Digital Workplace

1. Was ist der Digital Workplace?

1. Was ist der Digital Workplace?

Mit dem Digital Workplace (digitaler Arbeitsplatz) ist eine zentrale Arbeitsplattform bzw. eine Arbeitsumgebung gemeint, die vollständig digitalisiert ist und es Mitarbeitern ermöglicht, auf Informationen, Tools und Services ortsungebunden zuzugreifen. Verschiedene Software-Systeme wie z.B. ein Customer Relationship Management (CRM) oder ein Enterprise Resource Planning (ERP) werden hier vereint. Auch Unified Communication-Services werden beim Digital Workplace eingesetzt. An diesem Arbeitsplatz der Zukunft können Mitarbeiter ihr Wissen schnell und einfach teilen, wodurch eine vernetzte Zusammenarbeit möglich gemacht und die Effizienz im Unternehmen gesteigert wird.

2. Die Vorteile des Digital Workplace

2. Die Vorteile des Digital Workplace

Die Einführung eines voll digitalisierten Arbeitsplatzes und einer mobilen, zentralisierten Arbeitsplattform bringt nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für das Unternehmen eine Reihe von Vorteilen mit sich:

• Ermöglichung von orts- und zeitunabhängigem Arbeiten
  Dynamische Arbeitsumgebungen wie z.B. Cloud-Lösungen sorgen durch die Zentralisierung von Informationen für mehr Mobilität und Flexibilität. So erledigen Mitarbeiter ihre Arbeit heute nicht nur im Büro, sondern auch immer häufiger im Home-Office oder sogar im Zug oder im Flugzeug auf einer Geschäftsreise.

• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
  Durch die Möglichkeit auch mal im Home-Office zu arbeiten, fällt es Mitarbeitern leichter, ihr privates und berufliches Leben in Einklang zu bringen. Gerade für Familien mit Kindern ist das eine große Erleichterung. So können Eltern durch eine geringere Präsenzpflicht im Unternehmen ihrer Arbeit nachkommen, aber gleichzeitig auch für das Wohl ihrer Kinder sorgen.

  Unternehmen arbeiten zudem immer häufiger ergebnisorientiert, sodass die Arbeitszeit- und der Ort immer mehr an Bedeutung verlieren. Im Mittelpunkt steht das Arbeitsergebnis und nicht die physische Präsenz des Arbeitnehmers. Aufgaben werden in Zukunft also weitestgehend da erledigt, wo sich die Mitarbeiter wohlfühlen. Hieraus resultieren vielfältige Verbesserungen für die Work-Life-Balance und die Gestaltung der eigenen Lebensentwürfe des einzelnen Mitarbeiters. Das sichert Unternehmen bei der Mitarbeiterrekrutierung einen großen Vorteil gegenüber dem Wettbewerb und zieht Effizienzsteigerungen mit sich. Schließlich können wir deutlich produktiver arbeiten, wenn wir uns auch wohlfühlen.

• Zunehmende Arbeitserleichterung
  Dank des Digital Workplace werden Arbeitsaufgaben- und prozesse zunehmend vereinfacht, wodurch gleichzeitig auch der Zeitaufwand für viele Tätigkeiten - gerade im administrativen Bereich - reduziert wird. Laut einer Studie, die aus der Zusammenarbeit von Statista und Adobe entstanden ist, gaben 56% der Teilnehmer an, dass der technologische Fortschritt ihren Büroalltag deutlich erleichtert. Kein Wunder: Seit 2016 konnte der Zeitaufwand pro administrativer Tätigkeit um einen Tag verringert werden.

• Schnellerer Informationsaustausch
  Die zentrale Arbeitsumgebung sorgt nicht nur dafür, dass sämtliche Informationen und Anwendungen jederzeit zur Verfügung stehen, sondern fördert zudem die standortübergreifende Zusammenarbeit und den Informationsaustausch. So können Mitarbeiter ihr Wissen oder Dokumente schnell und einfach mit anderen teilen, zusammen an Projekten arbeiten oder Online-Meetings durchführen. Für eine besonders realitätsnahe Gesprächsatmosphäre eignen sich hochwertige Videokonferenzsysteme.

• Schonung der Umwelt
  Durch die digitale Speicherung von Daten, die Verwendung von elektronischen Signaturen oder auch den Einsatz eines Onlines-Faxes wird das Ausdrucken von Dokumenten bzw. der Briefverkehr in Papierform immer unbedeutender. Moderne Technologien wie die soeben erwähnten helfen nicht nur dabei, die Umwelt zu schonen, sondern sorgen nebenbei dafür den Arbeitsalltag deutlich effektiver zu gestalten. So können Faxe heutzutage per E-Mail empfangen und versendet werden und dank elektronischer Unterschriften lassen sich Kreditanfragen von Wochen sogar auf wenige Tage verkürzen. Und wer weiß, vielleicht setzt sich der Trend zum vollkommen papierlosen Büro ja in Zukunft durch.

3. Infografik zum Digital Workplace

3. Infografik zum Digital Workplace

Die folgende Infografik spiegelt die Vorteile der Digitalisierung für administrative Arbeitsprozesse wieder:

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