicherheit beim Einsprechen und wird die Aufnahmefehler und -Versuche minimieren. Achten Sie beim Anrufbeantworterbesprechen jedoch darauf, dass Sie den Text nicht komplett ablesen. Das wird vom Anrufer meist sofort wahrgenommen und klingt häufig unnatürlich.
2. Sorgen Sie für eine ruhige Atmosphäre
Für die Aufnahme sollten Sie einen Ort wählen, an dem Sie möglichst alleine sind und ungestört Ihren Text einsprechen können. Hintergrundgeräusche wirken unprofessionell und machen es dem Anrufer schwer, den Anrufbeantworter-Text zu verstehen. Wählen Sie jedoch keinen vollkommen leeren Raum, da hier ein Nachhall sehr wahrscheinlich ist.
3. Vermeiden Sie unpersönliche oder lustige Ansagen
Jeder von uns hat vermutlich schon mal eine Roboteransage auf einem Anrufbeantworter gehört. Nicht wenige Anrufer legen bei einer solch unpersönlichen Ansage direkt auf. Aus diesem Grund gilt es, eine individuelle Telefonansage zu gestalten, die nach Möglichkeit einen Wiedererkennungswert für Ihr Unternehmen schafft. Auch lustige Telefonansagen-Texte sollten im geschäftlichen Bereich im Allgemeinen vermieden werden.
4. Fassen Sie sich kurz
Unternehmen sollten darauf achten, kurz und knapp ihre wichtigsten Informationen in der Anrufbeantworter-Ansage zu übermitteln. Je länger die Telefonansage, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Anrufer auflegt, bevor er überhaupt die Möglichkeit hatte, eine Nachricht zu hinterlassen. Als Faustregel gilt eine maximale Länge von 15 - 30 Sekunden.
5. Achten Sie auf eine deutliche Sprechweise
Bei der Aufnahme sollten Sie auf eine langsame und deutliche Sprechweise achten. Das ist umso wichtiger, wenn Sie eine Mobilfunknummer angeben, unter der man Sie zurzeit erreichen kann. Kein Kunde hat Lust, sich mehrmals den Anrufbeantworter-Text anzuhören, bevor er die Mobilrufnummer vollständig verstanden hat. Damit Ihre Stimme deutlich und kräftig klingt, ist es ratsam, sich während der Aufnahme hinzustellen. Dadurch hat Ihre Stimme mehr Volumen und die Telefonansage wirkt professioneller.
6. Lächeln Sie während der Aufnahme
Zwar kann Ihr Gegenüber Sie nicht sehen, doch wenn Sie lächeln während Sie den Anrufbeantworter besprechen, wird die AB-Ansage bei den Anrufern sehr viel positiver wahrgenommen werden. Denn ein Lächeln überträgt sich auf Ihre Stimmlage.
7. Bieten Sie interessante Infos an
Eine gelungene und positive Formulierung ist bei einer Telefonansage besonders wichtig. Sie entscheidet letztendlich darüber, ob der Anrufbeantworter-Text beim Interessenten einen guten oder einen schlechten Eindruck hinterlässt. Statt Standard-Floskeln wie “Zurzeit bin ich leider nicht erreichbar” zu verwenden, ist es hilfreicher, den Interessenten darüber zu informieren, wann Sie wieder zu erreichen sind oder ob er Sie zurzeit unter einer Mobilfunknummer anrufen kann: “Sie erreichen mich wieder zwischen 15 und 19 Uhr.”
8. Passen Sie den Telefonansagen-Text immer an
Sie sollten das Gestalten der Anrufbeantworter-Ansage nicht als einmalige Angelegenheit betrachten. Ändern sich die Öffnungszeiten oder sind Sie urlaubsbedingt länger abwesend, ist eine Anpassung der Telefonansage erforderlich. Am besten bereiten Sie Ihre Kunden bereits mehrere Wochen im Voraus per Telefonansage auf die anstehenden Betriebsferien vor. Auch Brückentage sollten nicht als selbstverständlich angesehen werden. Auch hierüber sollten die Kunden rechtzeitig informiert werden.
9. Mitarbeiter sollten den Anrufbeantworter-Text kennen
Es kommt nicht selten vor, dass sich Kunden auf einen Anrufbeantworter-Text beziehen. Für ein professionelles Auftreten ist es unerlässlich, dass alle Mitarbeiter den Telefonansagen-Text kennen und die Fragen der Interessenten beantworten können.
10. Halten Sie Ihre Versprechen ein
Viele Unternehmen versprechen ihren Anrufern auf dem Anrufbeantworter, sie zeitnah zurückzurufen, wenn sie ihren Namen und ihre Telefonnummer hinterlassen. Das ist zwar eine gute Sache, sollte allerdings nur da Anwendung finden, wo es auch wirklich eingehalten werden kann. Denn haben Sie gerade viel zu tun, sodass Sie es zeitlich nicht schaffen, den Kunden zurückzurufen, ist dieser verärgert und Sie schaden Ihrem Unternehmensimage.
Telefonansagen vom Profi
Telefonansagen vom Profi
Da der erste Eindruck meist entscheidend ist und das Erstellen eigener Telefonansagen- gerade was die Klangqualität betrifft- nicht immer ganz leicht ist, empfiehlt es sich auf die Erfahrung eines professionellen Dienstleisters wie z.B. audiomarketeers zurückzugreifen. So können Sie sichergehen, den Kunden nicht durch eine undeutliche Sprechweise, einen zu langen Ansagetext oder eine schlechte Aufnahmequalität zu verschrecken.
Da wir wissen, wie wichtig eine professionelle Anrufbeantworter-Ansage für die Kundenbindung und auch für das Image des Unternehmens sein kann, stellen wir Ihnen bei Placetel zahlreiche kostenlose Telefonansagen in 36 unterschiedlichen Sprachen direkt in Ihrer Placetel Telefonanlage zur Verfügung.
Zusammenfassung
Zusammenfassung
Um sich mit Ihrer Telefonansage bestmöglich bei Ihren Kunden zu präsentieren, ist es wichtig, einige Regeln bei der Ansagenerstellung zu beachten. Achten Sie vor allem auf Individualität, die Länge und die Klangqualität der AB-Ansage. Sprechen Sie deutlich, halten Sie die Ansage kurz und knapp und geben Sie Ihren Anrufern wichtige Informationen mit auf den Weg. Um sämtliche Fehler bei der Aufnahme einer Anrufbeantworter-Ansage zu vermeiden, ist es jedoch ratsam, auf professionelle Telefonansagen eines Dienstleisters zu vertrauen. Diese sind bereits zu recht günstigen Preisen erhältlich und sorgen für einen optimalen ersten Eindruck.
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