Online-Meetings erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Kein Wunder, ermöglichen sie den konstruktiven Austausch über räumliche Distanzen hinweg und helfen zahlreichen Unternehmen dabei, ihr Daily Business während Corona aufrechtzuerhalten. Doch häufig sind virtuelle Meetings nicht so effektiv wie erhofft: Die Gründe reichen von fehlenden Technik-Kenntnissen, über Verspätungen bis hin zu hohen Geräuschkulissen. Um einen reibungslosen Ablauf von Online-Meetings zu gewährleisten, geben wir Ihnen in diesem Online-Meeting Knigge ein paar nützliche Tipps mit auf den Weg.
12 Regeln für Online-Meetings
So klappt die virtuelle Zusammenarbeit garantiert
Unsere 12 Online-Meeting Regeln:
1. Thema und Agenda kommunizieren
Eine gute Vorbereitung ist das A und O, damit ein Online-Meeting erfolgreich verläuft. Hierzu gehört vor allem die Definition von Zielen sowie die Erstellung einer Agenda, die man den Teilnehmern im Vorfeld zukommen lässt. So können sich alle in Ruhe auf das Treffen vorbereiten und jeder kann zum Thema etwas beitragen. Eine vorher festgelegte Agenda dient zudem als Leitfaden während des Online-Meetings und hilft dabei, Themen bzw. einzelne Punkte strukturiert und effizient abzuarbeiten.
2. Technik-Check
Sie haben keinen Ton oder wissen nicht, wie Sie Ihren Bildschirm freigeben können? Blöd nur, dass schon alle Teilnehmer auf Sie warten. Bevor Sie ein virtuelles Meeting starten, sollten Sie in jedem Fall sicherstellen, dass alles funktioniert und Sie mit den einzelnen Funktionen vertraut sind.
3. Angemessene Kleidung tragen
Diese Online-Meeting Regel richtet sich nicht nur an den Moderator, sondern sollte von allen Teilnehmern beherzigt werden. Nur weil das Meeting virtuell z.B. in den eigenen vier Wänden stattfindet, bedeutet das nicht, dass man einen Jogginganzug anziehen sollte. Ziehen Sie einfach das an, was Sie auch zu einem normalen Meeting getragen hätten und achten Sie bei einer Videokonferenz darauf, dass Sie Ihren Arbeitsplatz vorher aufräumen und gutes Licht haben.
4. Pünktlich sein
Planen Sie genug Zeit ein, damit Sie sich pünktlich in das Meeting einwählen können - bestenfalls mit ein paar Minuten Puffer. Sollten Sie sich doch einmal verspäten, ist es wichtig, die anderen Meeting-Teilnehmer darüber zu informieren, damit diese die Wartezeit anderweitig nutzen können.
5. Nette Begrüßung mit Vorstellungsrunde
Als Moderator sollten Sie für ein nettes Intro sorgen. Begrüßen Sie alle Teilnehmer und sofern neue Mitarbeiter oder externe Teilnehmer dabei sind, bitten Sie diese, sich vorzustellen.
6. Vermeidung von Nebengeräuschen
Tastatur-Getippe, schreiende Kinder, Bauarbeiten im Hintergrund: Nebengeräusche während eines Online Meetings können äußerst störend sein. Aus diesem Grund sollte nur der Konferenz-Leiter und derjenige, der gerade etwas beizutragen hat, das Mikrofon für die Tonübertragung eingeschaltet haben. Der Rest sollte sich stummschalten, um Ablenkungen zu vermeiden. Weiterhin bietet es sich an, ein Headset zu verwenden, das Noise Cancelling unterstützt und Hintergrundgeräusche ausblendet. Schließen Sie die Fenster vor der Besprechung und schalten Sie bestenfalls Ihr Handy aus.
7. Auf Aussprache und Gestiken achten
Bei der virtuellen Kommunikation sollten Sie besonders auf Ihre Aussprache und Tonlage achten. Sprechen Sie langsam, ruhig und deutlich und machen Sie regelmäßige Pausen, um für eine bessere Verständlichkeit zu sorgen. Vor allem in internationalen Unternehmen, wo Englisch als Verständigungssprache genutzt wird, ist das besonders wichtig.
In Bezug auf die interkulturelle Zusammenarbeit sollten Sie zudem auf Ihre Gesten und Körpersprache während einer Webkonferenz achten. Denn Gesten können je nach kulturellem Kontext ganz anders verstanden werden. So wird ein Kopfnicken in den meisten Ländern als Zustimmung gedeutet, nicht aber so in den arabischen Ländern, Griechenland oder der Türkei. Hier drückt man mit einem Kopfnicken nämlich genau das Gegenteil, also seine Ablehnung aus.
8. Weniger ist mehr
Online-Meetings helfen ohne weiteres dabei, die Zusammenarbeit über Distanzen hinweg zu vereinfachen. Es gibt aber auch Unternehmen, wo die Anzahl an Online-Meetings ausartet und Beschäftigte den Arbeitsalltag im Endeffekt nur damit verbringen, sich von einer Besprechung zur nächsten zu hangeln. Überlegen Sie sich gut, wofür Sie ein Online-Meeting ansetzen und vor allem, wer daran teilnehmen soll. Laden Sie nur Personen ein, die auch wirklich im Thema drin sind und einen Beitrag zur Diskussion leisten können.
9. Online-Meetings kurz und knackig halten
Je länger das Meeting, desto eher lässt auch die Konzentration nach. Um die volle Aufmerksamkeit aller Teilnehmer zu haben, sollte für Online-Besprechungen aus diesem Grund eine Höchstdauer von max. 60-90 Minuten angesetzt werden.
10. Interaktivität fördern - Teilnehmer einbeziehen
Wer verliert bei stundenlangen Monologen nicht das Interesse?
Viele Mitarbeiter widmen sich während Besprechungen anderen Dingen: 52% erledigen parallel andere berufliche Aufgaben, 43% beantworten in Online-Meetings nebenbei private Mails oder surfen im Netz. (Quelle: NeXR Studie 2020)
Ziehen Sie die anderen Teilnehmer aus diesem Grund durch gezielte Nachfragen mit ein, lassen Sie sie im Chat abstimmen oder nutzen Sie gezielt ein Whiteboard, um gemeinsam Lösungsvorschläge zu erarbeiten.
11. Andere ausreden lassen
Lassen Sie andere ausreden und versuchen Sie Unterbrechungen zu vermeiden. Warten Sie stattdessen lieber Gesprächspausen ab, um etwas hinzuzufügen.
12. Gemeinsames Protokoll erstellen
Um die Ergebnisse eines virtuellen Meetings nachhaltig festzuhalten, empfiehlt es sich, ein gemeinsames Protokoll anzufertigen. Zudem verfügen zahlreiche Videokonferenz-Tools über eine Aufzeichnungsfunktion, mit der die Besprechung aufgenommen werden kann. Auf diese Weise können sich auch Mitarbeiter, die nicht am Online-Meeting teilnehmen konnten, die Besprechung anschauen und auf den neuesten Stand bringen.
