Warum man in 2025 keine Telefonalage mehr kauft

Hohe initiale Kosten, die weiter ausufern können

Der Kauf einer stationären Telefonanlage erfordert erhebliche Anfangs­in­ves­titionen in Hardware und laufende Kosten für Wartung und Upgrades. Zwar ist eine Hardware-Telefonanlage abhängig von der Anzahl der benötigten Neben­stellen schon für etwa 200 bis 2.000 € erhältlich, allerdings müssen Sie be­denken, dass diese nach wenigen Jahren wieder ausgetauscht werden muss.

↪ Alternative zum Kauf
Eine kostengünstige Alternative stellen Cloud-Telefonanlagen dar. Diese nutzen ein Pay per Use Modell, sodass Sie nur für das zahlen, was Sie wirklich brauchen. Cloud-Telefonanlagen gibt es bereits für wenige Euro pro Monat und Mitarbeiter oder Nebenstelle. Die initialen Anschaffungskosten entfallen hierbei komplett und Wartung und Updates sind direkt in den Mietkosten inbegriffen, sodass Sie von transparenten und planbaren Kosten profitieren.

Begrenzte Nutzungsdauer führt zu wiederholten Neukäufen

Bei einer gekauften Telefonanlage sind Sie von der eingeschränkten technischen Lebensdauer abhängig. In der Regel müssen Sie spätestens nach 10 Jahren eine neue Telefonanlage kaufen oder diese reparieren lassen. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, regelmäßig Software-Updates durchzuführen, was auch mit Kosten verbunden ist.

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Suchen Sie hingegen nach einer Lösung, die Sie unbegrenzt nutzen können, ist eine Cloud-Telefonanlage empfehlenswert. Da keine physischen Teile mehr verbaut sind, keine Verschleißteile mehr ausgetauscht werden müssen und sich der VoIP-Provider um regelmäßige Updates kümmert, bleiben Sie technisch jederzeit auf dem neuesten Stand - ganz ohne Verwaltungsaufwand.

Geringere Flexibilität macht lange Planung im Voraus notwendig

Unternehmen, die Telefonanlagen kaufen, müssen meist mit einer begrenzten Skalierbarkeit auskommen, da i.d.R. bereits bei der Anschaffung feststehen muss, für wie viele Benutzer die Telefonanlage ausgelegt sein soll. Zudem können Kapazitätserweiterungen häufig sehr kostspielig und zeitaufwendig sein.

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Cloud-Telefonanlagen sind hier sehr viel flexibler und ermöglichen eine einfache Skalierung nach oben oder unten, je nach den aktuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens. Benutzer können einfach hinzugefügt oder auch wieder entfernt werden - oft mit nur wenigen Klicks. Dies ist ideal für wachsende Unternehmen oder solche mit saisonalen Schwankungen. Nach oben hin sind meist keine Grenzen gesetzt, wodurch sich diese Telefonanlage für alle Unternehmen eignet, egal ob klein, mittelständisch oder groß. Darüber hinaus bieten die meisten VoIP-Anbieter sehr flexible, monatlich kündbare Verträge an.

Schwierigere Installation & Wartung erfordert technische Kenntnisse

Ein weiterer Nachteil einer On-Premise Telefonanlage ist, dass Änderungen, Erweiterungen, Reparaturen oder auch die Wartung oft nicht selbst vorgenommen werden können, was die Administration mühselig und kostspielig macht, wenn jedes Mal ein Fachmann gerufen werden muss.

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Eine Cloud-Telefonanlage hingegen erfordert keine komplexe Installation oder spezialisiertes IT-Personal. Dank einer intuitiven Weboberfläche können sämtliche Einstellungen einfach selbst online vorgenommen werden, egal ob es um Funktionseinstellungen oder die Buchung von Rufnummern geht.

Auch neuen Mitarbeitern wird der Start dank eines benutzerfreundlichen Systems erleichtert, sodass mehr Zeit für produktive Arbeit bleibt. Um die Wartung oder Updates brauchen Sie sich zudem nicht zu kümmern. Das übernimmt der Cloud-Telefonie-Anbieter für Sie, was weitere Zeit und Ressourcen einspart.

Eingeschränkte Integrations- & Remote Möglichkeiten beeinflussen Workflow

Zwar bieten viele On-Premise Telefonanlagen heute grundsätzlich auch Integrationsmöglichkeiten in CRM- und ERP-Systeme, allerdings sind diese deutlich eingeschränkter als bei Cloud-Telefonanlagen, da sie auf ältere Protokolle setzen oder zusätzliche Middleware benötigen. Auch Remote- und Homeoffice-Möglichkeiten sind meist gegeben, wenn Sie eine physische VoIP-Telefonanlage kaufen, allerdings wird hierfür ein VPN oder eine zusätzliche Infrastruktur benötigt, um von externen Standorten aus zu funktionieren.

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Im Vergleich dazu bieten Cloud-Telefonanlagen offene API-Schnittstellen und vorgefertigte Integrationen für viele beliebte CRM- und ERP-Systeme (z.B. Salesforce, HubSpot) oder Produktivitäts-Tools (Microsoft Teams, Webex), die es ermöglichen, die Business-Kommunikation in Ihre bestehenden Lieblings-Tools zu verlagern, um Ihnen viel Zeit zu sparen.

Auch das Arbeiten und Telefonieren aus dem Homeoffice oder unterwegs ist mit Cloud-Telefonanlagen kein Problem und äußerst flexibel. Solange Sie über eine stabile Internetverbindung verfügen, können Sie von überall auf die Cloud-Telefonanlage zugreifen und bleiben auf Wunsch dank Softphone weltweit unter Ihrer Büro-Rufnummer erreichbar.

Geringere Sicherheitsstandards erhöhen Chance von Angriffen

Noch vor einigen Jahren kursierte das Gerücht, dass Cloud-Anwendungen nicht sicher seien. Heute belegen Zahlen, dass genau das Gegenteil der Fall ist:

Da die Verantwortung für die Sicherheit bei einer On-Premise Telefonanlage in der Regel vollständig beim Unternehmen selbst liegt, gibt es einige Faktoren, die zu beachten sind:

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Dank redundantem Hosting in verschiedenen Hochleistungs-Rechenzentren, kontinuierlichen Sicherheitsupdates gepaart mit fortschrittlichen Sicherheits­features können Ihnen seriöse VoIP-Anbieter heute größtmögliche Sicherheit und eine Hochverfügbarkeit von über 99,9% bieten. Wird die VoIP Telefonanlage im eigenen Unternehmen installiert, können in der Regel nicht dieselben hohen Sicherheitsstandards eingehalten werden.

Entsorgung von Elektroschrott & erhöhter CO₂ Ausstoß schaden Umwelt

Bei unserem letzten Argument, warum Sie keine Telefonanlage für Ihr Büro mehr kaufen sollten, geht es um das Thema Nachhaltigkeit. Laut Gartner zählt die ökologische Nachhaltigkeit 2024 zu einer der wichtigsten Prioritäten von Unternehmensverantwortlichen, die in den letzten Jahren weiter zugenommen hat. ⁷  Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von der Kostenreduktion bis zur Verbesserung des Markenimages. ⁸ 

On-Premise Telefonanlagen sind nicht umweltfreundlich, da sie eine erhebliche Menge an physischer Hardware erfordern, die produziert, transportiert, betrieben und schließlich entsorgt werden muss. Die Herstellung dieser Geräte verbraucht wertvolle Ressourcen wie Metalle, Kunststoffe und seltene Erden, während der Betrieb hohe Mengen an Energie benötigt. Zusätzlich erfordert die Wartung vor Ort oft technisches Personal, das für Installationen oder Reparaturen anreisen muss, was den CO₂-Ausstoß weiter erhöht und zur Umweltbelastung beiträgt.

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Die Verlagerung von Anwendungen wie z.B. einer Telefonanlage in die Cloud kann jedoch dabei helfen, die Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Denn:

Cloud-Telefonanlagen sind deutlich umweltfreundlicher, da sie weniger physische Hardware erfordern und effizientere Rechenzentren nutzen, die oft mit erneuerbaren Energien betrieben werden. Durch automatische Software-Updates und zentrale Verwaltung benötigen Cloud-Telefonanlagen außerdem keine energieintensive Vor-Ort-Interventionen, wodurch der ökologische Fußabdruck weiter verringert wird. Unternehmen, die auf Cloud-Telefonie umsteigen, leisten somit einen aktiven Beitrag zur Nachhaltigkeit und reduzieren ihren Energieverbrauch erheblich.

Fazit: Eine Cloud-Telefonanlage ist die bessere & zukunftssichere Wahl

Die Entscheidung, ob Sie eine Telefonanlage kaufen oder mieten sollen, kann Ihnen keiner abnehmen. Jedoch würden wir Ihnen als langjähriger Experte in der Business-Kommunikation immer dazu raten, auf eine moderne Cloud-Telefonanlage zu setzen, da diese zahlreiche Vorteile gegenüber einer On-Premise-Lösung bietet - sowohl für kleine, mittlere als auch große Unternehmen. Von Kosteneinsparungen über Flexibilität bis hin zu verbesserten Sicherheitsstandards – Cloud-Telefonie ist die zukunftssicherste Entscheidung für Unternehmen, die im digitalen Zeitalter erfolgreich sein wollen.

Mit Placetel als Ihrem Partner können Sie sicher sein, eine hochwertige und zuverlässige Telefonanlage zu erhalten, die mit Ihrem Unternehmen wächst und sich entwickelt. Wenn Sie über einen Wechsel auf eine Cloud-Telefonie-Lösung nachdenken und weitere Fragen haben, kontaktieren Sie uns gerne. Unsere Experten bei Placetel beraten Sie gerne persönlich.

Quellen

1. AppsAdmins: Cloud PBX Systems Prove Substantial Savings for Mid-Size Enterprises.
2. Belfabriek: Wie lange ist die Nutzungsdauer einer Telefonanlage 2024
3. ansit-com: Die moderne VoIP-Telefonanlage für Ihr Unternehmen
4. Fortune Business Insights: Voice over Internet Protocol (VoIP) Key Market Insights
5. IT Finanzmagazin: Cloud ist schlicht sicherer als On-Premise-IT: 3 Gründe
6. Statistisches Bundesamt: EU-weit 5 Millionen Tonnen Elektroschrott im Jahr
7. Gartner: Nachhaltigkeit: Die C-Suite-Leitlinie
8. Digital Chiefs: Migration von Daten und Anwendungen in die Cloud trägt massiv zur CO2-Reduktion bei
9. OHA: Wieso ist kurzlebige Technik ein Problem für die Umwelt und Menschen?
10. McKinsey: Smartphones, Drucker und Co. erzeugen fast doppelt so viel CO2 wie Rechenzentren
11. Gartner: Gartner Says Cloud Will Be the Centerpiece of New Digital Experiences

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