Das Arbeiten im Homeoffice bringt viele Vorteile mit sich: Vom Wegfall des Arbeitswegs, über die Einsparung von Kosten bis hin zu einer besseren Work-Life-Balance. Doch um die Arbeit genauso effizient wie im Büro erledigen zu können, bedarf es einer guten Struktur und der richtigen Ausstattung. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen im Folgenden 8 hilfreiche Tools vor, die Sie im Home-Office bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen können.
8 wichtige Tools fürs Homeoffice
So gelingt effizientes Arbeiten auch von zuhause
Tools zur Verbesserung der internen und externen Kommunikation
Die Absprache und Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden ist einer der wichtigsten Punkte, damit die Arbeit im Homeoffice genauso produktiv wie im Büro verrichtet werden kann. Abhilfe können hier Videokonferenzen und Instant Messaging schaffen. So kann man sich über verschiedene Projekte in Echtzeit austauschen und bleibt jederzeit miteinander in Kontakt.
Zudem ist eine gute telefonische Erreichbarkeit für Unternehmen nach wie vor unerlässlich. Gerade bei dringenden Angelegenheiten greifen Kunden gerne zum Telefon. Der Vorteil: Man wird direkt mit einem persönlichen Ansprechpartner verbunden und das Problem kann häufig schneller gelöst werden. Um möglichst professionell zu wirken, sollte auch aus dem Homeoffice jederzeit die Firmenrufnummer für die Kunden angezeigt werden.
Cisco Webex
Cisco Webex gilt auf dem Markt als Standard für virtuelle Meetings und ermöglicht es, weltweit Ideen und Informationen mit anderen Kollegen, Kunden oder Partnern zu teilen. Dank Funktionen wie Videokonferenzen, Gruppenchats, Bildschirm- und Anwendungsfreigabe und das Ansetzen von Meetings in Outlook fällt der standortübergreifende Austausch zwischen Mitgliedern verschiedener Teams ganz einfach. Für Privatpersonen ist eine kostenlose Version mit eingeschränkten Funktionalitäten erhältlich. Das Starter-Pack für kleine Teams mit bis zu 50 Mitarbeitern / Gastgebern kostet 13,50 € pro Monat. Mit dieser Version können bis zu 150 Personen am Meeting teilnehmen.
Placetel
Die Cloud-Telefonanlage von Placetel ermöglicht flexibles, ortsungebundenes Arbeiten und bietet eine ausgezeichnete Möglichkeit, um kurzfristig Mitarbeiter im Homeoffice mit einer professionellen Telefonielösung auszustatten. Über 150 Telefonanlagen-Funktionen wie z.B. Anrufgruppen, zeitbasiertes Routing oder paralleles Klingeln sorgen dafür, dass Sie ab sofort keinen Anruf mehr verpassen. Auf Wunsch bleiben Sie auch im Homeoffice jederzeit unter Ihrer Bürorufnummer erreichbar. Zudem bietet Placetel mit seinem neuen All-In-One Produkt Webex für Placetel Cloud-Telefonie, Team-Messaging und Online-Meetings für eine optimale Zusammenarbeit in nur einem Tool. Placetel Profi ist bereits für 4,90 € monatlich pro Nebenstelle erhältlich und die Webex-Suite mit Cloud-Telefonie, Messaging und Meetings ab 9,90 € mtl. pro Nutzer.
Tools fürs Projektmanagement
Auch organisatorisch verlangt uns die Arbeit im Homeoffice einiges ab. Da einige Kommunikationswege wie z.B. auf dem Flur wegfallen ist es umso wichtiger, alle Arbeitsabläufe gut zu strukturieren. Geeignete Tools helfen uns dabei, Projekte und Termine effizient zu organisieren und Mitarbeiter miteinander zu vernetzen.
Trello
Trello ist ein kostenloses Projektmanagement-Tool, mit dem auf einem Board verschiedene To Do’s in Form von Karten erstellt und mit anderen Mitgliedern bearbeitet werden können. Durch das einfache Hinzufügen von Kommentaren und Terminen oder das Hochladen von Dateien und Checklisten wird die Delegierung von Aufgaben extrem vereinfacht.
Microsoft Outlook
Online-Kalender Anwendungen wie Microsoft Outlook helfen dabei, Termine und Besprechungen zu koordinieren. Das ist besonders wichtig, wenn vielbeschäftigte Personen an Meetings teilnehmen sollen. In Outlook haben Sie einen perfekten Überblick über die Zeitpläne Ihrer Kollegen oder über die Verfügbarkeit von Konferenzräumen. So finden Sie schnell einen Termin, an dem alle Personen Zeit haben und können die Einladung direkt per E-Mail verschicken. Zudem können Sie einstellen, dass Sie kurz vor dem Meeting eine Benachrichtigung erhalten.
Tools zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten
Zwar können auch via Mail Dokumente hin- und hergeschickt und bearbeitet werden, doch ist das äußerst unpraktisch, extrem zeitaufwendig und manchmal sind die Dateien so groß, dass sie gar nicht per E-Mail verschickt werden können. Warum also nicht einfach auf einen geeigneten Cloud-Speicher setzen?
Google G Suite
Die Google G-Suite ist wohl die am weitesten verbreitete Lösung in diesem Bereich. Programme zur Textverarbeitung (Google Docs), Präsentationen (Google Slides) und Tabellen (Google Sheets) ermöglichen eine standortunabhängige Zusammenarbeit. Die Anwendungen lassen sich vollständig im eigenen Browser bedienen und sind für Privatnutzer sogar kostenlos. Für Unternehmen bietet Google verschiedene G Suite-Preismodelle an.
Office 365
Auch Microsoft Office gehört zu den bekanntesten Lösungen, wenn es um die gemeinsame Dokumentenerstellung geht. Mit Office und OneDrive oder SharePoint ist es mehreren Personen möglich, gemeinsam ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder eine PowerPoint-Präsentation zu bearbeiten oder zu teilen. Die Office-Anwendungen sind für den Geschäftsbereich ab monatlich 8,80 € pro Benutzer erhältlich.
Tools zur Zeiterfassung
Während es im Büro meistens einen sehr konkreten Zeitablauf gibt, wann man mit der Arbeit anfängt, wann die Mittagspause stattfindet und wann der Feierabend ist, gelingt es vielen Arbeitnehmern nicht, diese Routine auch fürs Homeoffice zu adaptieren. Vor allem die Pausen geraten bei vielen Mitarbeitern nicht selten ins Hintertreffen, obwohl diese nachweislich sehr wichtig sind, um den Kopf frei zu bekommen und danach wieder konzentriert und effizient seine Aufgaben angehen zu können. Da die Zeiterfassung einzelner Tätigkeiten sehr sinnvoll ist, haben wir im Folgenden zwei Tools für Sie, die Sie bei einem geregelten Zeitablauf im Homeoffice unterstützen können.
Toggl
Mit der Zeiterfassungs-App Toggl können Sie die Arbeitszeit für verschiedene Projekte festhalten und hinterher auswerten. So erkennen Sie, wie viel Zeit diverse Aufgaben in Anspruch genommen haben und können Ihr Zeitmanagement dementsprechend verbessern. Das Tool lässt sich sowohl für einzelne Personen als auch für Teams nutzen.
Big Stretch Reminder
Zwischendurch mal aufzustehen, um sich die Beine zu vertreten oder sogar ein paar Dehnübungen zu machen ist nicht nur gut für unsere Gesundheit, sondern diese Pausen helfen auch dabei, die Konzentration zu steigern. Das Tool Big Stretch Reminder fungiert hierbei als Ihre Erinnerungshilfe. In den Einstellungen können Sie die Häufigkeit der Unterbrechungen ganz einfach anpassen und schon erhalten Sie zum gewünschten Zeitpunkt eine Benachrichtigung.
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